秘書二級資格考試輔導之檔案收集工作

　　一、確定歸檔范圍$lesson$

　　凡是反映公司開發(fā)、經(jīng)營、管理以及其他各項活動，并具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄均屬歸檔范圍，《企業(yè)檔案管理辦法》對此做了如下規(guī)定。

　　(1) 產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

　　(2) 經(jīng)營銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(3) 設備儀器方面。有設備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。

　　(4) 技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

　　(5) 計劃統(tǒng)計方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

　　(6) 物資供應方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。

　　(7) 勞動工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。

　　(8) 財務管理方面。有財務管理中的各種賬冊、報表、憑證和文件等。

　　(9) 教育培訓方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓的文件、教材等。

　　(10) 黨、政、工、團工作方面。有企業(yè)黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。

　　(11) 科學技術(shù)研究方面和工程建設方面。按有關規(guī)定執(zhí)行。

　　(12) 其他方面。

　　二、明確歸檔時間

　　確定企業(yè)歸檔時間時要注意針對不同類型的文件確定具體的歸檔時間。

　　(1) 各項管理工作中形成的文件材料在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　(2) 工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后3個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(3) 外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后及時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　(4) 會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

　　(5) 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

　　(6) 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔。

　　(7) 下列文件材料應隨時歸檔。

　?、?變更、修改、補充的文件材料。

　　② 企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

　?、?企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

　　4)其他臨時活動中形成的文件材料。

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