北京會(huì)計(jì)證《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》第四章第四節(jié)會(huì)計(jì)憑證的傳遞講義

　　第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管

　　一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞

　　會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指從會(huì)計(jì)憑證取得或填制起至歸檔保管時(shí)止，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間按照規(guī)定的時(shí)間、程序進(jìn)行處理的過程。各種會(huì)計(jì)憑證，他們所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不同，涉及的部門和人員不同，辦理的業(yè)務(wù)手續(xù)也不同，因此，應(yīng)當(dāng)為各種會(huì)計(jì)憑證規(guī)定一個(gè)合理的傳遞程序，即一張會(huì)計(jì)憑證填制后應(yīng)交到哪個(gè)部門，哪個(gè)崗位，由誰辦理業(yè)務(wù)手續(xù)等，直到歸檔保管為止。

　　(一)會(huì)計(jì)憑證傳遞的意義

　　正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，對(duì)于提高會(huì)計(jì)核算資料的及時(shí)性、正確組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任、實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督、具有重要意義。

　　1、正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，有利于提高工作效率

　　正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，能夠及時(shí)、真實(shí)反映和監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，為經(jīng)濟(jì)管理提供可靠的經(jīng)濟(jì)信息。同時(shí)，也例如，材料運(yùn)到企業(yè)后，倉庫保管員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將材料驗(yàn)收入庫，填制“收料單”，注明實(shí)收數(shù)量等情況，并將“收料單”及時(shí)送到財(cái)會(huì)部門及其他有關(guān)部門。財(cái)會(huì)部門接到“收料單”，經(jīng)審核無誤，就應(yīng)及時(shí)編制記賬憑證和登記賬簿，生產(chǎn)部門得到該批材料已驗(yàn)收入庫憑證后，便可辦理有關(guān)領(lǐng)料手續(xù)，用于產(chǎn)品生產(chǎn)等。如果倉庫保管員未按時(shí)填寫“收料單”或雖填寫“收料單”，但沒有及時(shí)送到有關(guān)部門，就會(huì)給人以材料尚未入庫的假象，影響企業(yè)生產(chǎn)正常進(jìn)行。

　　2、正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，能更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督作用

　　正確組織會(huì)計(jì)憑證的傳遞，便于有關(guān)部門和個(gè)人分工協(xié)作，相互牽制，加強(qiáng)崗位責(zé)任制，更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督作用。例如，從材料運(yùn)到企業(yè)驗(yàn)收入庫，需要多少時(shí)間，有誰填制“收料單”，何時(shí)將“收料單”送到供應(yīng)部門和財(cái)會(huì)部門，會(huì)計(jì)部門收到“收料單”后由誰進(jìn)行審核，并同供應(yīng)部門的發(fā)貨票進(jìn)行核對(duì)，由誰何時(shí)編制記賬憑證和登記賬簿，由誰負(fù)責(zé)整理保管憑證等。這樣，就把材料收入業(yè)務(wù)驗(yàn)收入庫到登記入賬的全部工作，在本單位內(nèi)部進(jìn)行分工合作，共同完成。同時(shí)可以考核經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員是否按規(guī)定的會(huì)計(jì)手續(xù)辦理，從而加強(qiáng)經(jīng)營管理，提高工作質(zhì)量。

　　(二)會(huì)計(jì)憑證傳遞的基本要求

　　各單位的經(jīng)營業(yè)務(wù)性質(zhì)是多種多樣的，各種經(jīng)營業(yè)務(wù)又有各自的特點(diǎn)，所以，辦理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的部門和人員以及辦理憑證所需要的時(shí)間、傳遞程序也必然各不相同。這就要求每個(gè)單位都必須根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理特點(diǎn)，由單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)同會(huì)計(jì)部門及有關(guān)部門共同設(shè)計(jì)制訂出一套會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序，使各個(gè)部門保證有序、及時(shí)地按規(guī)定的程序處理憑證傳遞。各單位在設(shè)計(jì)制定會(huì)計(jì)憑證傳遞時(shí)，應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：?

　　1、根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，明確會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序

　　由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的內(nèi)容不同，企業(yè)管理的要求也不盡相同。在會(huì)計(jì)憑證的傳遞過程中，要根據(jù)具體情況，確定每一種憑證的傳遞程序和方法。合理制訂會(huì)計(jì)憑證所經(jīng)過的環(huán)節(jié)，規(guī)定每個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)傳遞的相關(guān)責(zé)任人員，規(guī)定會(huì)計(jì)憑證的聯(lián)數(shù)以及每一聯(lián)憑證的用途。做到既可使各有關(guān)部門和人員了解經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況、及時(shí)辦理手續(xù)，又可避免憑證經(jīng)過不必要的環(huán)節(jié)，以提高工作效率。

　　2、規(guī)定會(huì)計(jì)憑證經(jīng)過每個(gè)環(huán)節(jié)所需要的時(shí)間，以保證憑證傳遞的及時(shí)性?

　　會(huì)計(jì)憑證的傳遞時(shí)間，應(yīng)考慮各部門和有關(guān)人員的工作內(nèi)容和工作量在正常情況下完成的時(shí)間，明確規(guī)定各種憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)上停留的最長(zhǎng)時(shí)間，不能拖延和積壓會(huì)計(jì)憑證，以免影響會(huì)計(jì)工作的正常程序。一切會(huì)計(jì)憑證的傳遞和處理，都應(yīng)在報(bào)告期內(nèi)完成，不允許跨期，否則將影響會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。

　　會(huì)計(jì)憑證在傳遞過程中的銜接手續(xù)，應(yīng)該做到既完備、嚴(yán)密，又簡(jiǎn)單易行。憑證的收發(fā)、交接都應(yīng)當(dāng)按一定的手續(xù)制度辦理，以保證會(huì)計(jì)憑證的安全和完整。會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序、傳遞時(shí)間和銜接手續(xù)明確后，制定憑證傳遞程序，規(guī)定憑證傳遞路線、環(huán)節(jié)及在各個(gè)環(huán)節(jié)上的時(shí)間、處理內(nèi)容及交接手續(xù)，使憑證傳遞工作有條不紊、迅速而有效進(jìn)行。

　　二、會(huì)計(jì)憑證的保管

　　會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。

　　會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、具有法律效力的證明文件，又是登記賬簿的依據(jù)，所以，它是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料。任何企業(yè)在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須按規(guī)定立卷歸檔，形成會(huì)計(jì)檔案資料，妥善保管，以便日后隨時(shí)查閱。

　　會(huì)計(jì)憑證整理保管的要求有：

　　1、各種記賬憑證，連同所附原始憑證和原始憑證匯總表，要分類按順序編號(hào)，定期(一天、五天、十天或一個(gè)月)裝訂成冊(cè)，并加具封面、封底，注明單位名稱、憑證種類、所屬年月和起訖日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等。為防止任意拆裝，應(yīng)在裝訂處貼上封簽，并由經(jīng)辦人員在封簽處加蓋騎縫章。

　　2、對(duì)一些性質(zhì)相同、數(shù)量很多或各種隨時(shí)需要查閱的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上寫明記賬憑證的時(shí)間、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”。

　　3、各種經(jīng)濟(jì)合同和重要的涉外文件等憑證，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)原始憑證和記賬憑證上注明。

　　4、其他單位因有特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以復(fù)制，但應(yīng)在專門的登記簿上進(jìn)行登記，并由提供人員和收取人員共同簽章。

　　5、會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)分類保管，年終應(yīng)登記歸檔。會(huì)計(jì)憑證的保管期限和銷毀手續(xù)，應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行管理。

　　6、會(huì)計(jì)憑證在歸檔后，應(yīng)按年月日順序排列，以便查閱。對(duì)已歸檔憑證的查閱、調(diào)用和復(fù)制，都應(yīng)得到批準(zhǔn)，并辦理一定的手續(xù)。會(huì)計(jì)憑證在保管中應(yīng)防止霉?fàn)€破損和鼠咬蟲蛀，以確保其安全和完整。

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