物業(yè)管理檔案的收集與整理

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　　一、物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理

　　(一)物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的特點

　　物業(yè)承接查驗期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。這類檔案收集的特點是：

　　1.收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗階段，并與承接查驗同步進(jìn)行;

　　2.檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對物業(yè)管理公司的技術(shù)力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠(yuǎn)的影響。例如，建筑的驗收涉及土建設(shè)計、施工等方面，中央空調(diào)、電梯等附屬設(shè)施設(shè)備涉及機(jī)械制造、制冷、電機(jī)、微電子和電腦等各個技術(shù)領(lǐng)域，對相關(guān)技術(shù)人才和管理人才的要求較高。

　　(二)物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的范圍

　　物業(yè)承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設(shè)單位。

　　二、物業(yè)入住期檔案的收集與整理

　　(一)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點

　　物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點集中在物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)，即未來的主要服務(wù)對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。其主要特點是：

　　1.本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對象――業(yè)主(或物業(yè)使用人);

　　2.本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個人資料等。因涉及業(yè)主(或物業(yè)使用人)的個人資料，其收集的范圍、使用范圍以及個人資料的管理等情況應(yīng)向業(yè)主明確說明并加強(qiáng)管理，避免出現(xiàn)因業(yè)主(或物業(yè)使用人)個人資料泄漏導(dǎo)致的不必要的法律糾紛。

　　(二)物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

　　物業(yè)入住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān)，須同步進(jìn)行。在組織接待業(yè)主(或物業(yè)使用人)入住期間，應(yīng)同時組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

　　1.設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理;

　　2.專責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個人資料檔案分組，并確定各自檔案資料的收集范圍、相關(guān)表格和收集程序。

　　權(quán)屬資料一般包括房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。

　　個人資料一般包括身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。

　　上述資料均應(yīng)核對原件，并以核對原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。在檔案資料收集后，應(yīng)及時整理并歸檔。

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　　三、日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理

　　(一)收集范圍

　　日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。

　　1.物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運行記錄檔案。

　　2.物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。

　　3.物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會所服務(wù)記錄、社區(qū)活動記錄和服務(wù)與投訴管理記錄等。

　　(二)收集時間

　　日常物業(yè)管理期檔案的有關(guān)文件一旦實施完畢，應(yīng)及時收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定，除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應(yīng)超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

　　物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關(guān)部門收集管理。在此不予贅說。

　　(三)檔案資料收集后的整理工作

　　在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對于需要歸檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，必須在平時歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

　　已立卷的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。

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