秘書資格考試精講之檔案的利用工作

　　1.檔案利用工作的方式

　　檔案的利用工作一般有如下幾種。

　　為利用者提供服務(wù)的工作主要有以檔案原件提供利用的開設(shè)閱覽室、檔案外借和以檔案復(fù)制件提供利用的制發(fā)檔案復(fù)本等幾種主要方法。

　　在提供利用時(shí)，要正確處理利用和保密之間的關(guān)系，避免泄露機(jī)密。

　　2.開設(shè)閱覽室

　　開設(shè)閱覽室是指檔案館(室)在特定的場(chǎng)所開辟閱覽室，直接向用戶提供信息的一種服務(wù)方式。

　　開設(shè)閱覽室必須具備一定的條件。

　　(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協(xié)助用戶滿足其利用需求。

　　(2)物質(zhì)條件。閱覽室應(yīng)具備服務(wù)臺(tái)、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護(hù)設(shè)備和檢索工具等必要的物質(zhì)設(shè)施。

　　(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規(guī)定接待對(duì)象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù)，以及其他相關(guān)事項(xiàng)。

　　閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調(diào)閱單，檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱單填寫情況，入庫(kù)調(diào)檔，取出所需文件，并在相應(yīng)位置放上代理卡。

　　閱畢的檔案應(yīng)及時(shí)歸還，認(rèn)真清點(diǎn)。

　　3.檔案外借

　　檔案外借服務(wù)是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務(wù)方式。

　　檔案外借服務(wù)應(yīng)該注重以下幾點(diǎn)。

　　(1)檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度，經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。

　　(2)借出檔案時(shí)，應(yīng)履行嚴(yán)格的交接手續(xù)，并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內(nèi)容。

　　(3)在借出檔案時(shí)應(yīng)點(diǎn)交清楚，并責(zé)成借用單位注意保密和保護(hù)檔案，借用單位應(yīng)對(duì)所借檔案的完整和保密負(fù)完全責(zé)任，保證借出的檔案能完整地按時(shí)收回。

　　(4)借出使用的期限不宜過長(zhǎng)，對(duì)外借檔案的數(shù)量也應(yīng)做必要的控制。

　　(5)檔案借出后，應(yīng)填制代理卡，放置在檔案原來的位置上，以便掌握檔案的流動(dòng)和利用情況。

　　(6)歸還檔案時(shí)，必須認(rèn)真清點(diǎn)，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷。

　　(7)檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。

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