全國(guó)會(huì)計(jì)證《會(huì)計(jì)電算化》第四章第三節(jié)文字表格編輯講義

　　第三節(jié)文字表格編輯操作

　　一、漢字系統(tǒng)的基本知識(shí)

　　(一)漢字編碼

　　1.輸入碼

　　目前，最成熟、最簡(jiǎn)便易行和實(shí)用的是鍵盤輸入法。漢字輸入碼(外碼)是指用戶從鍵盤上鍵入漢字時(shí)所使用的漢字編碼。為了便于使用英文字母來(lái)鍵入漢字，就必須使用字母數(shù)字串來(lái)代表漢字。常用的輸入碼有區(qū)位碼、首尾碼、拼音碼、智能ABC、王碼拼音、五筆字型碼等。用戶可以任意選擇輸入方法。輸入的漢字碼由鍵盤管理程序轉(zhuǎn)換成機(jī)內(nèi)碼，以便處理、保存、顯示、打印和傳輸?shù)取?/P>

　　2.內(nèi)碼

　　內(nèi)碼(機(jī)內(nèi)碼)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部用來(lái)表示中、西文信息的代碼，也稱漢字存儲(chǔ)碼。漢字在計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲(chǔ)時(shí)，一般用兩個(gè)字節(jié)表示漢字內(nèi)碼。漢字內(nèi)碼主要用來(lái)對(duì)漢字進(jìn)行存儲(chǔ)、運(yùn)算和編碼，它通常是用其存放在漢字字庫(kù)中的物理位置表示。可以用漢字字庫(kù)中的序號(hào)或漢字在字庫(kù)中的存儲(chǔ)位置來(lái)表示。

　　3.交換碼(國(guó)標(biāo)碼)

　　計(jì)算機(jī)與其他系統(tǒng)或設(shè)備之間交換漢字信息的標(biāo)準(zhǔn)編碼稱為漢字交換碼，又稱國(guó)標(biāo)碼。在漢字交換碼中，每個(gè)漢字用兩個(gè)字節(jié)表示。國(guó)標(biāo)碼兩個(gè)字節(jié)的最高位都是“0”，而機(jī)內(nèi)碼兩個(gè)字節(jié)的最高位都是“1”。由此可見(jiàn)，漢字國(guó)標(biāo)碼與機(jī)內(nèi)碼之間有一個(gè)對(duì)應(yīng)的關(guān)系，只要將機(jī)內(nèi)碼的兩個(gè)字節(jié)的高位“1”變?yōu)椤?”，則是該漢字的國(guó)標(biāo)碼，反之亦然。

　　4.輸出碼

　　漢字輸出碼又稱漢字字形碼(或稱漢字字模碼)。漢字輸出碼的作用是輸出漢字，對(duì)漢字字形經(jīng)過(guò)點(diǎn)陣的數(shù)字化后形成的一串二進(jìn)制數(shù)稱為漢字輸出碼。

　　(二)漢字字形的數(shù)字化與漢字庫(kù)

　　1.漢字字形的數(shù)字化

　　描述字符(包括漢字)字形的方法主要有兩種：點(diǎn)陣字形和輪廓字形。一般來(lái)說(shuō)，表現(xiàn)漢字時(shí)使用的點(diǎn)陣數(shù)越高，則漢字字形的質(zhì)量就越好，當(dāng)然，每個(gè)漢字點(diǎn)陣的存儲(chǔ)容量也越大。

　　2.漢字庫(kù)

　　在計(jì)算機(jī)內(nèi)處理的是漢字的內(nèi)碼，而通過(guò)顯示器、打印機(jī)輸出的是漢字的字形，所以，必須事先把全部的漢字字形放在計(jì)算機(jī)內(nèi)，并通過(guò)漢字處理系統(tǒng)的專門處理程序自動(dòng)把要輸出的文字內(nèi)碼轉(zhuǎn)換成對(duì)應(yīng)的漢字字形后才能輸出。全部漢字字形的集合稱為漢字字形庫(kù)。目前，我國(guó)的漢字系統(tǒng)一般都是用國(guó)標(biāo)GB2312―80規(guī)定的兩級(jí)常用漢字建立漢字庫(kù)。

　　(三)漢字的顯示方式

　　(1)字符方式。在處理漢字時(shí)，直接用內(nèi)碼傳送和處理的方式叫做字符方式。

　　(2)圖形方式。在顯示或打印漢字時(shí)，直接把漢字的字模點(diǎn)陣信息傳送到輸出設(shè)備的輸出方式叫做圖形方式。采用這種方式無(wú)需轉(zhuǎn)換就可以在輸出設(shè)備上直接輸出漢字。

　　(3)全角和半角。所謂半角字符是指在存儲(chǔ)和輸出時(shí)占用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)字符位(即一個(gè)字節(jié))的字符。ASCII碼表中所有的英文字母及符號(hào)都是半角字符。全角字符一般要占兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)字符位，所有漢字和漢字國(guó)標(biāo)碼表內(nèi)的圖形符號(hào)、英、日、俄、羅馬字母等都屬于全角字符。

　　二、漢字輸入方法

　　(一)漢字輸入方法概述

　　漢字輸入計(jì)算機(jī)的方法有兩大類：第一類是鍵盤輸入法，這是最普遍的，用戶利用各種漢字輸入方法的編碼敲擊鍵盤來(lái)輸入漢字;第二類是非鍵盤輸入法。

　　1.鍵盤輸入

　　利用鍵盤輸入漢字的漢字輸入方法，按照編碼原理主要分為以下幾種類型：數(shù)字碼、拼音碼、字形碼、以發(fā)音為主以字形為輔的音形碼和以字形為主以發(fā)音為輔的形音碼。

　　2.非鍵盤輸入

　　非鍵盤輸入法主要包括：語(yǔ)音輸入、筆輸入，它是利用電磁感應(yīng)原理將數(shù)字化與特定識(shí)別軟件相結(jié)合，從而形成的手寫輸入設(shè)備;掃描識(shí)別輸入，是使書面圖文資料成批快速輸入計(jì)算機(jī)的最好手段，這種輸入法需要配備掃描儀。

　　(二)中文輸入法的選擇

　　一般而言，計(jì)算機(jī)默認(rèn)的字符輸入狀態(tài)是英文。Widows提供了多種中文輸入法，如“微軟拼音”、“全拼”、“智能ABc”等，用戶還可安裝自己需要的輸入法�？梢酝ㄟ^(guò)組合鍵Ctrl+Shift的連續(xù)操作，用鍵盤方式選擇不同的輸入法。

　　無(wú)論切換到哪種中文輸入法，如果希望切換回英文輸入法，均可按“Ctrl+空格”組合鍵來(lái)實(shí)現(xiàn)。該組合鍵可以快速進(jìn)行中英文輸入法之間的切換。

　　智能ABC輸入法又稱標(biāo)準(zhǔn)輸入法，是以漢語(yǔ)拼音為基礎(chǔ)的，可以很方便地輸入常用詞組，是一種快速實(shí)用的漢字輸入法。該輸入法完全遵循標(biāo)準(zhǔn)漢語(yǔ)拼音方案，具有操作簡(jiǎn)便、自動(dòng)造詞、智能處理等特點(diǎn)，并且把對(duì)漢字單字的頻度調(diào)整和對(duì)詞組的智能記憶處理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。

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    三、文字編輯操作

　　(一)文字處理軟件的啟動(dòng)和退出Word的常用啟動(dòng)方法有以下三種：

　　(1)從“開(kāi)始”菜單啟動(dòng)。打開(kāi)“開(kāi)始”菜單，選擇“所有程序”菜單中的“Microsoft　Office”下的“Microsoft　Office　Word　2003”命令，單擊左鍵即可。

　　(2)從桌面的快捷方式啟動(dòng)。如果已為Word在桌面上建立了快捷方式，可用鼠標(biāo)雙擊該快捷方式圖標(biāo)。

　　(3)利用Word的文檔文件啟動(dòng)。用鼠標(biāo)雙擊任意一個(gè)Word創(chuàng)建的文檔文件，或者在“開(kāi)始”菜單的“文檔”級(jí)聯(lián)菜單中選擇一個(gè)Word文檔，可在啟動(dòng)Word的同時(shí)，打開(kāi)該文檔的編輯窗口。

　　Word成功啟動(dòng)后，屏幕上將出現(xiàn)一個(gè)Word窗口，并自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)文件名為“文檔1”的文件(第三種方法除外)。

　　要退出Word，即關(guān)閉Word應(yīng)用程序，可選擇下列任何一種方法：

　　(1)單擊“文件”菜單中的“退出”命令。

　　(2)單擊Word窗口標(biāo)題欄的“關(guān)閉”按鈕。

　　(3)雙擊Word窗口標(biāo)題欄左上角的控制按鈕。

　　素組成。

　　(1)標(biāo)題欄。標(biāo)題欄位于窗口的上方。標(biāo)題欄的最左端是Word圖標(biāo)(也叫控制按鈕)，單擊該按鈕時(shí)彈出“控制”菜單，控制菜單中包括對(duì)主窗口進(jìn)行最大化、最小化、關(guān)閉等命令，雙擊該按鈕時(shí)可以退出Word。單擊“最小化”按鈕可使窗口縮小為圖標(biāo)，此時(shí)，Word并沒(méi)有關(guān)閉，只是進(jìn)入后臺(tái)操作而已。

　　(2)菜單欄。菜單欄位于標(biāo)題欄下面，列出可用于建立、保存以及其他的文檔操作命令，它包含了在Word中所需要的絕大部分操作命令。

　　(3)工具欄。工具欄由帶圖標(biāo)的按鈕組成，代表菜單中常用的命令。Word的工具欄包括常用工具欄、格式工具欄等，在默認(rèn)情況下，“常用”和“格式”工具欄以固定的形式并排顯示在菜單欄的下方。

　　(4)標(biāo)尺。在Word窗口中有水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺兩種，水平標(biāo)尺位于編輯區(qū)的上部，垂直標(biāo)尺位于編輯區(qū)的左側(cè)。標(biāo)尺帶有度量刻度和標(biāo)記，可以幫助用戶在格式設(shè)計(jì)時(shí)進(jìn)行定位。標(biāo)尺的顯示和取消，均可通過(guò)視圖菜單中的“標(biāo)尺”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　(5)滾動(dòng)條。在Word窗口中有水平滾動(dòng)條和垂直滾動(dòng)條兩種，當(dāng)文檔內(nèi)容在屏幕上顯示不全時(shí)，使用滾動(dòng)條可以快速查看文檔的其他部分。

　　(6)狀態(tài)欄。狀態(tài)欄在Word窗口的底部，用于顯示光標(biāo)插入點(diǎn)所在位置的信息(如插入點(diǎn)的行號(hào)、列號(hào)、當(dāng)前頁(yè)等)，以及命令的簡(jiǎn)要描述等狀態(tài)信息(如修訂、擴(kuò)展、改寫等)。

　　(7)文本編輯區(qū)。文本編輯區(qū)用來(lái)顯示正在編輯的文檔。在文檔編輯區(qū)中，有一個(gè)不停閃爍的“I”形光標(biāo)，稱為插人點(diǎn)(也稱做插入光標(biāo))，用來(lái)指明文本輸入的當(dāng)前位置，可以通過(guò)移動(dòng)鼠標(biāo)指針并單擊左鍵來(lái)定位，也可以利用鍵盤的光標(biāo)移動(dòng)鍵進(jìn)行定位。

　　(8)選取區(qū)。選取區(qū)是用來(lái)快速選定文本內(nèi)容的區(qū)域，它位于文檔編輯區(qū)左側(cè)的空白區(qū)域。當(dāng)鼠標(biāo)移到選取區(qū)時(shí)，其指針會(huì)由原來(lái)的“1”變成向右的空心箭頭。

　　(三)文檔的輸入與編輯

　　1.創(chuàng)建新文檔

　　在啟動(dòng)Word時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)建立一個(gè)名為“文檔1”的空白新文檔，用戶可以直接在編輯區(qū)中輸入自己的文檔內(nèi)容。word對(duì)以后新建的文檔根據(jù)創(chuàng)建的順序，依次默認(rèn)命名為“文檔2”、“文檔3”等。

　　2.保存文檔

　　保存文檔的時(shí)候，除了點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，或者“文件”菜單的“保存”命令之外，還可用快捷鍵Ctrl+S來(lái)保存。當(dāng)用戶要以一個(gè)新的文件名、新的類型或在新的位置保存文件時(shí)，可選擇“文件”菜單的“另存為”命令。

　　3.打開(kāi)文檔

　　打開(kāi)文檔，就是在內(nèi)存中開(kāi)辟一塊區(qū)域，將文檔從磁盤調(diào)入指定的區(qū)域。打開(kāi)文檔的常用方法是：直接單擊“常用”工具欄的“打開(kāi)”按鈕，在“打開(kāi)”對(duì)話框中首先找到文檔所在的文件夾，在文件列表中選擇要打開(kāi)的文檔，單擊“打開(kāi)”按鈕即可，可以同時(shí)打開(kāi)多個(gè)文檔。4.文檔的編輯

　　編輯是指在文檔中進(jìn)行輸入(包括插入)、刪除、修改、移動(dòng)、復(fù)制等操作。

　　(1)光標(biāo)的移動(dòng)。移動(dòng)光標(biāo)即定位插入點(diǎn)(操作點(diǎn))，移動(dòng)光標(biāo)可以用鍵盤或鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

　　(2)文本的輸入和插入。用戶可以在文本區(qū)中輸入文本的內(nèi)容。若要開(kāi)始新的段落，應(yīng)按下Enter鍵。插入文本時(shí)，只需將插入點(diǎn)光標(biāo)移到要插入的文本位置，再輸入文本即可。進(jìn)行插入操作時(shí)，應(yīng)注意狀態(tài)欄的“改寫”按鈕為灰色，若為黑色輸入的文本會(huì)自動(dòng)替換插入點(diǎn)后的內(nèi)容，雙擊該按鈕可變灰。

　　(3)文本的選取。每次只能選取一塊文本進(jìn)行操作，可以用鼠標(biāo)和鍵盤選取。用鼠標(biāo)選取文本最簡(jiǎn)單的方法是，將鼠標(biāo)指針移到要選取文本的開(kāi)始位置，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，鼠標(biāo)拖過(guò)地方所有的文本都被選中。若要取消所選定的文本，單擊鍵盤上任意一個(gè)方向鍵，或按Esc鍵，或用鼠標(biāo)單擊文本的任何位置。

　　(4)文本的移動(dòng)、復(fù)制和刪除。如果要移動(dòng)文本，首先應(yīng)進(jìn)取待移動(dòng)文本的內(nèi)容，再“剪切”至剪貼板，然后將插入點(diǎn)移動(dòng)到目標(biāo)位置，再進(jìn)行“粘貼”操作�！凹羟小辈僮骺捎谩熬庉嫛辈藛蜗碌摹凹羟小泵�令，或常用工具欄中的“剪切”按鈕，或Ctrl+x來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　如果要復(fù)制文稿，首先應(yīng)選取待復(fù)制文稿的內(nèi)容，再“復(fù)制”到剪貼板，然后將插入點(diǎn)放到目標(biāo)位置，再進(jìn)行“粘貼”操作�！皬�(fù)制”操作可用“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令，或常用工具欄中的“復(fù)制”按鈕，或Ctrl+C來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　如果要?jiǎng)h除一段文稿，首先選取待刪除文稿的內(nèi)容，再按Delete鍵或Backspace鍵

　　(5)文本的查找、替換和定位。打開(kāi)文檔后，首先要確定查找范圍。查找范圍的設(shè)定在“查找”選項(xiàng)卡中，單擊“高級(jí)”按鈕后，即彈出“查找”選項(xiàng)卡中更多的查找選項(xiàng)。在該對(duì)話框中還可設(shè)置“查找”的高級(jí)選項(xiàng)，如設(shè)置待查找內(nèi)容的格式等。在查找替換時(shí)，在“替換”選項(xiàng)卡中，單擊“替換”按鈕，即可將當(dāng)前找到的文字進(jìn)行替換。我們可以通過(guò)“定位”操作來(lái)實(shí)現(xiàn)快速定位，單擊“編輯”菜單的“定位”命令，彈出“查找和替換”對(duì)話框的“定位”選項(xiàng)卡，通過(guò)頁(yè)號(hào)、節(jié)、行等條件進(jìn)行定位。

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　　(6)撤銷和恢復(fù)操作。是Word為糾正編輯過(guò)程中發(fā)生的錯(cuò)誤而提供的操作。“撤銷命令是指撤銷前面進(jìn)行的操作。重復(fù)命令則是指重復(fù)執(zhí)行上一次的編輯命令或操作。“恢復(fù)”命令是執(zhí)行與“撤消”命令相反的操作或命令。

　　(四)排版操作

　　文檔的格式化設(shè)置包括設(shè)置字符格式、段落格式等許多工作，這里主要介紹一些最基本的操作。

　　(1)設(shè)置字符格式。字符格式設(shè)置包括字體、字號(hào)、字形的設(shè)置及對(duì)字符的各種修飾。如果只是對(duì)字體進(jìn)行一些常規(guī)的格式設(shè)置，可以直接利用“格式”工具欄上的命令按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)，它們是“字體”、“字號(hào)”，“加粗”、“傾斜”、“下劃線”、“邊框”、“字符底紋”和“字符縮放”按鈕，還有“字體顏色”按鈕。

　　(2)設(shè)置段落格式。通過(guò)設(shè)置段落格式可以改變段落的外觀。段落格式設(shè)置主要包括段落的縮進(jìn)和對(duì)齊、行間距和段間距等。 四、表格編輯操作

　　表格是由不同行列的單元格組成的，在單元格中既可以填寫文字也可以插入圖片。(一)創(chuàng)建表格

　　創(chuàng)建表格有兩種方式：使用“繪制表格”工具創(chuàng)建復(fù)雜的表格和使用“插入表格”命令創(chuàng)建簡(jiǎn)單的表格。這兩種方法都是先建表格再填寫表格內(nèi)容。還可以反過(guò)來(lái)做，即先填寫表格內(nèi)容，再建表格，即將已有的文字段落轉(zhuǎn)換為表格。

　　(二)在表格內(nèi)移動(dòng)光標(biāo)

　　在單元格中鍵人文本時(shí)，如需將插入點(diǎn)從一個(gè)單元格移到另一個(gè)單元格，用鼠標(biāo)單擊該單元格即可。移動(dòng)插入點(diǎn)使用鼠標(biāo)雖然簡(jiǎn)單，但鍵入文本時(shí)，常使用鍵盤。如果用鍵盤來(lái)移動(dòng)插入點(diǎn)就會(huì)節(jié)省時(shí)間，操作也方便。

　　(三)在單元格中輸入文字

　　首先，用鼠標(biāo)或用組合鍵將插入光標(biāo)移到要插人數(shù)據(jù)的表格內(nèi)，在單元格中鍵入文本與在文檔窗口鍵人文本的方法完全一樣。所有編輯文本的方法在單元格內(nèi)也同樣適用。

　　(四)修改表格

　　1.選擇單元格、行、列或整個(gè)表格

　　(1)用鼠標(biāo)在表格內(nèi)選擇。當(dāng)鼠標(biāo)指針置于表格上方時(shí)，會(huì)在表格的左上角顯示一個(gè)按鈕圖，單擊該按鈕，即選中整個(gè)表格。拖動(dòng)該按鈕，即可移動(dòng)整個(gè)表格。

　　(2)用鍵盤選擇表格項(xiàng)目。

　　(3)用菜單命令選擇表格項(xiàng)目。先單擊表格中要選擇的項(xiàng)目，然后，用“表格”菜單中的“選定行”、“選定列”及“選定表格”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)。

　　2.在表格中添加單元格、行或列

　　可分別采用菜單或工具欄按鈕的方法添加單元格、行或列。如果用工具欄按鈕操作，先要在“視圖”菜單下打開(kāi)“表格和邊框”工具。

　　用菜單操作時(shí)，選擇要插入的單元格(行或列)，執(zhí)行“表格”菜單下的“插入單元格”命令。

　　刪除列或行的方法基本相同。首先，選定要?jiǎng)h除的列或行，然后，單擊“表格”菜單的“刪除”級(jí)聯(lián)菜單的“列”或“行”命令。

　　(五)表格數(shù)據(jù)計(jì)算

　　在Word表格中進(jìn)行計(jì)算的步驟如下：(1)單擊要放置計(jì)算結(jié)果的單元格。(2)單擊“表格”菜單中的“公式”命令。(3)Word將根據(jù)計(jì)算結(jié)果的單元格位置不同提出不同的建議公式。

　　(4)在“粘貼函數(shù)”框中，單擊所需的公式。

　　注意：如果要對(duì)整行或整列求和，需要在每個(gè)空單元格中鍵入零值。

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