《初級電算化》基礎知識講義：用友軟件操作(2)

更新時間：2012-05-23 09:00:35 來源：|0

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　　第二節(jié) 系統(tǒng)初始化

　　【學習目的與要求】

　　通過本節(jié)的學習，要求掌握在會計軟件初始化過程中設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別以及輸入期初余額的方法。類似于手工核算中的建賬工作。

　　一、概述

　　1.系統(tǒng)初始化是指將通用會計軟件轉變成專用會計軟件，并將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移至到計算機中的一系列準備工作，這是使用財務軟件的基礎。總賬系統(tǒng)初始化一般包括：設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別、錄入期初余額等操作。

　　2.系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化工作的效果。

　　3.總賬系統(tǒng)初始化一般包括：設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別、錄入期初余額等操作。

　　4.系統(tǒng)初始化操作流程：設置基礎檔案→設置會計科目→設置憑證類別→錄入期初余額

　　5.啟動并注冊用友Tong2005。

　　二、設置基礎檔案

　　設置基礎檔案包括設置部門檔案、設置職員檔案、設置客戶檔案、設置供應商檔案、設置外幣及匯率、設置結算方式等。這些檔案信息將在設置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。

　　(一)設置部門檔案

　　在會計核算中，往往需要按部門進行分類、匯總和管理, 從下一級自動向有隸屬關系的上一級進行匯總。部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。

　　掌握操作步驟：“增加→輸入信息→保存→退出”。

　　(二)設置職員檔案

　　職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。掌握操作步驟。

　　操作提示：輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車換行才能保存。

　　(三)設置客戶檔案

　　建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調整。

　　如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。掌握操作步驟。注意必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。

　　(四)設置供應商檔案

　　如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應商的詳細信息錄入供應商檔案。在采購管理等業(yè)務中，需要處理的供應商的檔案資料，應先在本功能中設定，平時如有變動要及時在此進行調整。

　　提示：必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。

　　(五)設置外幣及匯率

　　匯率管理是為外幣核算服務的。企業(yè)如有外幣業(yè)務，應進行外幣及匯率的設置。外幣及匯率的設置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率是由帳簿初始化設置決定的。

　　(六)設置結算方式

　　為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設置銀行結算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結算方式。

　　結算方式設置主要包括：結算方式編碼、結算方式名稱、票據(jù)管理標志等。票據(jù)管理標志是軟件為輔助出納對銀行結算票據(jù)而設置的功能，類似與手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。

　　【例題5-9】判斷題：輸入客戶檔案時，不用選擇客戶分類，可直接輸入客戶檔案。( )

　　正確答案：×

　　解析：輸入客戶檔案時，必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。

　　【例題5-10】多選題：設置基礎檔案時，主要包括的項目有( )。

　　A.設置職員檔案 B.設置客戶檔案 C.設置供應商檔案 D.設置部門檔案

　　正確答案：ABCD

　　解析：此四項均是基礎檔案設置中比較重要的內容。

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　　三、設置會計科目

　　(一)建立會計科目

　　1. 會計科目編碼?？颇烤幋a就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。設計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設置明細科目。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：

　　本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼

　　如銀行存款1002，銀行存款中工行存款為100201

　　2.會計科目名稱。會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱，是證、賬、表上顯示和打印的標志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標志。在定義科目名稱時，必須按照會計制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標準化，且避免重名。

　　3.科目類型。按照會計科目性質對會計科目進行劃分。按會計制度規(guī)定，科目類型分為五大類，即資產、負債、所有者權益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據(jù)。

　　4.賬頁格式。即根據(jù)會計核算的需要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。

　　5.輔助賬設置。輔助賬是指科目的輔助核算內容，主要有個人往來、客戶往來、供應商往來、部門核算、項目核算等，另外還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。如：“原材料”“應收賬款”“應付賬款”賬戶。

　　例：借：原材料―甲材料

　　貸：應付賬款―北京華遠

　　(二)修改和刪除會計科目

　　1. 如果需要對原有會計科目的某些項目進行修改，譬如賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標識等，可以通過“修改”功能來完成。如果需要刪除原有會計科目，可通過“刪除”功能完成。要修改和刪除某會計科目，應先選中該會計科目。

　　2.修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

　　3.修改或刪除會計科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下一級科目的期初余額(改為0)，然后再刪除或修改本級科目。

　　4.科目一經(jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時，只能增加同級科目，而不能在該科目增設下級科目。

　　(三)指定會計科目

　　指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。

　　【例題5-10】單選題：“管理費用”科目通常設置的輔助核算是( )。

　　A.個人往來 B.部門核算 C.項目核算 D.客戶往來

　　正確答案：B

　　解析：各單位對于管理費用通常是按部門進行預算控制的，因此對于管理費用科目應設置部門輔助核算。

　　【例題5-11】判斷題：刪除會計科目時，應先刪除上一級科目，然后再刪除本級科目。( )

　　正確答案：×

　　解析：修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

　　【例題5-12】在用友財務軟件中，建立會計科目時，輸入的基本內容包括( )。

　　A.科目編碼 B.科目名稱 C.科目類型 D.賬頁格式

　　正確答案：ABCD

　　解析：在財務軟件中，建立會計科目時，輸入的基本內容不僅包括此四項信息，還包括科目的性質、輔助核算等信息。

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　　四、設置憑證類別

　　(一)通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：

　　1. 記賬憑證

　　2. 收款憑證、付款憑證、轉賬憑證

　　3. 現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉賬憑證

　　4. 現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證

　　5. 自定義憑證類別

　　提示：憑證分類不影響記賬的結果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。業(yè)務量較少的單位可不分類，即只設置“記賬憑證”一種類別。

　　(二)某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：

　　1. 借方必有

　　2. 貸方必有

　　3. 憑證必有

　　4. 憑證必無

　　5. 無限制

　　(三)限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復錄入。可以不設置限制科目。

　　(四)在錄入憑證之前，應進行憑證類別的設置;已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。

　　五、輸入期初余額

　　在初次使用賬務處理子系統(tǒng)時，應將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。例如，某企業(yè)2000年4月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計發(fā)生額計算出來，準備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額;若科目有輔助核算，還應整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

　　期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應輸入負號。

　　期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。

　　(一)總賬期初余額錄入

　　對于沒有設置輔助核算的科目可以直接錄入期初余額。

　　(二)輔助科目期初余額錄入

　　在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設輔助賬頁。與此相對應，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來地，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。

　　(三)試算平衡

　　期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結轉上年余額”功能。

　　【例題5-13】判斷題：輸入期初余額時，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)需要手工輸入。( )

　　正確答案：×

　　解析：輸入期初余額時，余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)自動計算出來的，不需要手工輸入。

　　【例題5-14】多選題：下列關于期初余額的描述中，正確的有( )。