二級秘書復習資料：辦公室的布置與美化

　　一、辦公室的布置要素

　　辦公室的物質條件，應加以適當?shù)脑O計，所有物質工作條件的主要要素為：(一)光線;(二)顏色;(三)音樂;(四)空氣;(五)聲音。這些要素不應分開設計，它們相互之間，不僅具有密切的關系，且與辦公室的位置、布置、設計、機械等也有關。譬如，光線與顏色有關，而顏色又與辦公室的布置有關。因此，上述要素的設計應注意互相協(xié)調。?

　　(一)光線

　　充足的光線是辦公室環(huán)境的重要因素之一。辦公室的光線應使工作人員易看且不易疲勞。只有光線充足、舒適，才能夠使工作人員減少疲勞、減少錯誤，做更多的工作，保持充沛的精力。?

　　辦公室光線的來源包括自然光、日光燈及白熾燈。自然光有益于心理的健康，但因早晚光線不一，因此需有其人造光以彌補光線不足。日光燈能提供大量的照明，最適宜辦公室布置。

　　辦公室光線系統(tǒng)的基本設計共有五種：直接光、半直接光、間接光、半間接光、直接間接光。其中，采用間接光或直接間接光較為優(yōu)良。適當?shù)靥岣咿k公室的光線的經(jīng)費，是一種健全的投資。良好的光線約占辦公室總工作成本的2%，而不良光線亦占總工作成本的0.5%。即僅增加總成本的1.5%，就在光線方面獲得舒適、準確及精神上的滿足。根據(jù)許多的研究顯示，能提供適當?shù)墓饩€，則辦公室的效率能提高10%-15%。?

　　(二)顏色

　　顏色會影響人類的情緒、意識及思維。譬如顏色通常對于人類的血壓及性情產(chǎn)生重要的影響。某顏色對于某些人有舒適的感覺;另外的顏色卻有相反的效果，有些顏色使人心情放松;有些顏色則令人感覺郁悶。有些顏色能加速心智的活動;有些顏色則降低心智的活動。?

　　黃色、橙色與紅色稱為暖色，這些顏色令人心理上感到溫暖與愉快。反之，藍色、紫色與綠色稱為冷色，它們令人感到平靜。淺黃色、灰褐色與象牙色等淡色，令人有適度興奮之感。

　　目前辦公室的顏色是趨向于單色化，亦即地板、增與窗簾的顏色要調和，然后再加上一種較鮮亮的顏色。譬如，先選擇桌子的顏色，然后地毯的顏色選擇與桌子的顏色相調和，而較地毯淡的顏色，可作為墻壁與窗簾的顏色。椅子或附屬品如圖畫、桌子附屬品、燈，則可愛要用鮮艷的顏色。?

　　總之，地板的顏色宜較墻壁的顏色深，墻壁的顏色則應較天花板為深。會議會客室宜用黃色或赤色。辦公室夏季用藍色與綠色，冬季宜用黃色與橙色。天花板的顏色，以白色為最佳。地板的顏色宜采用棕色，較不易污染。桌面的顏色則宜淺。下列地點的顏色采納原則建議如下：?

　　普通辦公室：天花板宜用白色，面對職員的墻壁宜用冷色，其他墻壁的顏色宜用暖色如淺黃色。所有墻壁的顏色應注意互相調和。

　　會議室：以淺色與中性的顏色為最佳。?

　　會客室：以歡愉的、中性的顏色為最佳。?

　　走廊：宜用明亮的顏色，因其缺少自然光線。?

　　休息室：男宜用藍色;女宜用淡紅色。?

　　私人辦公室：深的和鮮艷的顏色，視主人之偏好而定。?

　　地下室與貯藏室：宜用具有高度反射光線的顏色。

　　(三)空氣調節(jié)

　　空氣調節(jié)即控制辦公室中空氣的溫度、 流通、濕度與清潔四個基本因素。如只控制其中的三個因素、二個因素或一個因素，只能稱為部分的空氣調節(jié)，而非全部的空氣調節(jié)。許多辦公室的溫度太高，工作人員有不舒適與頭昏之感。應于冷暖機上裝設調節(jié)器，以調節(jié)溫度。?

　　濕度會影響人類的舒適與效率。在同樣溫度之下，潮濕的空氣令人感覺熱，而干燥的空氣則令人感覺冷。特別潮濕的空氣，會引起呼吸器官的不舒適并引起沉悶、疲倦之感覺。同樣，特別干燥的空氣則經(jīng)常引起焦慮與精神急躁之感。辦公室理想的相對濕度是40%-60%。如相對濕度是20%，則辦公室的空氣太干燥;當相對濕度是70%，則空氣太潮濕。?

　　空氣，如缺乏適當?shù)耐L，則令人感到昏昏沉沉與極度的疲勞。正常的通風標準是每個人每小時約需2000立方米的空氣。

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　　(四)聲音

　　嘈雜的辦公室并非有效率的。噪音令人感到不愉快、分散注意力、增加工作成本、且容易造成工作的錯誤。一個效率高的辦公室，應注意聲音的調節(jié)，防止噪音，力求辦公室的安靜。

　　減少或盡可能消除聲音的來源：在打字機與計算機底下毛墊，并在其余的設備底下置橡皮墊。在機械上的防聲櫥亦能有效地排除聲音。此外，在檔案柜、門、桌子、椅子上，涂上一些潤滑劑，及請求職員為別人設想，減少不必要的談話，養(yǎng)成職員相互低談的習慣，均能減少聲音。?

　　設辦公室于安靜之處。建筑物之項樓通常是聲音較低之處，因遠離街道車輛與行人。此外，避免將辦公室直接暴露于聲源或太擁擠之處。?

　　把辦公室與聲源隔離。將所有發(fā)出音響的設備與機器，置于一個單獨的房間，倘不可能的，將主要的聲源設備與機器集中于一處，較散置于辦公室各處為優(yōu)。

　　辦公室的地板、天花板與墻壁，采用防音板或吸音的物質時，聲音即很快地消失。地板采用地毯可吸收聲音。同樣，窗簾亦能吸收聲音。天花板及墻壁可采用多孔纖維狀的礦物瓦，及多硬紙板作成的吸音板。?

　　窗戶宜用兩層玻璃，當街市聲音太嘈雜時，將窗戶關閉。?

　　任何辦公器具不得于金屬墻之前，以減少回音。?

　　按照工作流程布置座位，以減少往返走動之聲。?

　　接待來賓，宜專設會客室，以免談話影響辦公。?

　　(五)音樂

　　當職員工作時，如播放適當音樂，則可改進工作的條件，減輕心理與視覺的疲勞，減少精神的緊張，并使職員有愉快之感。?

　　辦公室的工作，因播放音樂而顯示最大益處的工作包括：檔案、收發(fā)、打字、接待、打孔與查對等。在對35000名以上職員所做的一項調查顯示，90%以上的職員喜歡在工作時播放音樂;同數(shù)的職員相信音樂能使工作更加愉快;并且?guī)缀?5%的職員稱播放音樂，工作就不會感到單調。?

　　音樂需加適當?shù)目刂?，即為實現(xiàn)特別目的，音樂應預先安排。凡令人分散注意力與引起注意力的音樂，如沉悶的管樂與獨奏曲應予排除。音樂之選播應配合特別的辦公室工作，視職員的性情需要。早晨宜選用輕松愉快的音樂，最大激勵的音樂可于中午前及下午播放。辦公室的音樂，以選播輕快的古典音樂與節(jié)奏輕快的音樂為主。

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　　二、辦公室布置的原則

　　采用一大間辦公室，對于光線、通風、監(jiān)督、溝通，比采用同樣大小的若干辦公室為優(yōu)。使用同樣大小桌子，可增進美觀，并促進職員的相互平等感。使同一地區(qū)的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進美觀。采用直線對稱的布置，避免不對稱、彎曲與成角度的排列。工作流程應成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動。相關的部門，應置于相鄰的地點，并使性質相同的工作便于聯(lián)系。將通常有許多外賓來訪的部門，置于入口處，若不可能時，亦應規(guī)定來客須知，使來客不干擾其他部門。將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散心力及造成擁擠之處。應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。主管座位應位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。使全體職員的座位面對同一方向，不可面對面。自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處設私人辦公室，因其切斷總辦公室的自然光線。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。采用屏風當墻，因其易于架設，且能隨意重排?？刹捎闷交虿煌该鞑ＡУ钠溜L，可提供良好的光線及通風。裝設充分的電插座，供辦公室設備與機械之用。將需要使用嘈雜設備與機械的單位，設于防聲之處，以避免干擾其他部門。常用的設備與檔案，應置于使用者附近，切勿將所有的檔案，置于死墻之處。檔案柜應背對背放置?？紤]將檔案柜放置于墻角的可能性。倘可能時，應設休息處，作為公余休息、自由交談及用午膳之所。供應便利充分的體息設備。對未來的變化應加預測，使布置易適應變化。

　　三、辦公室布置的程序

　　對各部門的業(yè)務及工作內容與性質，加以考察與分析，以明確各部門及各員工間的關系，而供決定其位置時的依據(jù)與參考。?

　　列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。通常辦公室的大小，因各人工作性質而異。但一般而言，每人的辦公室間，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。

　　根據(jù)工作需要，決定所需的家具、桌椅等，列表分別詳細記載。

　　依據(jù)這些步驟所得結果，加以研究與計劃，繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置之。

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