2013年秘書資格四級考試復習筆記（8）

　　第四章 會議與商務活動

　　1.在會議議程表的設計中，要盡量將同性質(zhì)的問題集中排列在一起;而且要將保密性較強的議題，一般放在后面。P278

　　2.會議的日程設計特點：采用簡短文字或表格形式，而且時間固定，議題具體化

　　3.區(qū)分會議議程和日程、程序這三種文件?，F(xiàn)有議程，后有日程。會議議程是供會議主持人使用，日程是提供給會議代表的 P279

　　4.關于選擇會址的考試方式：公司要找召開會議，選擇會址要考慮的因素：A.經(jīng)濟效益B.社會影響C.政治因素D.企業(yè)自身知名度 答案：ABCD

　　5.選擇會場，會場的大小考慮與()相符?A.會議規(guī)模B.會議主題C.會議時間的長短D.會議的經(jīng)費 答案：ABC

　　6.在會場的設備，考試方式放在具體的環(huán)境中。如：某一老師來公司講有關財會的專題，我們在會場應準備的設備有：A.投影儀B.演示白板C.掛圖架子D.放映設備 答案：ABCD

　　7.所謂會中的安靜是指：(1)避開鬧市區(qū)(2)掛起“謝絕參觀”(3)在會上關閉所有的手機和呼機 P280上

　　8.題型：公司要召開一個有關新產(chǎn)品的會議，作為秘書，你應當帶好什么資料?A.企業(yè)獎金方案B.本次會議的議程C.本企業(yè)五年計劃D.企業(yè)今年的生產(chǎn)報表 答案：BCD

　　9.在會議記錄的結尾必須由主席人的簽名和記錄人的簽名方可生效。P281上

　　10.在會議記錄中，漏記的內(nèi)容英對照錄音磁帶修改。P281

　　11.會議記錄的要求：準確、完整、簡潔、條理清楚 P281中

　　12.選擇題：會后，對會議記錄的原稿的處理：統(tǒng)一編號和統(tǒng)一裝訂。不可銷毀和多次復制。P281

　　13.背景：公司開一個重要的會議，會后，領導要對與會中重要的信息急于看，(1)你如何盡快收集有關資料?(2)對收集上來的資料，如何加工?(3)那如何做到會后相關文件的整理工作?

　　答：秘書收集信息的渠道主要有：(1)大眾傳媒，如廣播，電視，報紙，期刊以及其他文獻載體(2)網(wǎng)絡，通過上網(wǎng)了解有關信息(3)供應商、客戶和代理商，通過企業(yè)在各地的銷售點，來獲取有關信息。(4)圖書館和貿(mào)易交流，即通過專門的信息機構，如大學、圖書館、專門的信息情報所。在會議期間，秘書人員要做到多聽、多記、多算、多跑，才能比較全面地收集信息。要深入實際，掌握第一手資料。要側(cè)重信息的加工提煉，使上司、與會者、新聞媒體都能方便利用。要側(cè)重時效

　　對收集上來的資料的加工方式有3種，見書上第282中

　　對會后會議文件的整理工作，先答書上第283頁下的3點，然后再答書上第284頁上的第2、3、4點。其中第四點，會議記錄屬于長期保存的檔案，立卷歸檔時要嚴格遵守檔案制度。

　　以上要點用自己的語言組織一下

　　14.選擇題：常見的開放參觀活動的主題有：四個 P285下

　　15.安排的參觀內(nèi)容，主要有生產(chǎn)經(jīng)營設備和工藝流程;廠區(qū)環(huán)境或營業(yè)大廳;員工的教育和培訓設施;組織服務、娛樂、福利等設施。 P285下最后一行

　　16.選擇題：選擇開放參觀的時機：在一些特殊的日子：周年紀念日、重大的節(jié)假日、開業(yè)慶典、社區(qū)節(jié)日等 P286上 選擇在春末或秋初的時節(jié)，不宜選擇在雨天、酷暑或寒冬季節(jié)P286下

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