物業(yè)管理檔案的檢索利用與保存

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　　一、物業(yè)管理檔案的檢索

　　(一)紙介質(zhì)檔案檢索

　　紙介質(zhì)檔案的檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的檢索工具有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。

　　1.常用檢索工具的編制方法

　　(1)分類卡片目錄

　　分類卡片目錄是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點是系統(tǒng)性、靈活性高，但難度較大，需要一定的時間。

　　(2)專題卡片目錄

　　專題卡片目錄是按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。

　　(3)主題卡片目錄

　　主題卡片目錄是指以規(guī)范關(guān)鍵字、詞組織檔案相關(guān)內(nèi)容的索引系統(tǒng)。

　　(4)名稱索引

　　名稱索引是指以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。

　　2.檔案提供利用的方式

　　(1)檔案檢索的步驟和方式

　　檔案檢索的一般步驟和方法是：分析應用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。

　　(2)檔案提供利用的方式

　　檔案提供利用的一般方式有：檔案室閱讀，外借，制作副本，向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等。

　　(二)電子媒體檔案檢索

　　電子媒體檔案一般分為兩類：一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的;另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。盡管新的監(jiān)控設(shè)備已將二者合一為硬盤數(shù)位形式存貯，但是目前仍有相當多的企業(yè)還在使用磁帶方式存貯的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，這類形式存貯的錄像磁帶與紙介質(zhì)檔案的存放方式相似。

　　各類軟件的檢索查詢設(shè)計，目前無統(tǒng)一的檢索查詢形式。

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　　二、物業(yè)管理檔案的保存與安全

　　(一)檔案保存

　　1.檔案的保存價值和保存期限

　　某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應當從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個來看也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產(chǎn)生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業(yè)在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。

　　各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標準。為便于把握，表12-2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標準。

　　2.檔案保存注意事項

　　(1)物業(yè)承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。

　　(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運行狀況和事故分析中有時起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。

　　(3)各類小型設(shè)備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。

　　(二)安全管理

　　1.檔案安全管理

　　檔案毀損有人為的原因和自然的因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當使用和故意毀損等。自然的因素一方面是文件的介質(zhì)和記錄方式隨時間的推移而產(chǎn)生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然消失等，另一方面是環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機械磨損等因素都會造成檔案壽命縮短或毀損。

　　檔案保管應注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防潮、防蟲、防水、防火、防盜等安全措施。同時，要制訂一套切實可行的檔案管理制度并加以嚴格執(zhí)行，如改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復技術(shù)，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。

　　2.檔案信息安全

　　檔案的安全包括：檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應制訂文件的密級體制，嚴格借閱、復制制度。

　　紙介質(zhì)檔案的信息安全主要是從檔案的查閱、外借、復制和銷毀等方面制訂詳細的制度，設(shè)定權(quán)限。對無權(quán)查閱、外借和復制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復制。有權(quán)限的人員在查閱、外借時必須承擔保管責任。復制必須由檔案管理人員進行，并須獲得相應授權(quán)方可實行。銷毀檔案時，應經(jīng)上級批準，并在主管領(lǐng)導和部門主管的監(jiān)督下采用適當?shù)姆绞戒N毀。

　　電子媒體檔案主要是通過設(shè)立嚴格的多級權(quán)限機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統(tǒng)、復制和下載的管理;對進入互聯(lián)網(wǎng)的計算機應安裝防火墻和殺毒軟件，經(jīng)常更新，防止黑客入侵和非法人員進入，保障電子檔案的信息安全。

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