會計從業(yè)資格《電算化》知識點：記錄單的使用
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記錄單的使用(★★★)
(一)記錄單的概念
記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關記錄的對話框。
(二)通過記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點
通過記錄單處理記錄的優(yōu)點主要有：界面直觀，操作簡單，減少數(shù)據(jù)處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。
2.記錄單對話框的打開
打開“記錄單”對話框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個單元格。
(1)Excel2003：點擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。
(2)Exce12013：功能區(qū)默認沒有“記錄單”命令，可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。也可自定義添加入“功能區(qū)”。
Excel 2003
Excel 2013
對話框：
打開記錄單對話框以后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關數(shù)據(jù)，無法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應的操作。
3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄
在記錄單對話框中，單擊“新建”按鈕，錄入數(shù)據(jù)后按回車鍵或單擊“新建”按鈕，新記錄將被加到數(shù)據(jù)清單最后一行。
在數(shù)據(jù)錄入過程中，如果發(fā)現(xiàn)某個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標移入該文本框，直接進行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動移入第一個空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。
4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格
在記錄單對話框中，單擊“條件”按鈕，錄入查詢條件，單擊“上一條”或“下一條”按鈕，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對話框相應列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。
這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內(nèi)同時輸入相應的查詢條件即可。
5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄
查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應列后文本框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。
6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄
在記錄單對話框中，單擊“刪除”按鈕。記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。
【例題·判斷題】打開記錄單對話框以后，仍可以直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應的操作。( )
『正確答案』×
『答案解析』打開記錄單對話框以后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關數(shù)據(jù)，無法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進行相應的操作。
【例題·單選題】如果發(fā)現(xiàn)多個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可單擊( )按鈕，光標將自動移入第一個空白文本框。
A.新建
B.刪除
C.還原
D.條件
『正確答案』C
『答案解析』如果發(fā)現(xiàn)多個文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動移入第一個空白文本框。
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