全國版會計從業(yè)《電算化》第4章第2節(jié)（上）：電算化會計賬務處理流程
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第二節(jié) 電算化會計賬務處理流程(上)
一、總體框架
(一)總體結構
本套會計電算化教材所涉及到的模塊為總賬、財務報表、工資、應收、應付、固定資產(chǎn)系統(tǒng)。
(二)企業(yè)賬套建立及系統(tǒng)啟用基本操作
1.操作流程
企業(yè)建賬的工作流程如圖所示。為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設置了建賬向導，用來引導用戶的建賬過程。
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二、系統(tǒng)管理操作
(一)系統(tǒng)管理使用者
鑒于系統(tǒng)管理模塊在整個會計信息系統(tǒng)中的地位和重要性，因此，對系統(tǒng)管理模塊的使用系統(tǒng)予以嚴格控制。系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員(admin)的身份，二是以賬套主管的身份。
1.以系統(tǒng)管理員的身份注冊系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理員負責整個應用系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出(恢復和備份)，設置操作員和權限，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程，清除異常任務等。
系統(tǒng)管理員是系統(tǒng)中權限最高的操作員，他要對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和運行安全負責。通用會計信息系統(tǒng)中一般預置默認的系統(tǒng)管理員及口令，企業(yè)在正確安裝應用系統(tǒng)后，應該及時更改系統(tǒng)管理員的密碼，以保障系統(tǒng)的安全性。
2.以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理
賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所管理的賬套進行修改、對年度賬的管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結轉)，以及該賬套操作員權限的設置。
(二)啟動與注冊系統(tǒng)管理
例4-1：
以系統(tǒng)管理員(admin)的身份啟動并注冊系統(tǒng)管理。
(三)增加操作員
操作員是指有權登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進行操作的人員。每次注冊或登錄系統(tǒng)，都要進行操作員身份的合法性檢查。操作員及權限管理提供了按照預先設定的崗位分工進行授權、分權功能，只有進行嚴格的操作分工和權限控制，才可能一方面避免與業(yè)務無關人員對系統(tǒng)的操作，另一方面對系統(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。
只有系統(tǒng)管理員有權限增加操作員。增加系統(tǒng)操作員時，必須明確以下關于操作員的特征信息：編號、姓名、口令和所屬部門。
例4-2：
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(四)建立賬套
建立賬套是企業(yè)應用會計信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，其中涉及很多與日后核算相關的內(nèi)容。為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設置了建賬向導，用來引導用戶的建賬過程。建立企業(yè)賬套時，需要向系統(tǒng)提供以下表征企業(yè)特征的信息，歸類如下：
(1)賬套基本信息：包括賬套號、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑。
由于在一個會計信息系統(tǒng)中，可以建立多個企業(yè)賬套，因此必須設置賬套號作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的唯一標識。
賬套名稱一般用來描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該賬套的用途命名。賬套號與賬套名稱是一一對應的關系，共同來代表特定的核算賬套。
賬套路徑用來指明賬套在計算機系統(tǒng)中的存放位置，為方便用戶，應用系統(tǒng)中一般預設一個存儲位置，稱其為默認路徑，但允許用戶更改。
賬套啟用日期用于規(guī)定該企業(yè)用計算機進行業(yè)務處理的起點，一般要指定年、月。啟用日期在第一次初始設置時設定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要設置企業(yè)的會計期間，即確認會計月份的起始日期和結賬日期。
(2)核算單位基本信息：包括企業(yè)名稱、簡稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。
在以上各項信息中，單位全稱是必須項，因為發(fā)票打印時要使用企業(yè)全稱，其余情況全部使用企業(yè)的簡稱。
(3)賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業(yè)性質、企業(yè)類型、賬套主管、編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)精度等。
記賬本位幣是企業(yè)必須明確指定的，通常系統(tǒng)默認為人民幣，很多軟件也提供以某種外幣作為記賬本位幣的功能。為了滿足多幣種核算的要求，系統(tǒng)都提供設置外幣及匯率的功能。
企業(yè)類型是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務類型的必要信息，選擇不同的企業(yè)類型，系統(tǒng)在業(yè)務處理范圍上有所不同。
行業(yè)性質表明企業(yè)所執(zhí)行的會計制度。行業(yè)性質的選擇將決定企業(yè)用到的一級會計科目。企業(yè)從方便使用出發(fā)，系統(tǒng)一般內(nèi)置不同行業(yè)的一級科目和部分常用二級科目供用戶選擇使用，在此基礎上，用戶可以根據(jù)本單位的實際需要增設或修改必要的明細核算科目。
編碼方案，又叫編碼規(guī)則，是對企業(yè)關鍵核算對象進行分類級次及各級編碼長度的指定，以便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理。編碼方案設置包括級次和級長的設定。級次是指編碼共分幾級，級長是指每級編碼的位數(shù)?？稍O置編碼方案的內(nèi)容一般包括科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應商分類編碼、部門編碼和結算方式編碼等。編碼方案的設置取決于核算單位經(jīng)濟業(yè)務的復雜程度、核算與統(tǒng)計要求。
以會計科目編碼為例，如果在確定編碼方案時，設置會計科目編碼規(guī)則為4-2-2，意味著企業(yè)會計科目編碼共分四級，一級會計科目為4位，二級會計科目為2位，三級會計科目編碼也為2位。那么在建立會計科目時，就需要遵從以上設置原則，如銀行存款各級科目編碼示意如下：
科目名稱：銀行存款-中行-人民幣
科目級次： 一級 二級 三級
科目編碼： 1002 01 01
編碼規(guī)則： 4-2-2
數(shù)據(jù)精度：是指定義數(shù)據(jù)的保留小數(shù)位數(shù)。在會計核算過程中，由于各企業(yè)對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，有必要明確定義主要數(shù)量、金額的小數(shù)保留位數(shù)，以保證數(shù)據(jù)處理的一致性。
例4-3：
(1)賬套信息
賬套號：888;賬套名稱：北京新瑞科技有限公司;采用默認賬套路徑;啟用會計期：2011年1月;會計期間設置：1月1日至12月31日。
(2)單位信息
單位名稱：北京新瑞科技有限公司;單位簡稱：新瑞科技。
(3)核算類型
該企業(yè)的記賬本位幣為人民幣(RMB);企業(yè)類型為工業(yè);行業(yè)性質為2007年新會計準則;賬套主管為陳力;按行業(yè)性質預置科目。
(4)基礎信息
該企業(yè)有外幣核算，進行經(jīng)濟業(yè)務處理時，需要對存貨、客戶、供應商進行分類。
(5)分類編碼方案
科目編碼級次：4222
其他：默認
(6) 數(shù)據(jù)精度
該企業(yè)對存貨數(shù)量、單價小數(shù)位定為2。
(7)系統(tǒng)啟用
“總賬”模塊的啟用日期為“2011年1月1日”。
(五)權限分配
根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制的要求，系統(tǒng)操作員要有嚴格的崗位分工，不能越權操作。權限設置就是對允許登錄系統(tǒng)的操作員規(guī)定操作權限，嚴禁越權操作的行為發(fā)生。
系統(tǒng)管理員和賬套主管，兩者都有權設置操作員的權限。所不同的是，系統(tǒng)管理員可以指定或取消某一操作員為一個賬套的主管，也可以對系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作員進行授權;而賬套主管的權限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內(nèi)，賬套主管默認擁有全部操作權限，可以針對本賬套的操作員進行權限設置。
賬套主管自動擁有所在模塊的所有操作權限。
例4-4：
(1)陳力--賬套主管
負責財務軟件運行環(huán)境的建立，以及各項初始設置工作;負責財務軟件的日常運行管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行;負責總賬系統(tǒng)的憑證審核、記賬、賬簿查詢、月末結賬工作;負責報表管理及其財務分析工作。
具有系統(tǒng)所有模塊的全部權限。
(2)李南―出納
負責現(xiàn)金、銀行賬管理工作。
具有“總賬-出納簽字”權限，具有“現(xiàn)金管理”的全部操作權限。
(3)劉陽―會計
負責總賬系統(tǒng)的憑證管理工作、客戶往來和供應商往來管理工作及報表管理工作。
具有“總賬”、“往來”、“財務報表”的全部權限。
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