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2013年秘書資格四級考試復(fù)習筆記(19)

更新時間:2013-04-28 19:21:38 來源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 秘書資格四級考試復(fù)習筆記精選

  (二)信息的整理

  信息的整理是對收集到的大量原始信息,在數(shù)量上加以濃縮,在質(zhì)量上加以提高,在形式上給予表現(xiàn),使之便于傳遞,利用和儲存的過程,信息的整理是整個信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對、加工。

  1、分類方法:

  A、字母分類法 B、地區(qū)分類法 C、主題分類法 D、數(shù)字分類法 E、時間分類法

  2、篩選方法:

  看來源、 看標題、 看正文。

  (1)剔除虛假信息、失效信息和無效信息,從中挑選出有價值的信息。除去假的、重復(fù)的、過時的、表面的、與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息,從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。篩選體現(xiàn)了對內(nèi)容的初步鑒別,其目的是讓領(lǐng)導用最少的時間獲得最大量的優(yōu)質(zhì)信息。

  (2)挑選出有價值的信息。 A、挑選對工作有指導意義,與業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)的信息 B、挑選帶有傾向性,動態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、分析需求,結(jié)合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息 D、挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢,為決策提供超前服務(wù)的信息 E、堅持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一。

  (3)決定取舍:A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點。

  3、校對方法:

  溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計法。

  4、加工方法:

  信息加工是指將篩選出來的信息進行提煉,使其具有較高質(zhì)量。

  (1)信息加工分為兩個層次:

  一是對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進行初步加工,稱為基礎(chǔ)性信息。這類信息只能供接受者了解動態(tài)。

  二是對各種基礎(chǔ)性信息進行歸納、綜合、分析和調(diào)查研究提出有情況; 有分析、有建議、有深度的信息,稱為高層次信息。――這類信息具有較大的參謀咨詢作用。

  信息加工能力,是事務(wù)型秘書與開拓性秘書的主要界限。來源于考試大

  (2)加工信息須從以下方面著手:

  第一, 充實內(nèi)容。

  第二, 綜合分析。

  第三, 提出意見。

  (三)信息的傳遞

  (1) 單通道傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道,傳給信息接受者。

  (2) 多通道傳遞。即信息從信息源發(fā)出后,沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。

  信息傳遞的方式有: ⑴口頭傳遞 ⑵書面?zhèn)鬟f ⑶電訊傳遞

  傳遞要求:迅速,準確,保密

  (四)信息的利用與儲存

  (1) 分類――對各種信息按一定的規(guī)則進行分類

  (2) 著錄――如實的記載(制分類卡)

  (3) 建立儲存檢索系統(tǒng) 歸類存放

  (4) 保管――存放與保護

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