秘書二級(jí)輔導(dǎo)：檔案整理工作操作要點(diǎn)(1)

　　1) 整理單位的確定

　　“件”即歸檔文件的整理單位，一般以每份文件為一件。文件正本與不同稿本為一件，正文與附件為一件，正文與文件處理單等為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，來(lái)文與復(fù)文(如請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等)為一件。

　　2) 文件的修整轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1) 修裱破損文件。

　　修裱是指使用黏合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行“修補(bǔ)”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。其中，修補(bǔ)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補(bǔ)缺或托補(bǔ);托裱則是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。

　　(2) 復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件。

　　檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí)，就會(huì)影響檔案的利用。決定檔案字跡耐久性的因素包括字跡色素和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時(shí)，一般來(lái)說(shuō)，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，如純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆油、印臺(tái)油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。

　　對(duì)字跡模糊或易褪變的文件，目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。為減少?gòu)?fù)印件粘連

　　的機(jī)率，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印。

　　(3) 超大紙張折疊。

　　由于檔案盒尺寸是按照A4紙張的大小設(shè)計(jì)的，為方便將來(lái)文件裝盒，就需要對(duì)超大紙張加以折疊。折疊的操作要求比較簡(jiǎn)單，但要注意盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外。此外文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

　　(4) 去除易銹蝕的金屬物。

　　文件制作時(shí)普遍使用的裝訂用品，如訂書釘、曲別針、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此，文件整理歸檔時(shí)，需去除這些易銹蝕的金屬物，以避免對(duì)檔案潛在的危害。

　　3) 文件的裝訂轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　文件按件裝訂。要將文件按件構(gòu)成基本整理單位，進(jìn)行文件材料的排序，逐件固定文件的頁(yè)次，保護(hù)文件，方便保管和利用。“件”內(nèi)的各頁(yè)應(yīng)按一定方式對(duì)齊，以便于翻閱利用。一般來(lái)說(shuō)，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。

　　裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌;裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，應(yīng)成本低廉，簡(jiǎn)便易用。目前，常用的裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝外，還包括黏結(jié)式，如裱糊糨糊、熱封膠;穿孔式，如釘書釘、鐵夾背;變形材料，如鋼夾、塑料夾;等等。

　　4) 文件的分類

　　(1) 年度分類法。

　　當(dāng)一份文件有多個(gè)時(shí)間特征(包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等)時(shí)，一般以文件簽發(fā)日期(即落款日期)判斷文件所屬年度。例如，2005年形成的《2006~2010年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2005年度。

　　當(dāng)文件資料是跨年度形成時(shí)，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度。例如，跨兩個(gè)年度的會(huì)議形成的文件材料統(tǒng)一在閉幕年整理歸檔的，分類時(shí)這些文件材料都?xì)w入閉幕年。

　　當(dāng)幾份文件作為一件時(shí)，“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件日期為準(zhǔn)。具體地說(shuō)，正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn);正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn);轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);來(lái)文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。

　　當(dāng)立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行時(shí)，如教學(xué)年度等，采用年度分類法時(shí)，對(duì)這部分工作中形成的文件，就應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類。例如，學(xué)校以學(xué)年為單位進(jìn)行工作，形成的文件應(yīng)按教學(xué)年度分類，其他文件仍按一般年度分類。

　　(2) 機(jī)構(gòu)分類法。

　　一般來(lái)說(shuō)，有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機(jī)關(guān)

　　機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來(lái)排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在最前面，再依次排列業(yè)務(wù)各部門。例如，先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處(室)、后勤部門等。

　　采用機(jī)構(gòu)分類法原則上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，如何歸類則須視具體情況而定。有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu);以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，則歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草、以機(jī)關(guān)或辦公廳(室)名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類中，否則，歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)內(nèi)。

　　(3) 問(wèn)題分類法。

　　在實(shí)際工作中，使用問(wèn)題分類法的立檔單位大多參照本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來(lái)設(shè)置類別，例如，將黨委、工會(huì)、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類”，后勤行政部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等。

　　(4) 保管期限分類法。

　　保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期3類。

　　(5) 常用的復(fù)式分類法及分類方案。

　　企業(yè)整理歸檔文件都必須分年度、分保管期限進(jìn)行，機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)作為選擇項(xiàng)。

　　① 年度―機(jī)構(gòu)―保管期限分類法。

　　即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)分類，再在組織機(jī)構(gòu)下面按保管期限分類。采用此種分類方法，在庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)序列依次上架，不必預(yù)先留空，也避免了倒架，庫(kù)房管理非常方便;同時(shí)，可將一個(gè)年度同一機(jī)構(gòu)形成的文件按保管期限的不同依次排列在一起，更便于實(shí)體查閱。此方法適用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作，特別是推行部門整理歸檔的機(jī)關(guān)單位。

　　分類方案舉例如下。

　　2005年： 辦公室……永久、長(zhǎng)期、短期

　　研發(fā)部……永久、長(zhǎng)期、短期

　　銷售部……永久、長(zhǎng)期、短期

　　……

　　2006年： 辦公室……永久、長(zhǎng)期、短期

　　研發(fā)部……永久、長(zhǎng)期、短期

　　銷售部……永久、長(zhǎng)期、短期

　　……

　　2007年： ……

　　② 保管期限―年度―機(jī)構(gòu)分類法。

　　即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下面按機(jī)構(gòu)分類，這種分類方法同樣適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖有變化但不復(fù)雜的立檔單位。采用此種分類方

　　法，在庫(kù)房管理時(shí)，不同保管期限分別排架，更便于檔案移交檔案進(jìn)館。但每個(gè)期限應(yīng)預(yù)留空架，以備以后各年檔案陸續(xù)上架，否則需要每年倒架。此方法適用于現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作。

　　分類方案舉例如下。

　　永久：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

　　長(zhǎng)期：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

　　短期：2005年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2006年辦公室、研發(fā)部、銷售部……

　　2007年……

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