2013年三級秘書考試沖刺：會議管理之會前籌備

　　一、會議籌備方案的擬定

　　1、相關知識

　　(1)會議籌備方案的內(nèi)容

　　確定會議的主體與議題;

　　確定會議主題的要素：要有切實的依據(jù);要結合本單位的實際;要有明確的目的。(06年11月)

　　確定會議的名稱。

　　確定會議議程。

　　確定會議時間和地點。

　　確定會議所需設備和工具。

　　確定會議文件的范圍。

　　確定會議與會代表的組成。

　　確定會議經(jīng)費預算。

　　確定會議住宿和餐飲安排。

　　確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。

　　(2)會議籌備方案的作用

　　確保會議的周密組織。

　　確保會議服務質量和溝通協(xié)調到位。

　　確保領導的意圖得以貫徹執(zhí)行。

　　(3)電話會議及視頻會議的知識：

　　電話會議：

　　電話會議交流的信息特點：

　　① 方便靈活，準備時間短，恢復迅速，花費少。

　　② 缺少身體語言，難以進行互動交流。

　?、?為提高效率，可以搭配使用其他通信方式。

　?、?適用于分公司不遠，規(guī)模不大的企業(yè)。

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　　工作程序和要點：

　?、?準備發(fā)出開會信息。

　?、?認真分發(fā)會議書面信息材料。

　　★ 電話會議是一種以語言交流為手段的會議形式，無法實現(xiàn)文字的同步傳輸，需要做好會議書面信息的分發(fā)工作。(06年11月)

　?、?合理安排會場信息傳輸設備。

　　★ 人數(shù)較少或單位個人參加會議，可直接使用帶有免提揚聲器的電話機。(06年11月)

　?、?按時接通電話。

　?、?互相通報出席情況。

　?、?做好會議記錄。

　　視頻會議：

　　特點：

　?、?實現(xiàn)了聲音和圖像同時傳送;

　?、?打破了空間的限制;

　?、?節(jié)省時間、費用;

　?、?交流效果好。

　?、?初始準備時間長，而且初始投入成本高。

　　工作要求：

　?、?發(fā)出開會信息;

　?、?分發(fā)文件信息資料。

　?、?布置會場。

　　④ 設置與檢查會場信息傳輸設備。

　?、?做好會議信息準備。

　?、?采用先集中后分散的形式。

　　⑦ 匯總情況信息。

　　(4)遠程會議籌備方案的特點 (06年11月專業(yè)能力卷)

　　(5)會務機構分工的要求

　?、?要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。

　　② 會務機構要分工明確、責任到人。

　?、?加強協(xié)調，定期溝通。

　　2、工作程序

　　(1)組建籌備委員會。

　　(2)劃分籌備機構各小組，選舉或指派籌備方案編寫負責人。

　　(3)與領導溝通。

　　(4)方案擬定后要交上司審核，再行具體安排與部署。

　　3、注意事項

　　(1)電話會議語言使用的注意事項：講話內(nèi)容要集中、準確地體現(xiàn)會議的主題;盡可能進行講話演練并做好時間估算，保證講話能按照規(guī)定的時間進行和結束;為保證與會人員能夠清楚、準確地接受講話人所講述的內(nèi)容，講話內(nèi)容要簡明易懂，盡量不使用方言、拗口和容易產(chǎn)生歧義的字詞及語句，以免與會人員理解有誤。

　　(2)安排座位的注意事項。

　　(3)會前準備工作的基本要求：充分、周密、安全。

　　4、相關鏈接

　　(1)會議籌備方案與會議籌劃方案的區(qū)別與聯(lián)系;

　　(2)會議座次安排的方法(書上11頁的圖形);

　　(3)主席臺座次安排：

　　① 依職務：職務最高者居中， 然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。

　　② 會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務順序就座。

　?、?在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置姓名臺簽。

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　　二、檢查會務籌備情況

　　1、相關知識

　　(1)會務籌備情況檢查的主要內(nèi)容

　　會議準備是否充分。

　　會議期間能否排除各種干擾。

　　環(huán)境條件與用品準備。

　　文件材料的準備情況。

　　會場布置情況的檢查。(06年11月)

　　會議保衛(wèi)工作的檢查。

　　檢查的其他內(nèi)容。

　　(2)會務籌備情況檢查結果的形式

　　書面形式

　　口頭形式

　　協(xié)調會形式

　　(3)會務籌備情況檢查的方法：

　?、?聽取會議籌備人員的匯報。② 會前現(xiàn)場檢查。

　　2、工作程序

　　(1)開會檢查的程序。(2)現(xiàn)場檢查的程序。

　　3、注意事項

　　(1)要認真核實，要根據(jù)會議籌備方案的預先設計進行比較和檢查。

　　(2)要有突出問題，提出對策，注重實效。

　　(3)要有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過于籠統(tǒng)。

　　(4)對檢查所發(fā)現(xiàn)問題的糾正。

　?、?先要對問題的性質和范圍進行分析，確定問題對會議質量的影響程度。

　?、?找出問題產(chǎn)生的原因，尋找解決問題的方法。

　?、?在人、財、物等方面為糾正偏差做好相應準備。(06年11月)

　?、?責任到人，抓緊落實，并及時將糾偏的結果進行通報。(06年11月)

　　三、審核會議文件

　　1、 相關知識

　　(1)會議文件的類型

　　(2)會議文件審核的內(nèi)容：(06年11月)

　?、?審核會議文件與會議主題的關系。

　　② 審核會議文件是否存在與國家和組織方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容。

　　③ 審核會議文件內(nèi)容事先是否經(jīng)過調查研究，是否與實際相符。

　?、?提交會議討論的文件涉及有關單位和部門事先是否進行了會商，廣泛征求了意見，并取得了一致的意見。

　?、?文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明，事實準確。

　　(3)會議文件審核的方法：對校法、折校法、讀校法

　　2、工作程序：自審、審核、會審、終審

　　★ 在會議文件審核修改之后，要由主要領導或主管領導進行終審。(06年11月)

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　　四、與領導溝通會議的有關事宜

　　1、相關知識

　　(1)相關知識

　　與領導溝通會議有關事宜的意義

　　與領導溝通會議有關事宜的原則：

　?、?時間性原則② 及時性原則③ 全面性原則

　　與領導溝通會議有關事宜的方法

　　① 定期向領導提交書面報告。

　?、?有會議負責人定期向領導口頭匯報會議的情況。

　?、?領導親自參加有關會議。

　?、?其他途徑

　　與領導溝通會議有關事宜的時機

　　① 會議籌備階段。② 會中階段。③ 會后階段。

　　2、工作程序：

　　(1)明確會議的目標。

　　(2)明確溝通會議有關事宜的方法或途徑。

　　(3)確定溝通的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。

　　(4)檢查溝通過程中所需要的各類文件、音像等資料。

　　(5)向領導匯報會議的籌備情況及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。

　　(6)聽取領導指示，或與領導進行雙向討論，并完成會議記錄。

　　(7)將記錄通過某種方式送給領導。

　　3、相關鏈接

　　(1)分配會議組織與服務工作應考慮的因素：

　?、?成員工作經(jīng)驗的多少。

　?、?承擔的工作總量。

　　③ 統(tǒng)籌分配任務。

　?、?考慮會議成員的特長愛好，發(fā)揮每個人的積極性。

　?、?組織會議共同討論如分配成員工作，公開化討論時分配工作更合理、更公平。

　?、?在實施執(zhí)行中還要有靈活性，通過監(jiān)督和檢查會議成員的工作進展。

　　(2)會議協(xié)調

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　　五、擬定會議的應急方案

　　1、 相關知識

　　(1)會議應急方案的內(nèi)容：

　　① 會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題：人員、場地、設備、資料、健康與安全問題、行為問題。

　?、?出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員。

　　(2)會議應急方案的作用

　　(3)處理會議突發(fā)事件的方法：處理人員、場地、設備、資料、健康與安全問題、行為問題。

　　2、工作程序

　　預測不可預知的情況 準備應對備選方案 討論會議緊急情況 確定會議應急方案

　　3、注意事項

　　(1)住宿安排要妥善。

　　(2)餐飲服務要周到。

　　(3)醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患。

　　(4)交通保障應落實到位。

　　(5)會議通訊服務力求標準、穩(wěn)定、可靠、迅速。

　　(6)在娛樂生活上需豐富多彩。

　　(7)會議值班要制度健全，人員要堅守崗位。

　　4、相關鏈接

　　(1)會議應急方案特點：

　?、?有的放矢② 預防為主③ 留有余地

　　(2)會議應急方案實施的原則：

　?、?思想上要充分重視。② 在人、財、物方面要措施到位。③ 在實施過程中要堅持定期檢查。

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