電算化系統(tǒng)中憑證輸入時的注意問題
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(1)通用賬務處理系統(tǒng)一般允許輸入一借一貸、一借多貸。一貸多借，甚至多借多貸的記賬憑證，對一張憑證中的筆數(shù)沒有限制。但用戶在使用時仍應按會計制度的規(guī)定，一張記賬憑證記錄一筆完整的會計業(yè)務，不應將不同的業(yè)務記錄在一張憑證上。
(2)對于設有輔助核算的會計科目輸入時，系統(tǒng)將在相應位置開設窗口，提示輸入相應內(nèi)容。例如，設有數(shù)量核算的，系統(tǒng)將要求輸入數(shù)量和單價;需要進行外幣核算的，將要求輸入對應外幣金額和匯率;設為銀行類別的，將要求輸入結(jié)算類別和結(jié)算單據(jù)號。這些內(nèi)容應按要求輸入。
(3)憑證輸入完畢，系統(tǒng)自動將進入系統(tǒng)時注冊的操作人員的姓名填入有關(guān)簽章位置。該項內(nèi)容不需輸入。
(4)通用會計軟件，除了設有自動轉(zhuǎn)賬功能外，一般還設有定義憑證格式功能。設置定義憑證格式功能是為處理那些有規(guī)律性的會計業(yè)務。在一個會計期間內(nèi)(一般為一個月)，經(jīng)常會出現(xiàn)會計業(yè)務性質(zhì)相同只是日期和金額不同的情況。例如，會計軟件開發(fā)公司銷售通用會計軟件，每套軟件5000元。此類業(yè)務的收款憑證除日期和所收支票的結(jié)算號以外，其他憑證要素的基本內(nèi)容相同。
為了減少記賬憑證輸入的工作量，加快憑證輸入的速度，可以事先在這類憑證中設置摘要和借貸方會計科目等會計要素，并將其以文件形式保存在系統(tǒng)中。一般稱這種特殊的憑證為自動定義格式憑證。當需要輸入這類業(yè)務的記賬憑證時，可以按系統(tǒng)提示調(diào)出相應的格式，輸入該筆業(yè)務的日期和金額，即可完成一張憑證的錄入工作。自動定義格式憑證與自動轉(zhuǎn)賬的功能相似但使用場合不同。
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