2012年物業(yè)管理實務備考資料之檔案的概念與分類

　　一、檔案的定義$lesson$

　　檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經過歸檔保存的原始記錄及其載體;二是該原始記錄的信息內容。如施工圖紙，在工程竣工驗收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案;在工程竣工驗收后，經過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設計內容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。

　　二、物業(yè)管理檔案的內容

　　物業(yè)管理檔案的內容包括物業(yè)權屬資料、技術資料和驗收文件，業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權屬檔案資料、個人資料，物業(yè)運行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關合同資料等。

　　三、物業(yè)管理檔案的分類方法

　　物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。

　　(一)年度分類法

　　年度分類法：根據形成和處理文件的年度，將全宗內檔案分成各個類別。

　　特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。

　　(二)組織機構分類法

　　組織機構分類法：按照立檔單位的內部組織機構，把全宗內的檔案分成各個類別。

　　特點：能保持全宗內文件在來源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。

　　(三)事件分類法

　　事件分類法：按照全宗內檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

　　特點：能較好地保持文件在內容方面的聯(lián)系，使內容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。

　　物業(yè)管理企業(yè)檔案的分類應根據企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求，采用相應的分類方法。

　　四、物業(yè)管理檔案存放

　　為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進行分類存放。首先，檔案應當有專門的檔案室，檔案室的大小應由未來檔案的可能數量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業(yè)管理公司可以根據自身需要和經濟條件進行選擇，一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業(yè)公司應考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

　　確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據分類方法對存放工具進行編目，即明確哪個文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標記，以便于存放和檢索取用。

　　(1)物業(yè)承接查驗期收集整理的檔案是物業(yè)基礎資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時間推移而增減的情況不多，這類檔案應專架或專柜存放。

　　(2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時間推移會發(fā)生有限增加，因此這類檔案架或柜應留有余量。

　　(3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復雜隨時間推移會不斷增加。一般存放期不長，會有相當多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

　　檔案案卷在進行上架排列時，物業(yè)管理檔案一般應按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時間序列的順序進行排列，同時要對每一案卷進行編號以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。

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