秘書(shū)辦事、辦文、辦會(huì)工作：請(qǐng)示報(bào)告工作

　　請(qǐng)示報(bào)告工作

　　請(qǐng)示報(bào)告是機(jī)關(guān)一項(xiàng)經(jīng)常性工作。所謂請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到問(wèn)題，需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予答復(fù)和審批，而向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出的請(qǐng)示;報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的情況反映和匯報(bào)。請(qǐng)示須在事前或工作進(jìn)程中進(jìn)行，待上級(jí)批準(zhǔn)后執(zhí)行;報(bào)告通常在某項(xiàng)工作完成和結(jié)束后進(jìn)行。這就是我們常說(shuō)的“事前要請(qǐng)示，事后要報(bào)告”。

　　(一) 請(qǐng)示報(bào)告主要形式和程序

　　請(qǐng)示報(bào)告主要分書(shū)面和口頭兩種形式。書(shū)面請(qǐng)示有兩種：一種是請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示，指的是在本級(jí)對(duì)某一事項(xiàng)無(wú)權(quán)解決或無(wú)權(quán)做出決策而請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)給予指示或批準(zhǔn)時(shí)提出的請(qǐng)示。另一種是請(qǐng)求解決性請(qǐng)示，指的是在本級(jí)對(duì)某一事項(xiàng)無(wú)力解決而請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)給予具體幫助時(shí)提出的請(qǐng)示。書(shū)面報(bào)告分三種：一是工作情況報(bào)告。一項(xiàng)工作完成后，所向領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)擬寫(xiě)的專題報(bào)告;二是建議性報(bào)告。指的是提出意見(jiàn)和方案，供上級(jí)決策參考或報(bào)請(qǐng)上級(jí)批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行的報(bào)告;三是檢討性報(bào)告。指本單位發(fā)生違紀(jì)問(wèn)題、責(zé)任事故、失職行為、群眾來(lái)信等，向上級(jí)做出的報(bào)告。

　　書(shū)面請(qǐng)示報(bào)告通常有呈批件和制式文書(shū)兩種，其主要程序有三點(diǎn)：①定題和擬稱。請(qǐng)示或報(bào)告的問(wèn)題，要由主管首長(zhǎng)審閱確定，以哪一級(jí)名義請(qǐng)示報(bào)告，就要由哪一級(jí)首長(zhǎng)同意后再行起草。擬稱時(shí)要按首長(zhǎng)的意圖表述清楚。請(qǐng)示和報(bào)告的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)區(qū)分開(kāi)來(lái)，同一份公文中，不能既有請(qǐng)示又有報(bào)告，要么是請(qǐng)示要么是報(bào)告。②簽發(fā)和郵寄。需要呈報(bào)上一級(jí)的請(qǐng)示或報(bào)告，起草后，要由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)。以哪一級(jí)的名義請(qǐng)示和報(bào)告，就由哪一級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。寄發(fā)時(shí)要有登記，可以采取特快專遞、掛號(hào)或由保密室寄發(fā)的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請(qǐng)人代捎要辦好登記手續(xù)，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書(shū)面請(qǐng)示和報(bào)告要及時(shí)到保密室登記，并一式三份，一份上報(bào)，一份本科(股)保留，一份存放保密室，以備查考。

　　口頭請(qǐng)示報(bào)告適用于不是特別重要的問(wèn)題或臨時(shí)性、隨機(jī)性的事情，擬請(qǐng)示報(bào)告的對(duì)象是直接首長(zhǎng)。應(yīng)把握的主要環(huán)節(jié)有四點(diǎn)：①事先打腹稿。對(duì)請(qǐng)示和報(bào)告的問(wèn)題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細(xì)，條理清楚，言簡(jiǎn)意明。②見(jiàn)面先聲明。見(jiàn)到首長(zhǎng)后，應(yīng)先講清是請(qǐng)示還是報(bào)告。比如：xx首長(zhǎng)，我請(qǐng)示個(gè)問(wèn)題;或xx首長(zhǎng)，我匯報(bào)一下某項(xiàng)工作的完成情況。③陳述分先后。請(qǐng)示和報(bào)告表述的先后次序不一樣。請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，應(yīng)先談事由，然后再談意見(jiàn)和建議;報(bào)告情況時(shí)，應(yīng)先講事情的結(jié)果，然后再陳述事情發(fā)生的經(jīng)過(guò)和處理過(guò)程。④認(rèn)真作記錄。向首長(zhǎng)請(qǐng)示或報(bào)告工作時(shí)，要隨身帶著筆和本，對(duì)首長(zhǎng)的指示，要仔細(xì)聽(tīng)認(rèn)真記，以便及時(shí)準(zhǔn)確地抓好落實(shí)。

　　(二)請(qǐng)示報(bào)告常遇到的問(wèn)題

　　請(qǐng)示報(bào)告工作程序性很強(qiáng)，在實(shí)際工作中最常遇到的問(wèn)題有4個(gè)：

　　1、程序遺漏。一項(xiàng)工作請(qǐng)示后應(yīng)該進(jìn)行的階段和步驟沒(méi)有進(jìn)行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報(bào)單位首長(zhǎng)后，不注意及時(shí)把首長(zhǎng)的指示意見(jiàn)及時(shí)反饋給部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，造成工作被動(dòng)。

　　2、程序簡(jiǎn)化。處理某一項(xiàng)工作，圖省事、怕麻煩，故意簡(jiǎn)化工作程序;有的憑主觀經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣辦事，邁著鍋臺(tái)上坑。本該先報(bào)告主任的，卻直接報(bào)告到單位首長(zhǎng)。

　　3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規(guī)定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替;該開(kāi)會(huì)研究的以傳閱代替;該通知機(jī)關(guān)的卻通知領(lǐng)導(dǎo)。比如對(duì)下布置工作，下達(dá)通知，本該找業(yè)務(wù)口，卻直接通知下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，給業(yè)務(wù)部門(mén)造成被動(dòng)。

　　4、程序繁瑣。簡(jiǎn)單的程序繁瑣化，一般的問(wèn)題復(fù)雜化。有的不論大小、份量輕重，動(dòng)不動(dòng)建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥，成立小組，人為增加工作程序;有的一般性工作也要建議開(kāi)會(huì)研究，要領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　(三)請(qǐng)示報(bào)告應(yīng)注意和把握的問(wèn)題

　　俗話說(shuō)：“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓?！?請(qǐng)示報(bào)告是一項(xiàng)程序性較強(qiáng)的工作。漏項(xiàng)、缺項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)、都會(huì)影響工作質(zhì)效。必須注意和把握以下幾點(diǎn)：

　　1、不能拖而緩報(bào)。對(duì)大事、要事、急事要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握的一般性工作，也要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯(cuò)事。每個(gè)科(股)都要建立一個(gè)備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時(shí)記下，以免遺忘。機(jī)關(guān)工作無(wú)小事，要把小事當(dāng)成大事辦，慢事當(dāng)成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺(jué)做到事不過(guò)夜、案無(wú)積卷。

　　2、不能越級(jí)行事。對(duì)需要請(qǐng)示和報(bào)告的問(wèn)題，不能越級(jí)行事。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，要想方設(shè)法聯(lián)系，距離太遠(yuǎn)可通過(guò)電話，把主要精神作以陳述，得到許可后，再逐級(jí)請(qǐng)示報(bào)告。主任簽給哪位首長(zhǎng)就呈給哪位首長(zhǎng)。同時(shí)簽給幾位首長(zhǎng)時(shí)，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門(mén)時(shí)，要先等首長(zhǎng)批示后，再呈其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請(qǐng)示或回來(lái)后補(bǔ)閱?？陬^請(qǐng)示報(bào)告也是這個(gè)程序。按級(jí)請(qǐng)示報(bào)告工作很重要，搞不好，會(huì)造成工作的被動(dòng)，所以機(jī)關(guān)干部要養(yǎng)成按程序辦、按職責(zé)辦、按規(guī)矩辦的嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)。做到有規(guī)矩的按規(guī)矩辦，沒(méi)規(guī)矩的按慣例辦，沒(méi)慣例的按首長(zhǎng)要求辦。

　　3、不能多變請(qǐng)示。所謂多變請(qǐng)示，就是一件事情請(qǐng)示一位首長(zhǎng)不同意后，又去請(qǐng)示另一位首長(zhǎng)。這樣做極易造成首長(zhǎng)之間的誤解和矛盾。也有的當(dāng)請(qǐng)示首長(zhǎng)沒(méi)有同意后，又找其它理由再行請(qǐng)示，這樣做很容易引起首長(zhǎng)的反感。這些都是非常忌諱的，在機(jī)關(guān)工作，一定不要?jiǎng)舆@樣的心機(jī)。

　　4、不能有頭無(wú)尾。請(qǐng)示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長(zhǎng)的批示和答復(fù);有腰就是工作落實(shí)的全程;有尾，就是結(jié)果和回音。一項(xiàng)大的任務(wù)和重點(diǎn)工作結(jié)束后，要將完成情況逐級(jí)報(bào)告，以便首長(zhǎng)掌握工作落實(shí)情況。

　　5、不能重能輕德。機(jī)關(guān)干部不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還要有高尚的道德品質(zhì)。我們有些年輕同志不注意加強(qiáng)品德修養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話，打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)亂辦事，更有甚者模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡亂簽字等等。要成為一名在機(jī)關(guān)呆得住、干得好、有發(fā)展的機(jī)關(guān)干部，必須堅(jiān)持不斷地加強(qiáng)品德修養(yǎng)。要像古人說(shuō)的那樣“知之非難，行之難也;行之非難，久之難也;久之非難，終之難也?！鞭k任何事情，都要本本份份、踏踏實(shí)實(shí)、規(guī)規(guī)矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報(bào)虛情、報(bào)假情，沒(méi)辦的事情說(shuō)辦了，正在辦的事情說(shuō)辦完了，一定要培養(yǎng)說(shuō)實(shí)話、報(bào)實(shí)情、辦實(shí)事、重實(shí)效的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)。

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