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北京會(huì)計(jì)證《電算化》第三章第八節(jié)會(huì)計(jì)電算化檔案管理講義

更新時(shí)間:2014-05-30 14:42:14 來(lái)源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 北京會(huì)計(jì)證《電算化》第三章第八節(jié)會(huì)計(jì)電算化檔案管理講義

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  第八節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求

  本節(jié)要點(diǎn):

  電算化會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)

  電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

  記賬憑證的生成與管理

  會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理

  電算化會(huì)計(jì)檔案的保管

  主要內(nèi)容:

  采用磁帶保存會(huì)計(jì)檔案條件的,由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。

  一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)

  二、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

  1)電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

  2)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)

  3)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)賬簿或報(bào)表,具有磁性化和不可見的特點(diǎn)

  4)通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料,以及會(huì)計(jì)軟件程序等,均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管,保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

  三、記賬憑證的生成與管理

  收付款憑證應(yīng)由出納人員簽名蓋章

  手工事先做好記賬憑證,向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證,然后進(jìn)行處理,在這種情況下,保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可

  四、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理

  1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié)?,F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印,如果受到打印機(jī)條件的限制,可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少,不能滿頁(yè)打印的,也可按旬打印輸出。

  3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。

  6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)賬簿或報(bào)表,并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位,如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿,必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意

  8.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,在向外單位提供利用時(shí),檔案原件原則上不得外借

  五、電算化會(huì)計(jì)檔案保管

  1.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),最好放在兩個(gè)不同的建筑物內(nèi)。

  2.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的,要定期進(jìn)行檢查、定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料丟失。一般來(lái)說(shuō),軟盤的存放環(huán)境,溫度4℃―5℃,相對(duì)溫度8%―83%,磁場(chǎng)強(qiáng)度50奧斯特。

  6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

  7.存在會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì),在未打印成書面形式之前,應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說(shuō)來(lái),為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù),這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存,直至其中的會(huì)計(jì)信息完全過(guò)時(shí)為止。

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