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五級秘書辦工自動化指導(dǎo):Excel使用技巧

更新時間:2011-08-30 18:08:14 來源:|0 瀏覽0收藏0

  在工作當(dāng)中用電子表格來處理數(shù)據(jù)將會更加迅速、方便,而在各種電子表格處理軟件中,Excel以其功能強大、操作方便著稱,贏得了廣大用戶的青睞。雖然Excel使用很簡單,不過真正能用好Excel的用戶并不多,很多人一直停留在錄入數(shù)據(jù)的水平,本文將向你介紹一些非常使用的技巧,掌握這些技巧將大大提高你的工作效率。

  ⒈快速定義工作簿格式

  首先選定需要定義格式的工作簿范圍,單擊“格式”菜單的“樣式”命令,打開“樣式”對話框;然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類,從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案、保護等格式內(nèi)容;單擊“確定”按鈕,關(guān)閉“樣式”對話框,Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發(fā)生變化,從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

  ⒉快速復(fù)制公式轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

  復(fù)制是將公式應(yīng)用于其它單元格的操作,最常用的有以下幾種方法:

  一是拖動制復(fù)制。操作方法是:選中存放公式的單元格,移動空心十字光標(biāo)至單元格右下角。待光標(biāo)變成小實心十字時,按住鼠標(biāo)左鍵沿列(對行計算時)或行(對列計算時)拖動,至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制和計算。公式復(fù)制的快慢可由小實心十字光標(biāo)距虛框的遠近來調(diào)節(jié):小實心十字光標(biāo)距虛框越遠,復(fù)制越快;反之,復(fù)制越慢。

  也可以輸入復(fù)制。此法是在公式輸入結(jié)束后立即完成公式的復(fù)制。操作方法:選中需要使用該公式的所有單元格,用上面介紹的方法輸入公式,完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵,該公式就被復(fù)制到已選中的所有單元格。

  還可以選擇性粘貼。操作方法是:選中存放公式的單元格,單擊Excel工具欄中的“復(fù)制”按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格,在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對話框后選中“粘貼”命令,單擊“確定”,公式就被復(fù)制到已選中的單元格。

  ⒊快速顯示單元格中的公式

  如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的,如果想要快速知道每個單元格中的公式形式,可以這樣做:用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單,選取“選項”命令,出現(xiàn)“選項”對話框,單擊“視圖”選項卡,接著設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項有效,單擊“確定”按鈕。這時每個單元格中的公式就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示,再設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。

  ⒋快速刪除空行

  有時為了刪除Excel工作簿中的空行,你可能會將空行一一找出然后刪除,這樣做非常不方便。你可以利用“自動篩選”功能來簡單實現(xiàn)。先在表中插入新的一行(全空),然后選擇表中所有的行,選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”,再選擇“自動篩選”命令。在每一列的項部,從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下,選擇“編輯”菜單中的“刪除行”,然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

  ⒌自動切換輸入法

  當(dāng)你使用Excel 2000編輯文件時,在一張工作表中通常是既有漢字,又有字母和數(shù)字,于是對于不同的單元格,需要不斷地切換中英文輸入方式,這不僅降低了編輯效率,而且讓人不勝其煩。在此,筆者介紹一種方法,讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格,實現(xiàn)輸入法的自動切換。

  新建或打開需要輸入漢字的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”,再選擇“輸入法模式”選項卡,在“模式”下拉列表框中選擇“打開”,單擊“確定”按鈕。

  選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”,再選擇“輸入法模式”選項卡,在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉(英文模式)”,單擊“確定”按鈕。 之后,當(dāng)插入點處于不同的單元格時,Excel 2000能夠根據(jù)我們進行的設(shè)置,自動在中英文輸入法間進行切換。就是說,當(dāng)插入點處于剛才我們設(shè)置為輸入漢字的單元格時,系統(tǒng)自動切換到中文輸入狀態(tài),當(dāng)插入點處于剛才我們設(shè)置為輸入數(shù)字或字母單元格時,系統(tǒng)又能自動關(guān)閉中文輸入法。

  ⒍自動調(diào)整小數(shù)點

  如果你有一大批小于1的數(shù)字要錄入到Excel工作表中,如果錄入前先進行下面的設(shè)置,將會使你的輸入速度成倍提高。

  單擊“工具”菜單中的“選項”,然后單擊“編輯”選項卡,選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框,在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。在此,我們鍵入“2”單擊“確定”按鈕。

  完成之后,如果在工作表的某單元格中鍵入“4”,則在你按了回車鍵之后,該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.04”。方便多了吧!此時如果你在單元格中鍵入的是“8888”,則在你結(jié)束輸入之后,該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?8.88”。

  ⒎用“記憶式輸入”

  有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數(shù)值,這時如果采用“記憶式輸入”會幫你很大的忙。如在職稱統(tǒng)計表中要多次輸入“助理工程師”,當(dāng)?shù)谝淮屋斎牒?,第二次又要輸入這些文字時,只需要編輯框中輸入“助”字,Excel2000會用“助”字與這一列所有的內(nèi)容相匹配,若“助”字與該列已有的錄入項相符,則Excel2000會將剩下的“助理工程師”四字自動填入。

  按下列方法設(shè)置“記憶式輸入”:選擇“工具”中的“選項”命令,然后選擇“選項”對話框中的“編輯”選項卡,選中其中的“記憶式鍵入”即可。

  ⒏用“自動更正”方式實現(xiàn)快速輸入

  使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤,也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義為一條短語,當(dāng)輸入該條短語時,“自動更正”便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動更正”項目:首先,選擇“工具”中的“自動更正”命令;然后,在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語“愛好者”,在 “替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容“電腦愛好者的讀者”;最后,單擊“確定”退出。以后只要輸入“愛好者”,則整個名稱就會輸?shù)奖砀裰?/P>

  ⒐用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)

  如果你希望減少手工錄入的工作量,可以用下拉表來實現(xiàn)。創(chuàng)建下拉列表方法為:首先,選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區(qū)域;接著,選擇菜單“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令,從有效數(shù)據(jù)對話框中選擇“序列”,單擊“來源”欄右側(cè)的小圖標(biāo),將打開一個新的“有效數(shù)據(jù)”小對話框;接著,在該對話框中輸入下拉列表中所需要的數(shù)據(jù),項目和項目之間用逗號隔開,比如輸入“工程師,助工工程師,技術(shù)員”,然后回車。注意在對話框中選擇“提供下拉箭頭”復(fù)選框;最后單擊“確定”即可。

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