吉林會計從業(yè)資格考試《會計基礎》第四章第四節(jié)會計憑證的傳遞和保管
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第四章 會計憑證
第四節(jié) 會計憑證的傳遞和保管
一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指會計憑證從取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部各有關部門和人員之間的傳送程序。
1.定傳遞線路，結(jié)合經(jīng)濟業(yè)務的特點、內(nèi)部機構(gòu)和人員分工情況。
2.定傳遞時間，根據(jù)有關部門和人員辦理經(jīng)濟業(yè)務的情況。
在制定合理的憑證傳遞程序和時間時，通常考慮以下幾點：
1.要根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務的特點、企業(yè)內(nèi)部的機構(gòu)設置和人員分工情況以及管理上的要求等。使有關部門既能按規(guī)定手續(xù)處理業(yè)務，又能利用憑證資料掌握情況，提供數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)一致。同時還要注意流程合理，避免不必要的環(huán)節(jié)，以加快傳遞速度。
2.要根據(jù)有關部門和人員辦理業(yè)務的必要手續(xù)時間，確定憑證的傳遞時間，時間過緊，會影響業(yè)務手續(xù)的完成，過松則影響工作效率。
3.要通過調(diào)查研究和協(xié)商來制訂會計憑證的傳遞程序和傳遞時間。原始憑證大多涉及本單位的內(nèi)部各個部門和經(jīng)辦人員，因此，會計部門應會同有關部門和人員共同協(xié)商其傳遞程序和時間。記賬憑證是會計部門的內(nèi)部憑證，可由會計主管會同制證、審核、出納、記賬等有關人員商定其傳遞程序和時間。
會計憑證的傳遞程序和傳遞時間確定后，可分別為若干主要業(yè)務繪成流程圖或流程表，通知有關人員遵守執(zhí)行。執(zhí)行中如有不合理的地方，可隨時根據(jù)實際情況加以修改。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管，是指會計憑證登賬后的整理、裝訂和歸檔存查工作。保管要求具體包括：
1.會計憑證應當及時傳遞，不得積壓。
2.會計憑證登記完畢后，應當按照分類和編號順序保管，不得散亂丟失。
3.記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份和起訖日期、憑證各類、起訖號碼，由裝訂人在裝訂線簽外簽名或者蓋章。
對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明原始憑證的張數(shù)，所屬記賬憑證的日期、編號、各類，封面一式兩份，一份作為原始憑證裝訂成冊的封面，封面止上注明“附件”字樣，另一份附在記賬憑證的后面，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。
各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證，應當另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬工憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
4.原始憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員和單位負責人批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應當在專設的登記簿上登記所復制的會計憑證名稱、張數(shù)，并由提供人員和收人員共同簽名或者蓋章。
5.從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員和單位領導人批準后，才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況，由單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員和單位領導人批準牾，代作原始憑證。
6.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
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