秘書資格考試復(fù)習(xí)筆記四級(jí)秘書部分第二章(2)

　　1. 第三大題：上司出差，商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的步驟轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com $lesson$

　　答：秘書首先要了解公司有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷的相關(guān)規(guī)定，上司出差到外地開會(huì)的交通費(fèi)不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等，并親自簽字②該報(bào)告活該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意③一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表題教財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。④在商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符⑤商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實(shí)上務(wù)工作中，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，否則需自付(P251)

　　21.企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費(fèi)用，經(jīng)常要由秘書辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書要事先做好準(zhǔn)備，熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯等的方法(P252)

　　22.公文形成過程示意圖(P253)交擬、議擬、撰擬三步驟稱為擬稿。具有法定職權(quán)者定稿生效的步驟是簽發(fā)

　　23.公文處理基本程序(P254圖)重點(diǎn) 收文階段：從簽收到催辦 發(fā)文階段：從交擬到發(fā)文

　　24.對(duì)辦理完畢的文書整理(立卷)、歸檔及銷毀①立卷的范圍：辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件材料②立卷的程序：(重點(diǎn))編寫頁號(hào)、登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》、擬定案卷標(biāo)題、裝訂成卷、填寫案卷封面(流程不能錯(cuò))③銷毀的程序：⑴由文秘部門對(duì)已辦畢的公文進(jìn)行鑒定⑵逐件核定造冊(cè)⑶領(lǐng)導(dǎo)審查簽批⑷監(jiān)督銷毀P255

　　25.銷毀公文應(yīng)在指定地點(diǎn)或單位進(jìn)行，不得將帶銷毀的公文出售給廢品收購部門

　　26.不得在空白介紹信、空白合同書上扣公章P256

　　27.秘書部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章(含鋼印);二是單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章;三是秘書部門的公章。其中單位印章是單位對(duì)外行使權(quán)力的標(biāo)志，其作用是：①標(biāo)志作用②權(quán)威作用③法律作用④憑證作用(P256)

　　28.出具介紹信要經(jīng)過內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。P256下

　　29.蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　蓋印要領(lǐng)是：握法標(biāo)準(zhǔn)，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)P257上

　　30.第四大題：秘書如何做好辦公用品的保管和發(fā)放工作。

　　答：秘書要掌握辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨、入庫手續(xù)和庫存保管。①在收到貨物時(shí)，要保證辦公設(shè)備和辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫、登記、檢驗(yàn)、核對(duì)。辦公設(shè)備及用品接收時(shí)，發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對(duì)，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商;要訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　?、趲齑姹９苤袘?yīng)采取的措施：見書P258下第一點(diǎn)到第七點(diǎn)，再加第八點(diǎn)：秘書要記好庫存控制卡，關(guān)鍵掌握最大庫存量(一項(xiàng)物品應(yīng)該存儲(chǔ)的最大數(shù)量)，再定貨量(當(dāng)庫存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)必須訂購新的貨物來補(bǔ)充)，最小庫存量(當(dāng)庫存余額達(dá)到這個(gè)水平，必須采取緊急行動(dòng)檢查是否已經(jīng)定貨)③發(fā)放問題(可參考第177頁)：發(fā)放物品的手續(xù)：第一點(diǎn)到第七點(diǎn)④要保管好進(jìn)貨、存貨和發(fā)放辦公用品的記錄與資料P258―P259

　　31.第五大題：決定庫存的依據(jù)是什么?P260

　　答：決定最大、最小、再定貨量的依據(jù)是：①大量的資金不被不必要的庫存占用②空間不被用來存儲(chǔ)不必要的貨物③保持充足的庫存，以保證組織的順利運(yùn)作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。④監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失

　　32.選擇題：辦公設(shè)備和耗材的庫存管理要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。

　　33.通常時(shí)間表是編制成表格。在辦公室中，也可以為多人執(zhí)行工作的情況和行動(dòng)編制時(shí)間表。有很多種簡單的時(shí)間管理輔助手段有助于秘書有效地分配和管理時(shí)間，例如效率手冊(cè)、待辦文件夾、墻上計(jì)劃板等等P262

　　34.在辦公室工作中，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)們的會(huì)議或活動(dòng)做月安排表或周安排表。月安排表的信息通常由主管領(lǐng)導(dǎo)召開會(huì)議，再結(jié)合集體議定的事項(xiàng)，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審定下發(fā)實(shí)施。P263

　　35.對(duì)于手工填寫的工作日志通常要準(zhǔn)備兩本，一本為上司使用，一本為自己使用。

　　36.當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，應(yīng)立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化;在上司日志變化的同時(shí)，應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作。(流程：更新自己的日志→通知上司→更改自己的日志)P264上

　　37.做工作日志可通過電腦程序中的Outlook打開個(gè)人文件夾，上面有今日的時(shí)間、本月和下月日歷P265

　　38.公司的日志內(nèi)容通常包括：①上司內(nèi)部參加的會(huì)議、接待②上司外部參加的會(huì)議、接待③上司個(gè)人的安排④上司私人的信息P265中

　　39.秘書在安排的活動(dòng)之間要留有10分左右的間隔或適當(dāng)?shù)目障?，以備活?dòng)時(shí)間的拖延或新臨時(shí)的、緊急的情況。進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間變更，確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作，例如通知對(duì)方，說明理由，防止誤解等。

　　40.誰能查上司的工作日志?①上司的上司②秘書③上司授權(quán)的人

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