會(huì)計(jì)證《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》第九章知識(shí)點(diǎn)：會(huì)計(jì)檔案保管

更新時(shí)間：2013-02-05 09:09:07 來源：|0

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摘要各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。

　　第二節(jié)　會(huì)計(jì)檔案保管

　　一、會(huì)計(jì)檔案歸檔

　　各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。

　　(1)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

　　(2)未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

　　(3)個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限

　　各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。

　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各類會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的保管期限，辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，見表9―1。

　　表9―1　　　企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表

　　其中：

　　(1)保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有1個(gè)：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告

　　(2)保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有3個(gè)：銀行存款調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、固定資產(chǎn)卡片(固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后5年)

　　(3)保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有2個(gè)：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬

　　(4)保管期限為永久的會(huì)計(jì)檔案有3個(gè)：年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊

　　其余均為15年

　　表9-2 財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表

保管期限	具體內(nèi)容
3年的	財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)
5年的	財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表；行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表。
10年的	國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證；各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表；財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)、撥貸款年報(bào)；稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表）。
15年的	行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證；各種完稅憑證和繳、退庫憑證；財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。明細(xì)分類、分戶賬和登記簿
25年的	稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬
永久保存	財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)（決算）。

　　三、會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制和交接

　　(一)會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制(重點(diǎn))

　　各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　(二)會(huì)計(jì)檔案的交接

　　1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

　　3.單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

　　4.單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　7.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　8.單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　9.交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀

　　會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定和審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(1)對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

　　(2)各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門和會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。

　　(3)國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

　　(4)各級(jí)財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由同級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)派員參加監(jiān)銷。

　　(5)正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀

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