北京會計證《電算化》第四章第三節(jié)文字表格編輯操作講義

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　　第三節(jié) 文字表格編輯操作

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，要求了解漢字系統(tǒng)的基本知識，掌握漢字輸入的方法;掌握字處理軟件Word 2000的啟動退出方法、窗口的基本組成，掌握Word 2000的文字編輯操作,以及字符、段落排版操作，能獨(dú)立完成文字錄入、格式編輯、頁面設(shè)置和預(yù)覽輸出等實(shí)際上機(jī)操作;掌握Word表格的創(chuàng)建方法，能夠熟練地對表格進(jìn)行編輯，并且掌握表格中數(shù)據(jù)的計算方法。

　　【內(nèi)容講解】

　　一、漢字系統(tǒng)的基本知識

　　(一)漢字編碼

　　1.輸入碼(外碼)

　　漢字輸入碼(外碼)是指用戶從鍵盤上鍵入漢字時所使用的漢字編碼。漢字輸入碼應(yīng)盡可能做到便于記憶、編碼短、編碼應(yīng)與漢字有較好的對應(yīng)，以便減少重碼率。常用的輸入碼有區(qū)位碼、首尾碼、拼音碼、智能ABC、王碼拼音、五筆字形碼等。

　　2.內(nèi)碼(機(jī)內(nèi)碼、漢字存儲碼)

　　內(nèi)碼是計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部用來表示中、西文信息的代碼，漢字內(nèi)碼主要用來對漢字進(jìn)行存儲、運(yùn)算和編碼的，它通常是用其存放在漢字字庫中的物理位置表示。

　　3.交換碼(國標(biāo)碼)

　　計算機(jī)與其他系統(tǒng)或設(shè)備之間交換漢字信息的標(biāo)準(zhǔn)編碼稱為漢字交換碼，又稱國標(biāo)碼。

　　4.輸出碼(漢字字形碼、漢字字模碼)

　　漢字輸出碼的作用是輸出漢字，對漢字字形經(jīng)過點(diǎn)陣的數(shù)字化后形成的一串二進(jìn)制稱為漢字輸出碼。

　　(二)漢字字形的數(shù)字化與漢字庫

　　1.漢字字形的數(shù)字化

　　描述字符(包括漢字)字形的方法主要有兩種：點(diǎn)陣字形和輪廓字形。一般來說，表現(xiàn)漢字時使用的點(diǎn)陣數(shù)越高，則漢字字形的質(zhì)量越好，每個漢字點(diǎn)陣的存儲容量也越大。

　　2.漢字庫

　　全部漢字字形的集合稱為漢字庫。目前我國的漢字系統(tǒng)一般都使用國標(biāo)GB2312-80規(guī)定的兩級常用漢字建立漢字庫。

　　(三)漢字的顯示方式

　　1.字符方式

　　在處理漢字時，直接用內(nèi)碼傳送和處理的絞澆兇鱟址?絞健?/P>

　　2.圖形方式

　　在顯示或打印漢字時，直接把漢字的字模點(diǎn)陣信息傳送到輸出設(shè)備的輸出方式叫做圖形方式。

　　3.全角和半角

　　所謂半角字符是指在存儲和輸出時占用一個標(biāo)準(zhǔn)字符位(即一個字節(jié))的字符。ASCII碼表中所有的英文字母即符號都是半角字符。全角字符一般要占兩個標(biāo)準(zhǔn)字符位，所有漢字和漢字國標(biāo)碼表內(nèi)的圖形符號、英、日、俄、羅馬字母等都屬于全角字符。

　　二、漢字輸入方法

　　(一)漢字輸入方法概述

　　1.鍵盤輸入

　　利用鍵盤輸入漢字的漢字輸入方法，按照編碼原理主要分為以下幾種類型：數(shù)字碼、拼音碼、字形碼、以發(fā)音為主以字形為輔的音形碼和以字形為主以發(fā)音為輔的形音碼。

　　1)數(shù)字碼：將待編的碼的漢字集以一定的規(guī)則排序后，依次逐個賦予相應(yīng)的數(shù)字串作為漢字輸入代碼。區(qū)位碼和電報碼屬于數(shù)字碼。

　　2)拼音碼：以漢語拼音方案為基礎(chǔ)的輸入方法。

　　3)字形碼：根據(jù)漢字形狀確定的編碼，五筆字形輸入法和鄭碼輸入法屬于字形碼。

　　4)其他輸入方法：音形碼、形音碼

　　2.非鍵盤輸入

　　目前主要有三種方法：一是利用漢字識別技術(shù)，通過特制書寫筆在感應(yīng)板上書寫漢字并輸入計算機(jī)的方法，稱為筆輸入法;二是利用語音識別技術(shù)，通過口說來輸入漢字的方法，稱為語音輸入法;三是掃描識別輸入技術(shù)，即將打印或書寫在紙上的漢字通過掃描儀輸入計算機(jī)，再通過相應(yīng)的軟件處理后轉(zhuǎn)換成漢字機(jī)內(nèi)碼。

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　　(二)中文輸入法的選擇

　　中文Windows操作系統(tǒng)為用戶提供了多種鍵盤輸入方式，它們分別是微軟拼音輸入法、智能ABC輸入法、全拼輸入法等。

　　使用 Ctrl+Shift可以在系統(tǒng)提供的漢字輸入方法之間切換。當(dāng)不斷地按下這個復(fù)合鍵時，系統(tǒng)將在各種輸入方法之間循環(huán)切換，當(dāng)出現(xiàn)需要的漢字輸入法后，停止按鍵即可。另外還可以單擊語言欄圖標(biāo)，在彈出的輸入法菜單中選擇需要的輸入法。

　　使用 Ctrl+Space可以實(shí)現(xiàn)中英文輸入的快速切換。

　　使用Shift+Space可以實(shí)現(xiàn)全角和半角輸入的狀態(tài)切換。

　　使用 Ctrl+。(句號)可以實(shí)現(xiàn)切換中英文標(biāo)點(diǎn)。

　　(三)智能ABC輸入法

　　1.智能ABC輸入法簡介

　　智能ABC輸入法又稱標(biāo)準(zhǔn)輸入法，是以漢語拼音為基礎(chǔ)的，可以很方便地輸入常用詞組，是一種快速實(shí)用的漢字輸入法。該輸入法完全遵循標(biāo)準(zhǔn)漢語拼音方案，具有操作簡便、自動造詞、智能處理等特點(diǎn)，并且把對漢字單字的頻度調(diào)整和對詞組的智能記憶處理有機(jī)結(jié)合起來。用戶只要懂得漢語拼音就可以揮灑自如地在計算機(jī)上輸入漢字和詞組。

　　2. 智能ABC輸入法操作

　　(1)輸入單字

　　在標(biāo)準(zhǔn)輸入狀態(tài)下直接輸入漢字單字地小寫字母可輸入單個字

　　(2)輸入詞組

　　輸入詞組時只要逐個輸入每個單字的拼音碼即可，中間不必加空格;輸入詞組還可以采取省去韻母地輸入方法。能夠只用聲母來輸入漢字或詞組是標(biāo)準(zhǔn)輸入法的優(yōu)點(diǎn)。

　　(3)自動造詞

　　標(biāo)準(zhǔn)輸入法提供了造詞功能。它是用直接選擇重碼的方式，通過確定已輸入的各個音節(jié)所有單字進(jìn)行造詞，待詞組中所有單字都選擇完畢后，系統(tǒng)自動將其作為記憶詞組存入詞庫，之后就可以與輸入基本詞一樣使用該詞組了。

　　(4)輸入特殊字符

　　Windows提供了13種軟鍵盤。利用軟鍵盤可以輸入希臘字母、俄文字母、注音符號、拼音符、日文、標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字序號、特殊符號等。

　　三、文字編輯操作

　　(一)字處理軟件的啟動和退出

　　1、啟動Word

　　啟動Word的方法有多種形式，使用以下任意一種方法都可以啟動Word。

　　(1)從“開始”菜單啟動Word

　　(2)從桌面的快捷方式啟動Word

　　(3)利用Word文檔文件啟動Word

　　2、退出Word

　　要關(guān)閉Word應(yīng)用程序，可選擇下列任何一種方法：

　　(1)單擊“文件”菜單中的“退出”命令

　　(2)單擊Word窗口標(biāo)題欄的“關(guān)閉”按鈕

　　(3)雙擊Word窗口標(biāo)題欄左上角的控制按鈕

　　(二)字處理軟件窗口的基本組成

　　Word 2000窗口主要包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、文檔編輯區(qū)，以及狀態(tài)欄等要素。

　　1. 標(biāo)題欄

　　標(biāo)題欄包含控制菜單框、應(yīng)用程序名Word、文檔名，以及最小化、最大化和關(guān)閉按鈕。

　　2. 菜單欄

　　菜單欄中有文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口和幫助菜單項，他們包含了Word中所需要的絕大部分操作命令。

　　3. 工具欄

　　工具欄中包含了一些常用命令所對應(yīng)的操作按鈕，當(dāng)鼠標(biāo)指針指向工具欄的某個按鈕時，屏幕上就會顯示該按鈕的提示信息，單擊按鈕將執(zhí)行其所對應(yīng)的命令。

　　4. 標(biāo)尺

　　在普通視圖方式下，Word僅顯示水平標(biāo)尺，在頁面視圖或打印預(yù)覽方式下，Word既顯示水平標(biāo)尺也顯示垂直標(biāo)尺。

　　5. 滾動條

　　Word提供了水平和垂直兩種滾動條，使用滾動條可以快速查看文檔。

　　6. 狀態(tài)欄

　　狀態(tài)欄在Word窗口的底部，用于顯示光標(biāo)插入點(diǎn)所在位置的信息，以及命令的簡要描述等狀態(tài)信息。

　　7. 文本編輯區(qū)

　　文本編輯區(qū)用來顯示正在編輯的文檔，是用戶進(jìn)行文本輸入、編輯、格式編排等的區(qū)域。在文本區(qū)中有兩個主要符號：插入點(diǎn)和段落標(biāo)記。

　　8. 選取區(qū)

　　選取區(qū)是用來快速選定文本內(nèi)容的區(qū)域，位于文檔編輯區(qū)左側(cè)的空白區(qū)域。

　　例題：

　　Word中顯示/隱藏工具欄的操作可以通過菜單(D)實(shí)現(xiàn)。

　　A.窗口 B.編輯 C.文件 D.視圖

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　　(四)函數(shù)

　　1、函數(shù)的形式

　　函數(shù)的形式如下：

　　函數(shù)名([參數(shù)1]，[參數(shù)2]……)。函數(shù)名后緊跟括號，括號內(nèi)可以有一個或多個參數(shù)，各個參數(shù)間用逗號分隔，也可以沒有參數(shù)。例如SUM(A2:A3,C4:D5),表示求2個區(qū)域中共6個數(shù)據(jù)的和。

　　2、常用函數(shù)

　　(1)求和函數(shù)SUM。

　　格式：SUM(number1,number2,…)。其中number1,number2等參數(shù)可以是數(shù)值、單元地址或區(qū)域。SUM函數(shù)最多可以有30個參數(shù)。

　　(2)求平均函數(shù)AVERAGE。

　　格式：AVERAGE(number1,number2,…)。其中number1,number2等參數(shù)可以是數(shù)值、單元地址或區(qū)域。

　　(3)求最大值函數(shù)MAX。

　　格式：MAX(number1,number2,…)。

　　(4)求最小值函數(shù)MIN。

　　格式：MIN(number1,number2,…)。

　　(5)條件函數(shù)。

　　格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。

　　函數(shù)的輸入

　　3、函數(shù)的輸入

　　可以通過單擊“常用”工具欄的“粘貼函數(shù)”按鈕來實(shí)現(xiàn);可以通過“插入 / 函數(shù)”菜單命令來實(shí)現(xiàn);也可以直接在單元格中輸入。注意輸入時必須以“=”開頭。

　　(三)文檔的輸入與編輯

　　1. 創(chuàng)建新文檔

　　(1)啟動時自動創(chuàng)建

　　(2)利用“常用”工具欄“新建”按鈕新建文檔

　　(3)利用“文件”菜單中的“新建”按鈕新建文檔

　　2. 保存文檔

　　(1)單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕

　　(2)單擊“文件”菜單中的“保存”命令

　　(3)使用快捷鍵Ctrl+S

　　3. 打開文檔

　　(1)單擊“常用”工具欄中的“打開”按鈕

　　(2)單擊“文件”菜單中的“打開”命令

　　(3)雙擊要打開的文件

　　(4)打開多個文檔，使用Shift鍵或Ctrl鍵

　　4. 文檔的編輯(輸入、刪除、修改、移動、復(fù)制)

　　(1)光標(biāo)的移動

　　用鼠標(biāo)移動光標(biāo)或用鍵盤移動光標(biāo)

　　(2)文本的輸入和插入

　　注意插入操作時“改寫”按鈕的狀態(tài)

　　(3)文本的選取

　　可以用鼠標(biāo)也可以用鍵盤。用鼠標(biāo)最簡單的方法是將鼠標(biāo)指針移到要選取文本的開始位置，按住鼠標(biāo)左鍵拖動，鼠標(biāo)拖過地方所有的文本都被選中。選定文本后，要取消對它的選定，可以在鍵盤上單擊任何一個方向鍵，或者按Esc鍵，或者用鼠標(biāo)單擊文檔的任何位置。

　　(4)文本的移動、復(fù)制和刪除

　　移動：一種方法是通過剪切(Ctrl+X)、粘貼來實(shí)現(xiàn)，另一種方法是按鼠標(biāo)左鍵直接拖動;

　　復(fù)制：一種方法是復(fù)制(Ctrl+C)到剪貼板再粘貼，另一種方法是按住Ctrl鍵拖動選中的文稿;

　　刪除：先選取，再按Delete鍵或Backspace鍵。

　　(5)文本的查找、替換和定位

　?、僭谖臋n中查找和替換：單擊“編輯”菜單的“查找”命令，打開“查找”對話框，在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的文字，單擊“替換”標(biāo)簽，打開“替換”選項卡，在“替換為”框中輸入要替換的內(nèi)容，單擊“替換”或“全部替換”按鈕。

　　②在文檔中快速定位：單擊“編輯”菜單的“定位”命令，彈出“查找和替換”對話框的“定位”選項卡，然后通過頁號、節(jié)、行等條件來進(jìn)行定位。

　　(6)撤銷和恢復(fù)操作

　?、賳螕簟熬庉嫛辈藛沃械摹爸貜?fù)”或“撤銷”命令;

　?、趩螕舫Ｓ霉ぞ邫诘摹俺蜂N”或“恢復(fù)”按鈕;

　?、郯纯旖萱ICtrl+Z(撤銷)和Ctrl+Y(重復(fù))。

　　(四)排版操作

　　1.設(shè)置字符格式

　　字符格式設(shè)置包括字體、字號、字形的設(shè)置及對字符的各種修飾。

　　(1)利用“格式”菜單設(shè)置字符格式

　　(2)利用“格式”工具欄上的命令按鈕設(shè)置字符格式

　　Word中字形、字體、字號的默認(rèn)設(shè)置為常規(guī)、宋體、5號，英文字體為“Times New Roman”。

　　2.設(shè)置段落格式

　　通過設(shè)置段落格式可以改變段落的外觀。段落格式設(shè)置主要包括段落的縮進(jìn)和對齊、行間距和段間距等。

　　(1)文字對齊：單擊“格式”工具欄上的“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”或“分散對齊”工具按鈕?；蛘邌螕簟案袷健辈藛沃械摹岸温洹泵?，在彈出的“段落”對話框中的“對齊方式”中設(shè)置。

　　(2)段落縮進(jìn)：利用水平標(biāo)尺中的縮進(jìn)標(biāo)記設(shè)置;利用“格式”工具欄上的“增加縮進(jìn)量”和“減少縮進(jìn)量”按鈕設(shè)置;利用“段落”對話框設(shè)置;取消縮進(jìn)時，選定段落后在選項卡“特殊格式”框中選擇“無”。

　　(3)行距的設(shè)置：使用“段落”對話框中“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽中的“行距”功能可設(shè)置行距。系統(tǒng)的默認(rèn)設(shè)置為單倍行距。

　　(二)在表格中移動光標(biāo)

　　1. 用鼠標(biāo)操作

　　用鼠標(biāo)單擊目標(biāo)單元格

　　2. 用鍵盤操作

　　用組合鍵在表格內(nèi)移動插入點(diǎn)

　　移動的位置組合鍵移動的位置組合鍵

　　行中下一單元格Tab前一行上箭頭

　　行中前一單元格Shift+Tab下一行下箭頭

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