2013年北京會計證《會計電算化》預(yù)習(xí)2（4）：計算機(jī)替代手工記賬

    【本節(jié)要點】
    替代手工記賬的任務(wù)和條件、如何替代手工記賬、
    【本節(jié)內(nèi)容】
    財政部在《關(guān)于印發(fā)（會計電算化工作規(guī)范）的通知》中指出：“替代手工記賬是會計電算化的階段性目標(biāo)，各地區(qū)、各部門要對這一工作加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，制訂替代手工記賬的管理辦法，保證這一過程的順利實施”。
    一、替代手工記賬的任務(wù)和條件

    （一）替代手工記賬的含義
    1．替代手工記賬分為廣義和狹義兩種含義。從廣義上講，替代手工記賬是指將各種基本的會計數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)，采用電子計算機(jī)設(shè)備和會計軟件對輸入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行處理（計算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等），生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機(jī)替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。
    2．會計電算化可以分為會計核算電算化、會計管理電算化、會計輔助決策電算化三個層次，而替代手工賬是會計核算電算化首先要達(dá)到的目標(biāo)。需要完成設(shè)置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、進(jìn)行成本計算、編制會計報表等方面的會計核算任務(wù)，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理電子化。
    3．會計核算電算化按照企事業(yè)單位的應(yīng)用水平可以分為部分業(yè)務(wù)采用電算化以及全面實現(xiàn)會計電算化，替代手工賬也因此可以包括部分會計核算業(yè)務(wù)采用計算機(jī)替代手工記賬和全面會計核算業(yè)務(wù)采用計算機(jī)替代手工記賬。目前大多數(shù)單位還只能實現(xiàn)部分替代手工記賬，一般包括工資、賬務(wù)處理、往來核算和會計報表等內(nèi)容。
    4．通過替代手工記賬，不僅實現(xiàn)了記賬、算賬、報賬處理方式的改變，更主要的是提高了會計信息的及時性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，從而為充分利用會計信息、加強(qiáng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)一步實現(xiàn)會計管理和會計決策電算化奠定良好的數(shù)據(jù)和應(yīng)用基礎(chǔ)。
    5．狹義地講，替代手工記賬特指從手工會計數(shù)據(jù)處理方式向計算機(jī)會計數(shù)據(jù)處理方式的過渡階段，即脫離手工會計核算工作的過程（俗稱甩賬），它是利用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的初期必須經(jīng)歷的人機(jī)并行時期，這一期間一般在3~6個月，最好能跨年度。由于手工和電算化的系統(tǒng)運行環(huán)境差異較大，對會計工作的要求差別也非常大，會計電算化應(yīng)用初期往往會存在系統(tǒng)運行失敗的風(fēng)險，因此，必須要設(shè)置一個手工與電算化兩種模式同時運行的緩沖時期，以便于發(fā)現(xiàn)問題，積累經(jīng)驗，保證系統(tǒng)能安全穩(wěn)定地由手工模式過渡到電算化模式，人機(jī)并行期結(jié)束后要甩掉手工賬，實現(xiàn)計算機(jī)完全取代手工記賬。
    6．狹義的替代手工記賬只是會計核算電算化工作的“初級階段”，是一個單位會計電算化工作的“起點”。主要的目標(biāo)是檢驗電算化系統(tǒng)對手工業(yè)務(wù)的兼容性，保證會計業(yè)務(wù)在脫離手工環(huán)境后，在電算化的環(huán)境下能順利、正確、合法的完成會計核算工作。其具體任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計算機(jī)與手工并行和甩賬驗收等工作。
    （二）替代手工賬的基本條件
    為保證會計電算化后會計工作的質(zhì)量，《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》都對計算機(jī)替代手工記賬提出了具體要求，要求單位替代手工賬應(yīng)當(dāng)具備一個前提和三項基本條件。
     一個大前提是計算機(jī)與手工會計核算應(yīng)該并行三個月以上（一般不超過六個月），計算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運行也安全可靠，并應(yīng)接受有關(guān)部門的監(jiān)督；其次要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。
    并行工作期間，可采用計算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報告。

    三項基本條件則是：
    1．配有適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機(jī)硬件設(shè)備。計算機(jī)設(shè)備是會計電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，要保證電算化工作的順利進(jìn)行，首先必須配有足夠的專門或主要用于會計核算的計算機(jī)或計算機(jī)終端，并配置相應(yīng)的系統(tǒng)軟件平臺。設(shè)備配置既要講究成本效益原則，又要有一定的超前意識，滿足會計核算的需要。其中，大型企事業(yè)單位開展會計電算化工作應(yīng)有總體規(guī)劃，并分步實施。
    其次，使用的會計核算軟件達(dá)到財政部發(fā)布的《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求。會計軟件的取得方式包括：商品化通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用會計軟件與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合等。各單位可根據(jù)實際情況和工作狀況進(jìn)行選擇，可逐步采用從商品化通用會計軟件到通用會計軟件與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合的方式。如果使用商品化會計核算軟件，該軟件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過財政部門的評審。
    再次，在功能模塊的應(yīng)用上需要結(jié)合企業(yè)的實際情況逐步推行。由于會計核算軟件的功能結(jié)構(gòu)復(fù)雜，往往不能貪大求全，一步到位，而需要根據(jù)業(yè)務(wù)需要，因地制宜，摸索經(jīng)驗，逐步推行。賬務(wù)處理模塊是會計核算系統(tǒng)的核心，通過對會計數(shù)據(jù)的處理，形成憑證、賬簿、報表等三大數(shù)據(jù)源，為內(nèi)部和外部管理部門提供主要會計核算信息。因此，可以先運行賬務(wù)處理模塊，同時考慮今后與其他子系統(tǒng)的銜接；小型單位在選擇會計軟件時，特別是選擇賬務(wù)處理模塊時，要從實用角度出發(fā)，并應(yīng)考慮會計軟件版本升級的需要，避免重復(fù)投資。
    2．配備相應(yīng)的會計電算化工作人員。會計電算化工作人員是會計電算化成功的關(guān)鍵，必須建立起與會計電算化工作需要相適應(yīng)的專業(yè)人員隊伍。會計電算化是跨計算機(jī)與會計的綜合性學(xué)科，這要求從事會計電算化的人員也必須是既懂計算機(jī)，又熟悉財務(wù)業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，實際工作中要求上機(jī)操作人員具備會計電算化初級以上的專業(yè)知識和操作技能，并取得財政部門核發(fā)的電算化培訓(xùn)合格證書。
    在準(zhǔn)備替代手工記賬之前，必須指定會計電算化初期的會計電算化上崗人員，完成各會計電算化崗位人員的培訓(xùn)，并對會計人員按照系統(tǒng)的要求進(jìn)行重新分工。其他暫時不能上崗的會計人員，在完成并行期間手工記賬的同時，也應(yīng)開始參加會計電算化的培訓(xùn)，分期分批作好上崗準(zhǔn)備。此外還應(yīng)該注意，企業(yè)培訓(xùn)工作必須循序漸進(jìn)、逐步提高，開始應(yīng)以學(xué)會軟件操作為主要目的，然后系統(tǒng)組織基礎(chǔ)理論學(xué)習(xí)，聯(lián)系本單位的實際應(yīng)用，全面提高會計電算化的管理和應(yīng)用水平，使每個會計人員在甩掉手工賬后，均能適應(yīng)會計電算化工作的新環(huán)境。

    目前開展會計電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：
    (1)財政部組織開展的會計人員后續(xù)教育，其中包括會計電算化培訓(xùn)。培訓(xùn)的是在職會計人員，無論本單位是否使用會計軟件都可以接受培訓(xùn)。初級培訓(xùn)的內(nèi)容主學(xué)習(xí)電子計算機(jī)硬件和軟件基礎(chǔ)知識，掌握文字、報表處理的一般方法以及通用會計軟件的使用方法。
    (2)軟件公司提供的針對購買的會計核算軟件的培訓(xùn)。凡購買商品化會計軟件位，軟件公司一般會進(jìn)行軟件使用培訓(xùn)。這種培訓(xùn)的目的是為了讓操作人員在單位能立使用會計軟件，因此根據(jù)上崗會計人員的水平不同，培訓(xùn)時間可長可短。這類培訓(xùn)對性較強(qiáng)，主要側(cè)重于會計核算軟件的基本操作。
    (3)單位根據(jù)開展會計電算化工作的需要，自行組織會計電算化培訓(xùn)。有條件型企業(yè)常常采用這種培訓(xùn)形式，通過統(tǒng)一組織培訓(xùn)來解決會計電算化實施中存在的關(guān)題，特別是多部門協(xié)作時出現(xiàn)的比較復(fù)雜的問題。這種培訓(xùn)可以彌補(bǔ)前兩種培訓(xùn)的不處，有針對性地結(jié)合電算化崗位職責(zé)和具體的會計業(yè)務(wù)進(jìn)行。
    3．建立健全嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。會計電算化內(nèi)部管理是指對已建立的會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行全面管理，保證系統(tǒng)的安全和正常運行，它是保證單位會計工作和會計電算化工作有序進(jìn)行的重要措施。在準(zhǔn)備替代手工記賬前，要針對會計電算化工作的特點，對內(nèi)部會計管理制度的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
    會計電算化的內(nèi)部管理制度包括：
    (1)建立嚴(yán)格的操作管理制度。主要內(nèi)容包括：操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限；預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機(jī)的措施；預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)核對而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施；必要的上機(jī)操作記錄制度。
    (2)建立嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度。主要內(nèi)容包括：保證機(jī)房設(shè)備安全和電子計算機(jī)正常運轉(zhuǎn)的措施；會計數(shù)據(jù)和會計核算軟件安全保密的措施；制訂會計核算軟件的審批和監(jiān)督制度。
    (3)建立嚴(yán)格的會計檔案管理制度。

    替代手工記賬的過程是會計工作從手工核算向電算化核算的過渡階段，是會計電算化工作中非常重要的階段。在具體實施之前，單位要作出總體實施方案，包括整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確定會計核算方法和數(shù)據(jù)處理過程，建立會計科目編碼體系，設(shè)置各種會計憑證、賬簿、報表的格式和項目，會計軟件的初始化，以及在試運行階段人工與計算機(jī)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比分析等工作。要組織有關(guān)人員對實施方案進(jìn)行充分討論、修改和完善，一般來說，準(zhǔn)備實施的系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠解決手工條件下會計核算難以完成的工作。在實施過程中，由于計算機(jī)與手工并行工作，會計人員的工作強(qiáng)度相對較大，各單位需要合理安排財會部門的工作，提高工作效率。
    （一）整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
    按規(guī)范要求作好會計數(shù)據(jù)輸入前的準(zhǔn)備，這是一項非常重要的工作。因為，只有當(dāng)所有的最原始數(shù)據(jù)都正確的時候，才能保證輸出結(jié)果的準(zhǔn)確性。另外，由于計算機(jī)對輸入數(shù)據(jù)的要求和手工有較大區(qū)別，要求數(shù)據(jù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并保持部門和前后時間一致，為了方便數(shù)據(jù)管理還需要進(jìn)行數(shù)字化、編碼化處理，這就需要對手工數(shù)據(jù)按照電算化系統(tǒng)的要求進(jìn)行統(tǒng)一的整理和規(guī)范。這些前期準(zhǔn)備工作包括整理各項基礎(chǔ)會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、清理往來賬戶和銀行賬戶等。如果需要啟用購銷存模塊，必要時還應(yīng)與單位采購、銷售及庫存管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，取得有關(guān)部門的配合。
    1．重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符。手工會計核算最大的問題就是，由于處理程序和崗位的繁瑣，會計數(shù)據(jù)被大量重復(fù)的轉(zhuǎn)載，同時由于手工傳遞數(shù)據(jù)較慢，造成會計記錄數(shù)出多門，部門和崗位之間的數(shù)據(jù)不一致，誤差較多，而計算機(jī)系統(tǒng)要求數(shù)據(jù)高度集成和統(tǒng)一，因此，在將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)移入計算機(jī)之前，需對會計數(shù)據(jù)按會計軟件的要求進(jìn)行整理和分類。
    《會計人員基本工作規(guī)則》中規(guī)定，會計業(yè)務(wù)處理要按照會計科目的統(tǒng)馭關(guān)系，憑證及各級明細(xì)賬、總分類賬之間，總分類賬與下級明細(xì)分類賬、相關(guān)輔助明細(xì)賬之間，各類明細(xì)分類賬、總分類賬與實物庫記錄之間，應(yīng)完全相符，金額和數(shù)量也應(yīng)完全一致。但在許多單位，由于歷史遺留問題，會計業(yè)務(wù)處理長期存在不規(guī)范行為，經(jīng)常出現(xiàn)賬證、賬賬、賬實不符現(xiàn)象，這將導(dǎo)致會計電算化信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的錯誤。例如，材料采購和材料差異等科目，如果結(jié)轉(zhuǎn)材料計算不及時，將造成差異科目出現(xiàn)偏差，如果分配差異時再加入人為因素，將造成差異科目與材料科目之間的比例失調(diào)，二者之和不能反映實際價格，導(dǎo)致成本混亂。
    2．整理各賬戶余額。在初次使用電算化系統(tǒng)的時候，軟件內(nèi)部是不含有任何期初業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的，為了保證手工數(shù)據(jù)與計算機(jī)數(shù)據(jù)的前后銜接，必須設(shè)置的賬戶體系和會計軟件對期初余額的要求整理出各賬戶的期初余額并輸入到系統(tǒng)內(nèi)去。在整理賬戶余額的時候需要注意，如果是在年初建賬，只需整理各賬戶期初余額；如果是在年中某月建賬，就要整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額。
    3．清理往來賬戶和銀行賬戶。往來賬戶和銀行賬戶是企業(yè)會計管理的重要內(nèi)容，這兩類資產(chǎn)是企業(yè)流動性很強(qiáng)，業(yè)務(wù)發(fā)生又非常頻繁的資產(chǎn)。在手工方式下，由于管理不善，賬戶混亂，經(jīng)常會出現(xiàn)往來賬戶不能及時核銷，銀行對賬數(shù)據(jù)不清等現(xiàn)象，造成管理者對企業(yè)真實資產(chǎn)不清楚，影響對企業(yè)經(jīng)營狀況的客觀判斷。
    由于歷史原因，目前我國企業(yè)的往來賬往往滯留著大量呆賬、壞賬，所以應(yīng)當(dāng)在將其移入計算機(jī)之前，按會計制度要求及時處理和沖銷。另外，在電算化方式下，對往來賬戶的管理方法一般有兩種，一種是將往來賬戶涉及的單位或個人作為往來賬戶的明細(xì)科目，一種是將往來單位或個人作為輔助賬，單獨進(jìn)行核算和管理。因此，還必須預(yù)先確定往來賬的管理方式。
    同樣道理，銀行賬一般均有未達(dá)賬項，在采用電算化方式之前，應(yīng)及時核對銀行賬，對于沒有及時核銷的未達(dá)賬項，應(yīng)及時清理，以保障采用計算機(jī)進(jìn)行銀行對賬時初始金額的正確性。

    （二）建立會計賬戶體系并確定編碼
    會計賬戶體系是會計核算的基礎(chǔ)，是最重要的會計信息的載體，整個會計核算系統(tǒng)都是以會計賬戶體系為基礎(chǔ)建立的，由于電算化會計核算對會計科目的要求與手工有很大的差異，因此必須在輸入計算機(jī)之前，對會計賬戶體系進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計和規(guī)劃，建立符合電算化系統(tǒng)特點和要求的會計賬戶體系。
    建立會計賬戶體系從一級會計科目開始，逐級設(shè)置明細(xì)科目。設(shè)置會計科目時應(yīng)遵循以下原則：
    1．符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。對于一級科目必須按照財政部頒布的會計制度或準(zhǔn)則進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。
    2．滿足本單位會計核算與管理的要求。對于明細(xì)科目要根據(jù)企業(yè)具體的核算要求進(jìn)行設(shè)置。
    3．滿足會計報表的要求。凡是報表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
    4．要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。
    5．要保持科目的相對穩(wěn)定性。會計科目是電算化系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為了保持系統(tǒng)數(shù)據(jù)和流程的穩(wěn)定，一般要求會計科目在年內(nèi)要保持相對穩(wěn)定。
    6．要考慮與子系統(tǒng)的銜接。會計科目是各個子系統(tǒng)之間傳遞數(shù)據(jù)的重要載體，凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
    為便于反映會計科目間的上下級關(guān)系、便于計算機(jī)系統(tǒng)識別和處理、減少輸入工作量、提高輸入速度、促進(jìn)會計核算的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需對會計科目進(jìn)行編碼。編碼會影響系統(tǒng)內(nèi)信息的收集、匯總、存儲、檢索、傳輸?shù)炔僮?，會計科目編碼設(shè)計的合理與否，將直接關(guān)系到系統(tǒng)運行的可靠性和運行效率。目前各種會計軟件中編碼設(shè)計水平相差較大，尤其對多級科目編碼、部門編碼、人員編碼要進(jìn)行統(tǒng)籌考慮，既要考慮目前的核算現(xiàn)狀的需要，也要考慮未來一段時間內(nèi)編碼的可擴(kuò)充的問題。
    編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定（新會計制度規(guī)定為四位編碼）的編碼方案執(zhí)行；明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案，即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。
    （三）規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程
    手工方式下，會計人員按會計制度或者準(zhǔn)則要求，設(shè)置總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿體系，根據(jù)原始單據(jù)填制記賬憑證，并據(jù)以登記明細(xì)賬、日記賬、總賬等。在電算化方式下，雖然這種賬務(wù)處理過程仍然保留著，但部分會計資料的格式要重新設(shè)計或部分修改，以適應(yīng)電算化環(huán)境的要求。因此，在開始電算化之前，要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，重新確認(rèn)會計證、賬、表的格式。
    例如記賬憑證的格式是否適用將會影響系統(tǒng)的使用效果，因此需要按會計軟件的要求統(tǒng)一規(guī)定和設(shè)置。記賬憑證的主要信息有：日期、憑證類別、憑證號、摘要、會計科目代碼、借貸金額等，在電算化環(huán)境下，為了強(qiáng)化對憑證的管理，有時還要增加一些輔助核算的信息，如數(shù)量、單價、外幣、匯率、支票號、發(fā)票號、個人、客戶等。
    在電算化方式下，會計核算過程自動化程度很高，會計數(shù)據(jù)和信息往往按照設(shè)定的流程在系統(tǒng)內(nèi)部以及功能模塊之間進(jìn)行流轉(zhuǎn)和傳遞，這就要求會計部門預(yù)先確定各項工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以滿足計算機(jī)流程化處理的要求。同一模塊要事先確定錄入、審核、修改、記賬的次序，包括時間與責(zé)任應(yīng)做出明確規(guī)定。不同模塊間也需要預(yù)先確定數(shù)據(jù)傳遞的次序，如材料核算一成本核算一賬務(wù)處理等模塊的處理順序。
    除上述幾項會計規(guī)范工作外，會計部門還要結(jié)合計算機(jī)特點，重新確定各種會計核算方法，如成本計算方法、折舊計提方法、工資分類匯總口徑等，要充分體現(xiàn)計算機(jī)的特點，發(fā)揮計算機(jī)自動化的優(yōu)勢。如在手工方式下，很多企業(yè)采用綜合直線法提取折舊，而不論資產(chǎn)磨損速度的快慢，目的是為了減少計算量，方便核算。而在電算化方式下，能夠很方便地對每項固定資產(chǎn)單獨進(jìn)行折舊，并不會增加計算工作量，因此可以采用個別折舊率分別進(jìn)行計算，這無疑會極大地提高會計核算的質(zhì)量。
    （四）會計核算軟件初始化
    會計核算軟件初始化是確定會計軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)和核算特點，對會計軟件進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)則定義以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作，以完成將通用會計軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實際情況的專用會計軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會計電算化方式的過程。
    初始化工作涉及軟件運行的流程和基礎(chǔ)信息輸入，其對日常運行有決定性的影響。在初始化之前，應(yīng)對企業(yè)業(yè)務(wù)及軟件的功能做詳細(xì)分析，將軟件的功能與企業(yè)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行充分的結(jié)合，一般需要企業(yè)業(yè)務(wù)人員和軟件實施人員一起配合來完成。
    由于會計核算軟件包含多個功能模塊，所以初始化工作也需要分功能模塊來分別執(zhí)行，每個模塊的初始化內(nèi)容也有所不同，例如，賬務(wù)處理初始化的主要內(nèi)容包括系統(tǒng)總體參數(shù)的設(shè)置（設(shè)置核算單位、啟用日期、編碼規(guī)則等）、設(shè)置憑證類別、設(shè)置會計科目、輸入初始余額、設(shè)置自動轉(zhuǎn)賬分錄以及其他初始設(shè)置等。工資核算初始化的主要內(nèi)容包括設(shè)置部門編碼、設(shè)置職工類型、設(shè)置工資項目、設(shè)置運算關(guān)系。成本核算初始化的主要內(nèi)容則包括設(shè)置產(chǎn)品目錄代碼、輸入期初在產(chǎn)品成本、定額資料等。報表處理初始化通常包括報表注冊、設(shè)置報表格式、設(shè)置計算公式和審核公式等。
    （五）計算機(jī)與手工并行
    計算機(jī)與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機(jī)同時進(jìn)行會計處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
在試運行階段，應(yīng)以會計人員為主，計算機(jī)人員為輔。試運行的時間應(yīng)該在三個月以上，一般不超過六個月。初始時間最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期，時間跨度最好能跨年，這樣才能更全面地比較手工數(shù)據(jù)和電算化數(shù)據(jù)。計算機(jī)與手工并行工作期間，可以用計算機(jī)打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬附于相關(guān)記賬憑證的背面，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。如果計算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報告。
    在試運行階段，人工與計算機(jī)數(shù)據(jù)對比時，要進(jìn)行如下工作：
    1．檢驗各種核算方法。對電算化方式下采用的各種核算方法進(jìn)行檢驗，發(fā)生偏差時應(yīng)及時調(diào)整。
    2．檢查會計科目體系的正確性和完整性。通過數(shù)據(jù)對比，檢查初始化階段建立的會計科目體系是否完整和合理，看其能否適應(yīng)核算要求、報表要求、管理要求和會計制度要求。
    3．考查操作的規(guī)范及熟練程度。經(jīng)數(shù)據(jù)對比發(fā)現(xiàn)差錯時，如果屬于人為原因，一定要明確責(zé)任人并及時糾正操作錯誤。事后，應(yīng)對操作人員進(jìn)行再培訓(xùn)以提高工作技能。
    4．糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤。通過數(shù)據(jù)對比發(fā)現(xiàn)錯誤時，應(yīng)及時查明錯誤原因。如屬于軟件設(shè)計錯誤或系統(tǒng)缺陷時，要及時通知會計軟件開發(fā)和銷售單位，要求其迅速調(diào)整或改進(jìn)功能。尤其當(dāng)軟件存在嚴(yán)重違反會計制度規(guī)定的業(yè)務(wù)處理功能或人機(jī)數(shù)據(jù)不符，原因是會計軟件設(shè)計錯誤時，必須暫停此會計軟件的試運行，通知設(shè)計人員進(jìn)行修改。

    并行期間應(yīng)注意的問題：
    1．適當(dāng)安排好實施進(jìn)度，試運行期間及時總結(jié)、定期檢查。
    2．實施復(fù)雜大系統(tǒng)時，應(yīng)向有關(guān)方面的老師咨詢，或向有經(jīng)驗的單位學(xué)習(xí)，盡量少走彎路。
    3．做好申請?zhí)娲止び涃~前的準(zhǔn)備工作，爭取一次通過審查。

    （六）遇到問題怎么辦
    在替代手工記賬的過程中，一般來說會遇到以下一些問題：
    1．會計軟件選用不當(dāng)。選擇一套會計軟件系統(tǒng)是一項重大決策。開展會計電算化工作應(yīng)分三步走：即先咨詢、再培訓(xùn)、后實施。
    (1)咨詢工作，可向?qū)ｉT的會計電算化機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢，如中國會計學(xué)會會計電算化分會、會計師事務(wù)所、會計軟件公司等，聽取有關(guān)方面的建議，再結(jié)合本單位的實際情況做出決定。
    (2)培訓(xùn)工作，包括會計人員的電算化初級培訓(xùn)、中級培訓(xùn)和軟件公司進(jìn)行的用戶培訓(xùn)，培養(yǎng)骨干人員是其中的重要環(huán)節(jié)，是軟件實施成功的保證。
    (3)實施工作，一定要在軟件公司配合下，以本單位會計人員為主進(jìn)行，在參與實施的過程中積累經(jīng)驗，增長才干，為系統(tǒng)今后的發(fā)展打下基礎(chǔ)。
    2．認(rèn)識和做法上的誤區(qū)。有的單位把手工和計算機(jī)雙軌并行簡單地理解為對會計軟
件可靠性、準(zhǔn)確性的測試，因此把雙軌并行工作放在單位開展會計電算化工作之前進(jìn)行，而不是在此之后。如單位決定在某年的10月份開始會計電算化，就將7-9月份的手工賬在會計軟件中試運行一遍，然后與手工賬核對，這種單純“照葫蘆畫瓢”式模擬手工賬的方法是不可取的。
    還有的單位為了加快會計電算化的實現(xiàn)速度，從決定實施會計電算化的那個月開始，先錄入3個月的憑證，再初始化然后再與手工賬進(jìn)行核對，這種做法也是不可取的。初始化過程必須在先，通過初始化工作建立起會計電算化的一整套規(guī)范化的基礎(chǔ)工作。會計憑證的錄入一定要在初始化工作完全正確后，才能進(jìn)行，如果不進(jìn)行規(guī)范操作，會計電算化的工作基礎(chǔ)是極不牢靠的。
    另外還有一些用戶認(rèn)為，在試運行階段只要保留手工記錄的各類明細(xì)賬和總賬即可，因為憑證可以直接用計算機(jī)處理，這種想法是錯誤的。手工方式下會計核算與計算機(jī)方式下會計核算的全部數(shù)據(jù)，都是試運行階段必須保留的。電算化后產(chǎn)生的機(jī)制憑證與人工制作憑證，二者在操作審核監(jiān)督制度上有很大的不同，操作者出現(xiàn)錯誤的原因也有所不同，因此需要同時保留人工與計算機(jī)并行的記錄，借此比較并找出錯誤原因。
    3．難以建立嚴(yán)格的管理制度。在手工與計算機(jī)并行期間，會計人員的工作量肯定比以前大了許多，而且由于可能出現(xiàn)很多問題，造成人手短缺的局面，容易出現(xiàn)無法按權(quán)限管理要求上崗的局面，會計人員也不能馬上適應(yīng)會計電算化的崗位職責(zé)要求。這是一個必須解決的矛盾，只有嚴(yán)格按照權(quán)限分配的崗位進(jìn)行操作，才有可能在完全電算化的情況下更好地完成會計工作。

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