2015職稱計(jì)算機(jī)考試《Excel》使用技巧(3)

　　三、 圖形和圖表編輯技巧

　　1. 在網(wǎng)上發(fā)布Excel生成的圖形

　　Excel的重要功能之一就是能快速方便地將工作表數(shù)據(jù)生成柱狀、圓餅、折線等分析圖形。要想在Web發(fā)布這類以及用于報(bào)表裝飾示意類圖形，首先單擊“工具→選項(xiàng)”命令，在“常規(guī)”中選擇“Web選項(xiàng)”，選擇是否采用便攜網(wǎng)絡(luò)圖形格式(PNG)存儲(chǔ)文件，以加快下載速度和減少磁存儲(chǔ)空間，但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器支持，并非對(duì)所有瀏覽器都合適。如果未選擇PNG圖形格式，Excel會(huì)自動(dòng)選擇并轉(zhuǎn)換為GIF、JPG格式文件，并創(chuàng)建名為“文件名files”的子文件夾來保存轉(zhuǎn)換過的圖形。例如，如果文件名為“dog.htm”，則Excel將創(chuàng)建名為“dog/files”的子文件夾。Excel也會(huì)支持文件指定文件名，例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若在Web發(fā)布時(shí)選中圖表的“選擇交互”選項(xiàng)框，則生成的Web頁面將保留Excel的圖形與表格數(shù)據(jù)互動(dòng)的功能，即頁面中顯示數(shù)據(jù)表格和對(duì)應(yīng)分析圖形，用戶如果改變表格中的數(shù)據(jù)，則對(duì)應(yīng)圖形隨之發(fā)生改變。但要注意的是，這一交互并不能刷新存放在服務(wù)器端的數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)，如果你需要刷新或修改服務(wù)器端的數(shù)據(jù)，則須利用VB等編制腳本程序。

　　2. 創(chuàng)建圖表連接符

　　當(dāng)你繪制了一些基本圖表以后，經(jīng)常需要用直線、虛線和箭頭來連接它們，并說明圖表中的關(guān)系。Excel 2002提供了真正的圖表連接符，這些線條在基本形狀的預(yù)設(shè)位置保持連接，當(dāng)你移動(dòng)基本形狀時(shí)，連接符與它們一起移動(dòng)，而不需要你手工繪制它們。要?jiǎng)?chuàng)建連接符，可按以下步驟進(jìn)行:首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“自選圖形”按鈕，選擇“連接符”，并選中需要使用的連接符類型。鼠標(biāo)指針將變成帶有4條放射線的方形，當(dāng)鼠標(biāo)停留在某個(gè)形狀上，形狀上預(yù)先定義的連接點(diǎn)將變成邊界上彩色的點(diǎn)，單擊希望連接符連接的點(diǎn)。然后在另一形狀的連接點(diǎn)上重復(fù)這個(gè)過程。

　　3. 將Excel單元格轉(zhuǎn)換成圖片形式插入到Word中

　　假如要把Excel中某些單元格區(qū)域轉(zhuǎn)換成圖片形式，可先選中要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域，然后按住Shift鍵，單擊“編輯→復(fù)制圖片”命令，在彈出的“復(fù)制圖片”對(duì)話框中，可選擇“如屏幕所示”和“如打印效果”兩種顯示方式(圖1)，如果選擇“如屏幕所示”，還可以進(jìn)一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。在這里選擇“如屏幕所示”和“圖片”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。然后進(jìn)入Word中，單擊“編輯→粘貼”命令，即可將選中的Excel單元格區(qū)域以圖片形式粘貼過來。 如果用戶沒用添加表格框線，那么選擇“如打印效果”后，在進(jìn)行“粘貼圖片”操作后圖片中沒有邊框;如果選擇“如屏幕所示”選項(xiàng)，“粘貼圖片”操作后，圖片會(huì)有和屏幕顯示一樣的邊框。

　　4. 將Word內(nèi)容以圖片形式插入到Excel表格中

　　如果要把Word中的某一段內(nèi)容以圖片形式插入到Excel表格中，可按照如下步驟進(jìn)行:首先在Word中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然后單擊“編輯→復(fù)制”命令，進(jìn)入Excel中，按住Shift鍵，單擊“編輯→粘貼圖片”命令，即可將剛才復(fù)制的內(nèi)容以圖片格式插入到Excel表格中，而且在該圖片上雙擊，還可進(jìn)行文字修改。利用這種方法也可以把“記事本”等其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到Excel中。

　　5. 將Word中的內(nèi)容作為圖片鏈接插入Excel表格中

　　首先在Word中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然后單擊“編輯→復(fù)制”命令，進(jìn)入Excel中，按住Shift鍵，單擊“編輯→粘貼鏈接圖片”命令可將選中內(nèi)容作為一個(gè)圖片鏈接插入Excel中。

　　6. 在獨(dú)立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表

　　在某些情況下，你可能希望在獨(dú)立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表，例如，一個(gè)圖表比工作表窗口要大的話，那么在它自己的窗口中處理它將更容易、更靈活。要在一個(gè)窗口中處理圖表，可在圖表區(qū)單擊鼠標(biāo)右鍵，并從快捷菜單中選擇“圖表窗口”。

　　7. 在圖表中顯示隱藏?cái)?shù)據(jù)

　　通常，Excel不對(duì)隱藏單元格的數(shù)據(jù)制圖。但是，你也許不希望隱藏的數(shù)據(jù)從圖表中消失，可以這樣操作:首先激活圖表，單擊“工具→選項(xiàng)→圖表”，在“圖表”標(biāo)簽中取消選擇“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”復(fù)選框()。要注意的是，“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”只適用于激活的圖表，因此，你在進(jìn)行這個(gè)操作之前，必須激活圖表，否則“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”選項(xiàng)是不可選的。

　　8. 在圖表中增加文本框

　　只要你愿意，你可以在圖表中的任何地方增加能夠移動(dòng)的文本內(nèi)容(不限于標(biāo)題)。方法為:選定圖表除標(biāo)題或數(shù)據(jù)系列外的任何部分，然后在編輯欄中鍵入文本內(nèi)容，接著按回車鍵，這樣，圖表中就自動(dòng)生成包含鍵入內(nèi)容的文本框，你可以把它移到任何地方并根據(jù)自己的喜好進(jìn)行格式化。

　　9. 建立文本與圖表文本框的鏈接

　　在工作表的空白單元格內(nèi)輸入要鏈接的文本，單擊選中圖表，在編輯欄輸入等號(hào)，然后單擊包含要鏈接文本的單元格，接著按回車鍵，該文本就出現(xiàn)在圖表中的某個(gè)位置上了。這樣，不管什么時(shí)候工作表單元格內(nèi)的文本發(fā)生變化時(shí)，圖表內(nèi)的文本也隨著改變。但要注意的是，一旦你取消了選中文本框，就很難再用鼠標(biāo)選中該文本框進(jìn)一步地修改，此時(shí)你可以使用我們前面介紹過的圖表元素選取方法，即使用箭頭鍵移動(dòng)選擇圖表元素。

　　10. 給圖表增加新數(shù)據(jù)系列

　　有時(shí)我們需要對(duì)已創(chuàng)建好的圖表增加新的數(shù)據(jù)系列，雖然你可以重新創(chuàng)建包含新數(shù)據(jù)系列的圖表，但對(duì)已經(jīng)存在的圖表增加新數(shù)據(jù)系列顯得更為簡(jiǎn)單、方便。 方法一:使用“數(shù)據(jù)源”對(duì)話框 激活圖表，單擊“圖表→源數(shù)據(jù)→系列”，單擊“添加”按鈕，在“名稱”欄中指定數(shù)據(jù)系列的名稱，在“值”欄中指定新的數(shù)據(jù)系列，單擊“確定”按鈕即可()。 方法二:使用“選擇性粘貼”對(duì)話框 選擇要增加的數(shù)據(jù)系列并將其復(fù)制到剪貼板上，然后激活圖表，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，出現(xiàn)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇添加單元格為“新系列”，并選擇合適的數(shù)值軸，然后單擊“確定”按鈕即可。 方法三:拖動(dòng)鼠標(biāo)法 選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū)域，鼠標(biāo)指針指向區(qū)域的邊框，把它拖到圖表中。當(dāng)你松開鼠標(biāo)按鈕的時(shí)候，圖表中就增加了新的數(shù)據(jù)系列。注意:這一方法僅對(duì)內(nèi)嵌式圖表起作用。 方法四:使用“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框 激活圖表，單擊“圖表→添加數(shù)據(jù)”命令，然后選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū)域，單擊“確定”按鈕即可。

　　11. 快速修改圖表元素的格式

　　通常，我們通過使用“格式”菜單或者選定圖表元素后單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“格式”命令來對(duì)圖表元素進(jìn)行格式化。其實(shí)還有快速的方法:雙擊圖表元素，將會(huì)調(diào)出此圖表元素的格式對(duì)話框。根據(jù)選擇的圖表元素不同，此對(duì)話框會(huì)有所不同。

　　12. 創(chuàng)建復(fù)合圖表

　　復(fù)合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表，比如，你可以讓一個(gè)圖表同時(shí)顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個(gè)復(fù)合圖表只需簡(jiǎn)單地將一個(gè)或一個(gè)以上的數(shù)據(jù)系列轉(zhuǎn)變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個(gè)數(shù)據(jù)系列，單擊“圖表→圖表類型”命令，然后選擇你所要應(yīng)用到數(shù)據(jù)系列上的圖表類型，單擊“確定”按鈕即可。

　　13. 對(duì)度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標(biāo)軸

　　有時(shí)，你需要繪制度量完全不同的數(shù)據(jù)系列，如果你使用同樣的坐標(biāo)軸，那么很可能某個(gè)系列幾乎是不可見的。為了使得每個(gè)系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標(biāo)軸。要為某個(gè)數(shù)據(jù)系列指定一個(gè)輔助坐標(biāo)軸，首先要選定圖表中的這個(gè)數(shù)據(jù)系列，按右鍵彈出快捷萊單，單擊“數(shù)據(jù)系列格式→坐標(biāo)軸”命令，選擇“次坐標(biāo)軸”選項(xiàng)。

　　14. 將自己滿意的圖表設(shè)置為自定義圖表類型

　　Excel中提供了一些自定義圖表類型。其實(shí)，你可以將自己創(chuàng)建的圖表設(shè)置為自定義圖表類型，以便以后使用。具體方法為:創(chuàng)建要設(shè)置為自定義圖表類型的圖表，直到你滿意為止。激活此圖表，單擊“圖表→圖表類型→自定義類型”，選擇“自定義”選項(xiàng)，將會(huì)顯示所有用戶自定義圖表類型的一個(gè)列表。單擊“添加”按鈕，將會(huì)出現(xiàn)“添加自定義圖表類型”對(duì)話框，為你的圖表類型輸入一個(gè)名稱和簡(jiǎn)短的說明，然后單擊“確定”，這樣你定制的自定義圖表類型就被加入到列表中了。

　　15. 復(fù)制自定義圖表類型

　　如果你希望將你定制的自定義圖表類型復(fù)制到其他電腦中，只需要簡(jiǎn)單地把C:\Windows\ApplicationData\Microsoft Excel文件夾中的xlusrgal.xls文件復(fù)制到其他機(jī)器的同樣文件夾中即可。

　　16. 旋轉(zhuǎn)三維圖表

　　你可以非常靈活地旋轉(zhuǎn)調(diào)節(jié)三維圖表的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。 方法一:使用“設(shè)置三維視圖格式”對(duì)話框 激活三維圖表，單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令，選擇合適的控制命令或數(shù)據(jù)來旋轉(zhuǎn)和進(jìn)行透視改變()。 方法二:使用鼠標(biāo)實(shí)時(shí)拖動(dòng)“角點(diǎn)”旋轉(zhuǎn)圖表 點(diǎn)擊圖表，圖表邊角出現(xiàn)黑色的控制點(diǎn)(稱為“角點(diǎn)”)。你可以拖動(dòng)一個(gè)角點(diǎn)，旋轉(zhuǎn)圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了，不要緊，你可以單擊“圖表→設(shè)置三維視圖格式”命令，單擊“默認(rèn)值”按鈕，恢復(fù)原來的標(biāo)準(zhǔn)三維視圖。當(dāng)你旋轉(zhuǎn)三維圖表時(shí)，如果在拖動(dòng)的同時(shí)按下Ctrl鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得更清楚，不至于把圖表搞得奇形怪狀的。

　　17. 拖動(dòng)圖表數(shù)據(jù)點(diǎn)改變工作表中的數(shù)值

　　選擇圖表數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后按照數(shù)值增大或減少的方向拖動(dòng)數(shù)據(jù)點(diǎn)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作表中的相應(yīng)數(shù)值隨著圖中數(shù)據(jù)點(diǎn)的新位置改變而改變。如果你知道一個(gè)圖的外形以及你要確定能生成該圖的數(shù)值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是，這種方法在大多數(shù)情況下是危險(xiǎn)的，因?yàn)槟憧赡茉诓唤?jīng)意間更改了不應(yīng)該更改的數(shù)值。

　　18. 把圖片合并進(jìn)你的圖表

　　Excel能很容易地把一個(gè)圖案、圖形文件作為組成元素合并到圖表中。 方法一:使用“圖案”對(duì)話框 雙擊某個(gè)數(shù)據(jù)系列，選擇“圖案”標(biāo)簽，單擊“填充效果”按鈕，在“填充效果”對(duì)話框中選擇“圖片”標(biāo)簽，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇一個(gè)要使用的圖形文件即可。 方法二:使用剪貼板 將圖像復(fù)制到剪貼板上，激活圖表，選擇數(shù)據(jù)系列或數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，再單擊“編輯→粘貼”命令。這種方法適用于需要調(diào)用的圖像不在文件中的時(shí)候，只要圖像可以復(fù)制到剪貼板上，則這種方法就可行。 方法三:使用鏈接圖片 我們知道，圖表中可以使用數(shù)據(jù)表。如果你覺得圖表中的數(shù)據(jù)表不是很靈活的話，你可以粘貼鏈接圖片到圖表代替數(shù)據(jù)表。下面是具體的操作方法: 創(chuàng)建好圖表，并將數(shù)據(jù)表使用的單元格區(qū)域按你的需要進(jìn)行格式化。選定需要的單元格區(qū)域，按住Shift鍵，單擊“編輯→復(fù)制圖片”命令，出現(xiàn)一個(gè)“復(fù)制圖片”對(duì)話框，單擊“確定”接受默認(rèn)選項(xiàng)。這樣，選定的單元格區(qū)域就作為一個(gè)圖片復(fù)制到剪貼板中了。激活圖表，將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到圖表。此時(shí)所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表，還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈接的單元格區(qū)域(或直接用鼠標(biāo)選擇)。這樣，粘貼的圖片就變成與工作表數(shù)據(jù)區(qū)域鏈接的圖片，對(duì)于工作表單元格區(qū)域中的任何改變，都會(huì)直接反映在圖表鏈接的圖片中。

　　19. 用圖形美化工作表

　　我們?cè)谥谱鱁xcel工作表時(shí)，呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來吸引人們的注意，首先在“繪圖”工具欄上按下“自選圖形”按鈕，然后選擇“其他自選圖形”，從中選擇一個(gè)你需要的圖案。插入此圖形后，在工作表中選中它，單擊“編輯欄”，輸入你想要突出顯示的鏈接單元格，然后回車。這樣，鏈接單元格的內(nèi)容將會(huì)出現(xiàn)在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內(nèi)容變動(dòng)時(shí)，圖案上的數(shù)據(jù)也會(huì)跟著反映出變動(dòng)情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒目的話，你可以用鼠標(biāo)雙擊圖形，打開“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話框。在這個(gè)對(duì)話框中，你可以改變目前所使用的格式，例如調(diào)整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。

　　20. 讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一

　　在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。

　　21. 快速創(chuàng)建默認(rèn)圖表

　　我們知道，創(chuàng)建圖表一般使用“圖表向?qū)?rdquo;分4個(gè)步驟來完成，在每個(gè)步驟中你可以根據(jù)需要調(diào)整各個(gè)選項(xiàng)的設(shè)置。其實(shí)，如果你想使用默認(rèn)的圖表類型、圖表選項(xiàng)和格式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的方法:打開包含用來制作圖表數(shù)據(jù)的工作表，選取用來制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后按F11鍵即可快速創(chuàng)建圖表，圖表存放在新工作表圖表中，它是一個(gè)二維柱形圖。

　　22. 快速創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表

　　在工作表中選取用來制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后單擊“默認(rèn)圖表”按鈕即可，不過，一般缺省時(shí)，“默認(rèn)圖表”工具按鈕不會(huì)顯示在工具欄上，你可以通過下面的方法把“默認(rèn)圖表”按鈕顯示出來:單擊“工具→自定義→命令”，在“類別”列表中選擇“制作圖表”，并在“命令”列表中找到“默認(rèn)圖表”，用鼠標(biāo)將它拖到屏幕上工具欄中適當(dāng)?shù)奈恢眉纯伞?/span>

　　23. 改變默認(rèn)圖表類型

　　Excel的默認(rèn)圖表類型是二維柱形圖連同一個(gè)淺灰色區(qū)域、一個(gè)在右邊的圖例以及水平網(wǎng)格線。如果你不喜歡這種默認(rèn)圖表類型，可以通過以下方法來改變它:單擊“圖表→圖表類型”命令，選擇一個(gè)你想作為默認(rèn)值的圖表類型(它可以是標(biāo)準(zhǔn)類型或自定義類型中的一種)，然后單擊“設(shè)置為默認(rèn)圖表”按鈕，確認(rèn)即可。如果你需要?jiǎng)?chuàng)建很多個(gè)同一類型的圖表，你就可以通過這種改變默認(rèn)圖表類型的方法來提高你的效率。

　　24. 快速轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表

　　你可以輕易轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表，方法是:選擇你已創(chuàng)建的圖表，可以看到Excel的“數(shù)據(jù)”菜單變?yōu)?ldquo;圖表”菜單，單擊“圖表→位置”命令，出現(xiàn)“圖表位置”對(duì)話框，你可以在“作為新工作表插入”和“作為其中的對(duì)象插入”兩者之間作出選擇(圖5)，同時(shí)選擇一個(gè)工作表。這樣，Excel將刪除原來的圖表，以你選擇的方式移動(dòng)圖表到指定的工作表中。

　　25. 利用圖表工具欄快速設(shè)置圖表

　　通常，我們使用“圖表”菜單中的命令來對(duì)圖表進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置。其實(shí)，我們可以用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄中的任意位置，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活了圖表工具欄，我們看到其中包含了“圖表對(duì)象”、“圖表區(qū)格式”、“圖表類型”、“圖例”、“數(shù)據(jù)表”、“按行”、“按列”、“順時(shí)針斜排’’和“逆時(shí)針斜排”等按鈕(圖6)，當(dāng)然你還可以通過自定義的方法將“默認(rèn)圖表”等其他一些制作圖表的工具按鈕拖到圖表工具欄中。使用圖表工具欄比使用“圖表”菜單更方便，而且速度更快。

　　26. 快速選取圖表元素

　　圖表創(chuàng)建好以后，我們還需要對(duì)某些圖表元素進(jìn)行編輯和格式化。圖表區(qū)包括整個(gè)圖表和它的全部元素，當(dāng)你選取圖表區(qū)后，你就可以看到8個(gè)黑色小方塊。要想調(diào)整單個(gè)的圖表對(duì)象，首先必須選取該對(duì)象，然后更改其屬性。通過把鼠標(biāo)指向某一特定圖表對(duì)象來選取該對(duì)象，可能會(huì)很困難，特別是在一個(gè)帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下，我們一般可以使用位于“圖表”工具欄上左側(cè)的“圖表對(duì)象”下拉列表，從該下拉列表中選取的任何項(xiàng)目，也就等于在當(dāng)前圖表中選取了那個(gè)項(xiàng)目。 其實(shí)，還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表的任何一部分以后，你可以通過使用箭頭鍵快速、連續(xù)地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連續(xù)地選取圖表每一個(gè)可以選取的元素，包括每一個(gè)數(shù)據(jù)系列中的單個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，以及圖例中的彩色圖例符號(hào)和文本條目。

　　27. 通過一次按鍵創(chuàng)建一個(gè)Excel圖表

　　這是一個(gè)非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創(chuàng)建一個(gè)圖表，選擇你需要繪制的數(shù)據(jù)并按下F11鍵。Excel將自動(dòng)為你創(chuàng)建圖表。另外，在選好單元格后按下“Alt+F1”，你將得到相同的結(jié)果。

　　28. 繪制平直直線

　　在Excel繪制直線時(shí)是不是很難?其實(shí)，在應(yīng)用直線繪制工具時(shí)，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫巍⒗L制橢圓形即變?yōu)閳A形。
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