現(xiàn)代秘書必須樹立科學公關意識

　　現(xiàn)代秘書是社會組織中重要而特殊的成員，他們是組織領導者的參謀和助手，以協(xié)調關系，處理信息，辦理事務和輔助決策為主要職責。他們職責履行的狀況如何將在一定程度上影響社會組織的發(fā)展，他們在實現(xiàn)自身組織與公眾，包括內部公眾和外部公眾的和諧發(fā)展中起著重要的作用。因此，現(xiàn)代秘書必須樹立科學的公關意識。

　　科學的公關意識是社會主義市場經濟發(fā)展對現(xiàn)代秘書的客觀要求

　　公共關系同資金、設備、人才一起被人們稱之為現(xiàn)代企業(yè)的四大支柱。人們已越來越多地開始認識到公共關系在協(xié)調現(xiàn)代組織，尤其是企業(yè)組織與公眾之間各種關系，樹立組織形象，擴大組織影響中的重要作用。它是組織謀求生存與發(fā)展不可缺少的重要條件。而科學的公關意識是組織成員或公共關系工作人員自覺致力于塑造組織形象，傳播溝通，爭取公眾理解與支持的觀念和指導思想。它包括“塑造形象意識”、“服務公眾意識”、“真誠互惠意識”、“溝通交流意識”、“創(chuàng)新審美意識”及“立足長遠意識”等。改革開放以來，尤其是我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，社會經濟活動開始以市場和價值規(guī)律為判斷依據和標準，市場成為社會資源的主要配置者。社會通過市場優(yōu)化配置資源實現(xiàn)技術進步，促進社會生產力的提高和經濟的發(fā)展。市場經濟勢必形成一種優(yōu)勝劣汰的社會競爭機制，它要求人們具有獨立自主，開拓創(chuàng)新，敢冒風險，社會協(xié)作的思想觀念和作風。作為市場經濟主體的社會組織，很難擺脫那種優(yōu)勝劣汰的市場法則，注重樹立組織形象，真誠互惠。服務公眾，加強組織與社會公眾的交流溝通，力求組織的創(chuàng)新和實現(xiàn)組織的長遠發(fā)展?，F(xiàn)代秘書處于社會組織中的中樞機構，是這一中樞機構的重要成員，是組織領導者的參謀和助手，秘書工作的職能就是處理信息，協(xié)調關系，辦理事務。上傳下達，聯(lián)系內外左右，輔助決策等。秘書工作的職能及其活動的根本對象是組織領導者和組織內外公眾，輔助領導者進行管理，目的是實現(xiàn)對組織的管理和推動組織的發(fā)展。外部環(huán)境的變化，市場經濟對社會組織提出的新要求，客觀上必然地反映到秘書工作的職能中和秘書活動中，要求現(xiàn)代秘書人員自始至終把處理好本組織內部關系及組織與外部公眾的關系放在本職工作的重要位置。公共關系已直接關系到社會組織的生存和發(fā)展。其一，現(xiàn)代組織內部公眾的關系沒有處理好、協(xié)調好，就會削弱甚至喪失其內在的發(fā)展動力，其競爭力和實力就會大大減弱;其二，現(xiàn)代組織的發(fā)展需要一個良好的外部環(huán)境，外部公眾對自身組織的了解、理解、認同和支持是組織發(fā)展的重要外在力量;其三，現(xiàn)代組織的發(fā)展需要擴大自身的影響，需要一定的知名度和美譽度，需要樹立自身的良好形象，這必然需要秘書人員在公共關系方面的努力和培養(yǎng)科學的公關意識。

　　科學的公關意識和公關能力是現(xiàn)代秘書的重要素質要求

　　社會主義市場經濟條件下，社會組織面臨著來自各方面新的強大的生存壓力?，F(xiàn)代秘書在組織中發(fā)揮著信息的匯總和傳播作用，上傳下達，聯(lián)系內外，協(xié)調左右，這無不與組織公共關系密切相關。首先，現(xiàn)代秘書工作要取得成功，必須時刻注意樹立和保持自身及其所在組織的良好形象和聲譽，并將其貫徹于組織工作的始終。在工作實踐中，一旦組織的形象和聲譽由于外部或內部因素受到損害時，秘書人員必須及時向領導報告并協(xié)同有關人員在消除破壞因素的前提下，通過一系列行之有效的各種形式的有關活動，取得社會公眾的了解、理解和支持，設法改善形象，挽回信譽，重塑組織的良好形象，變“危機”為實現(xiàn)組織進一步發(fā)展的“良機”。

　　其次，現(xiàn)代秘書必須學會協(xié)調組織與公眾之間的利益，樹立以公眾利益為重的觀念。組織在運轉過程中有什么有益于社會公眾的決定行動，作為秘書人員應及時地通過不同的渠道和媒介手段進行對外宣傳，廣泛傳播，讓社會公眾能充分獲取組織提供的利益。公眾有了利益，才會考慮組織的利益，實現(xiàn)組織與公眾間的互惠。另外，如果組織的某些行為或決策無意中損害了公眾利益，某一自然災害的發(fā)生或重大事故給公眾造成損失時，秘書人員不能袖手旁觀，應該能以科學的態(tài)度正確處理，深入調查，了解真相，通過傳媒道明原委，坦承過失和不足并勇于承擔責任，爭取公眾的諒解，挽回影響。所以，秘書工作必須以符合社會公眾利益為原則，任何損害公眾利益的行為都是不利于組織發(fā)展的。所以，現(xiàn)代秘書人員必須牢記公眾至上的原則，樹立起與社會公眾真誠互惠的意識，并將其落實到自身的工作實踐中去。在任何時候和任何情況下，秘書人員都應該而且必須做到讓組織與公眾溝通交流，達到利益的相融，實現(xiàn)組織與社會的和諧發(fā)展。

　　再次，現(xiàn)代秘書必須具備創(chuàng)新審美的意識和能力。公共關系的目的就是通過各種媒介傳播交流，爭取公眾對組織的理解、信任和支持，擴大組織的知名度和美譽度?，F(xiàn)代秘書要時刻明白自己工作職責的新要求，工作中時刻不忘組織的發(fā)展目標，為組織的發(fā)展和不斷變革創(chuàng)新作出自己的努力。此外，秘書人員還要有明辨是非和美丑的能力，哪些行為是對的，公眾認可的，有利于樹立組織良好形象的;哪些行為是不對的，公眾反對的，損害組織形象的，秘書人員對于這些組織發(fā)展的行為規(guī)范應有明確的認識。否則，秘書工作人員就難以適應時代發(fā)展的需要。

　　最后，現(xiàn)代秘書人員必須具有長遠發(fā)展的眼光。秘書工作在某種意義上代表著一定的組織形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，他們的一舉一動、一言一行都必須從組織的長遠和全局出發(fā)，不能只顧眼前，搞短期行為。如果目光短淺，心胸狹隘，就不能從組織發(fā)展的角度去考慮問題和處理問題，就很難與組織內外部公眾保持良好關系來實現(xiàn)組織新的新發(fā)展。

　　現(xiàn)代秘書必須強化科學的公關意識和增強公關能力

　　公共關系在社會組織中的地位和作用顯得尤為重要。那么，作為現(xiàn)代秘書應認清形勢，強化和樹立科學的公關意識并不斷提高自身的公關能力?，F(xiàn)代秘書在科學的公關意識指導下，有意識地培養(yǎng)和提高公關能力。第一，提高對公共關系在社會組織中重要性的認識。公共關系在某種程度上決定著社會組織的發(fā)展，公共關系體現(xiàn)著社會組織的一種實力，也反映出現(xiàn)代秘書的一種工作能力;第二，結合秘書工作的實踐，把秘書學、公共關系學和組織管理學結合起來進行學習，提高自身的理論修養(yǎng)，并在學習中逐步探索出幾門學科“共通”的規(guī)律性的東西，并將其作為自己工作中的指導思想，逐步形成自己的觀念意識;第三，積極主動并且廣泛地參與社會實踐活動，有意識地培養(yǎng)和鍛煉自己的社會交往能力和公關能力。只有廣泛地參與社會實踐，才能更廣泛地了解社會。了解社會公眾，了解公眾在不同時期的社會需要，才能做到和做好與社會公眾的溝通和交流，才能贏得公眾的認同和支持，秘書的公關能力也才能不斷提高;第四，現(xiàn)代秘書人員應學會借鑒歷史、借鑒他人和善于在實踐中不斷總結經驗，提高自己。無論是過去還是現(xiàn)代，也無論是國內還是國外，都有許多成功的公共關系先例，他們成功的經驗很值得我們學習和借鑒，有些可以直接運用于自己的工作實踐。此外，秘書應善予總結自己工作中成功的經驗和失敗的教訓，力求自己在公關工作方面立于不敗之地;第五，培養(yǎng)正確的思想觀念，樹立科學的世界觀、人生觀和價值觀?，F(xiàn)代秘書要消除把公關當作“攻關”的錯誤思想觀念。 “攻關”在一定意義上是一種不正之風，是一種短期行為，有時甚至是違法犯罪的行為。如果秘書對公共關系處理不好，將會危害組織。因此，現(xiàn)代秘書科學的公關意識無論是對個人還是組織都顯得十分重要。

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