2017年自考《檔案管理學(xué)》章節(jié)復(fù)習(xí)：文件匯編
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一、種類
(一)發(fā)文匯編 —— 是將某單位發(fā)制的文件按字號或時間順序排列匯編成冊。
例：《廣州市食品公司文件匯編》
(1997 市食黨1-50號)
市食黨字[97] 1號
2號
3號
注意：不同發(fā)文字號的文件應(yīng)分別編制匯編。
(二)專題文件匯編 —— 是將反映某一專題的文件匯編成冊。
例:《房改工作文件匯編》、《XX學(xué)校管理制度匯編》、《計劃生育文件匯編》、《公司合同匯編》、《招生工作文件匯編》、《人事工作文件匯編》
(三)收文匯編 —— 是將上級機關(guān)的普發(fā)性文件按一定的順序匯編成冊。
例：《市教育局文件匯編》(1996-1999)
二、匯編目錄及編號
1、匯編目錄——文書檔案卷內(nèi)目錄
2、目錄夾
3、編號
參考資料
概念：是按照一定的題目，對有關(guān)檔案材料的內(nèi)容進行研究、綜合、加工而成的，可供利用者直接閱讀使用的一種檔案編研材料。
全宗介紹
一、概念: 是以某一全宗為對象范圍，以文章敘述的形式對立檔單位及其檔案的內(nèi)容和成分價值情況進行報導(dǎo)的一種參考資料。
二、編寫必要性
1、編制全宗指南是檔案館(室)的一項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè);
2、編制全宗指南為利用者提供基本的查找線索;
3、編制全宗指南為編寫檔案館指南積累資料。
三、結(jié)構(gòu)
1、封面：全宗指南名稱、全宗檔案起止時間、全宗號、編制者、編制時間
例：廣州市技術(shù)監(jiān)督局全宗指南(1984-1998)全宗號：175
綜合檔案室編
一九九八年六月十八日
2、正文：
A、立檔單位歷史沿革簡介：
a、全宗構(gòu)成者名稱
b、時間
c、隸屬關(guān)系
d、領(lǐng)導(dǎo)人名錄：黨組織領(lǐng)導(dǎo)名錄;行政領(lǐng)導(dǎo)名錄
c、內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置及職能
f、其它
B、檔案情況簡介：
*數(shù)量
* 保管期限
*完整程度—歸檔率95%
*檔案價值
例：全宗內(nèi)檔案記錄了本單位在各個歷史時期黨務(wù)、政務(wù)及其它活動的主要情況，
較全面地反映了本局履行工作職能的概況，政利用價值較高。
*鑒定情況
*檢索工具的編制情況
* 檔案利用情況
C、檔案內(nèi)容與成分介紹：以文章敘述形式，按全宗內(nèi)檔案的實際分類體系介紹。
例：(一)文書檔案
本全宗共有文書檔案--------卷，其中永久--------卷，長期---------卷，短期---------卷。按年代—問題(或年代—機構(gòu))組卷，主要內(nèi)容有：
(二)基建檔案
本全宗共有基建檔案-------卷，全部永久保管，分基建項目和房屋產(chǎn)權(quán)兩類。主要內(nèi)容有：
(三)設(shè)備檔案
本全宗共有設(shè)備檔案------卷，分辦公設(shè)備和交通設(shè)備兩大類，全部短期保存。
(四)會計檔案
本全宗共有會計檔案--------卷，其中永久-------卷，定期--------卷，分會計報表、賬簿、憑證、工資四大類。
(五)聲像檔案
本全宗共有聲像檔案-------卷， 分照片、錄音、錄像、光盤四大類，其中底片------張;照片------張;錄音帶-------盒;錄像帶-------盒;光盤------并;主要內(nèi)容有：單位建設(shè)面貌、人物、會議、參觀視察、業(yè)務(wù)活動、文娛活動、榮譽等七大類。
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(六)人員檔案
本全宗共有人員檔案-------卷，分已故人員、非在職人員兩類，長期保管。
D、其它
a、 所采用的材料全部來源于本檔案室?guī)齑鏅n案;
b、合并單位檔案保存情況;
c、隸屬關(guān)系變化使檔案保存發(fā)生變化。
大事記
一、概念：是一種以時為經(jīng)、以事為緯，簡明地記載和反映一定范圍內(nèi)各種重要史實的資料書和工具書。
二、特點：
*必須嚴(yán)格地按照時間順序記載有關(guān)歷史事實。
*使用編年記事體。編年記事體是一事一記，逐年、逐月、逐日以時間發(fā)生的時間先后為序記述，一日數(shù)事，則分條記述。
三、結(jié)構(gòu)：
1、 題名。包括總標(biāo)題，記述事件的起止時間，編者。
例如：《XX市文化局大事記》
X年X月-X年X月
XX市文化局檔案室編
2、目錄。
3、正文。大事記的主體部分，主要由大事時間和大事條目組成。其編寫要求詳后。
4、輔文：圖表、注釋、講話稿等
四、大事記正文的記述方法
1、大事時間：
(1)時間應(yīng)標(biāo)示準(zhǔn)確、具體：對每件大事必須寫明年、月、日，有的甚至要準(zhǔn)確到時、分、秒。
(2)按照時間順序記載有關(guān)歷史事實。
*持續(xù)兩天以上的事件，以起始日作為編排的標(biāo)準(zhǔn);
*大事記內(nèi)容只反映一個年度的，要按月、日的自然順序編排事件;
*反映若干年的，可每個年度分別記述，每年度設(shè)一個小標(biāo)題，注明起止月，
*如果重要事件沒有時間或時間不夠準(zhǔn)確，應(yīng)先考證準(zhǔn)確后，再按順序編排;如果無法考證的，可作如下處理，年代不詳者，排于本階段之末;月份不詳者，排于本年之末;日不詳者，排于本月之末。
2、大事條目—指大事記中編者對入選史實所作的記載和敘述，在形式上對每一件史實的記述都分別表現(xiàn)為一個個自然段。
(1)編寫原則—“一條一事”
注意：如果在同一時間下需要記述的事情不止一件，每一件都應(yīng)單獨編寫一個條目，通常另起一段，也可在前面標(biāo)上相應(yīng)的符號以示區(qū)別。
例：廣州市檔案工作紀(jì)事
(4 ~ 6月)
四月
17日
*市規(guī)劃局省一級檔案綜合管理達標(biāo)評審會……
*中國香港歷史檔案處朱福強等4人到市檔案館參觀…..
*佛山市……..
20日
(2)編寫方法
*按時間順序編排。
例： 年|月|日|
條目
六、選事原則與范圍
選事——是指選擇確定應(yīng)予入記之事。
1、原則：大事要事必載，小事瑣事不取。
2、范圍
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