全國版會計從業(yè)《電算化》第3章第4節(jié)：計算機(jī)替代手工賬的基本要求
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第四節(jié) 計算機(jī)替代手工賬的基本要求
一、替代手工賬的定義
替代手工賬(俗稱甩賬)是指將各種基本的會計數(shù)據(jù)輸入計算機(jī)，采用電子計算機(jī)設(shè)備和會計軟件對輸入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行處理(計算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等)，生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機(jī)替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。
替代手工賬是會計電算化的目標(biāo)之一(首要目標(biāo))。
二、替代手工賬的條件
1.配備了計算機(jī)硬件設(shè)備和會計軟件。
2.進(jìn)行會計電算化崗位培訓(xùn)，配備相應(yīng)的會計電算化工作人員。
3.建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。
三、替代手工賬前的工作
根據(jù)相關(guān)規(guī)定，計算機(jī)與手工會計核算應(yīng)該并行3個月以上，計算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運(yùn)行也安全可靠，還要接受有關(guān)部門的監(jiān)督。
四、如何替代手工賬
1.整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
(1)重新核對各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符。
(2)整理各賬戶余額。
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2.建立會計賬戶體系并確定編碼。
編碼時，一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案;即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。
原則：
(1)符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。
(2)滿足本單位會計核算與管理的要求。
(3)滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
(4)要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。
(5)要保持科目的相對穩(wěn)定性。
(6)應(yīng)考慮與子系統(tǒng)的銜接，凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
五、規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程
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六、會計軟件初始化
七、計算機(jī)與手工并行
計算機(jī)與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機(jī)同時進(jìn)行會計處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
在試運(yùn)行階段，人工與計算機(jī)數(shù)據(jù)對比時，要進(jìn)行如下工作：
1.檢驗(yàn)各種核算方法。
2.檢查會計科目體系的正確性和完整性。
3.考查操作熟練程度。
4.糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤。
此外，并行期間還要注意以下問題：
1.適當(dāng)安排好實(shí)施進(jìn)度，試運(yùn)行期間及時總結(jié)、定期檢查。
2.實(shí)施復(fù)雜大系統(tǒng)時，應(yīng)向有關(guān)方面的老師咨詢，或向有經(jīng)驗(yàn)的單位學(xué)習(xí)，盡量少走彎路。
3.做好申請?zhí)娲止び涃~前的準(zhǔn)備工作，爭取一次通過審查。
八、替代手工記賬的基本要求
(一)替代手工記賬方式下記賬憑證的要求
記賬憑證分類：
一種：記賬憑證
三種：收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
五種：現(xiàn)金收款憑證、銀行收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
(二)計算機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)打印輸出和保存的要求
1.采用電子計算機(jī)打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。
(三)存儲介質(zhì)要求
1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
2.作為會計檔案保存時，其保存期限應(yīng)與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計財簿、報表)相一致。
3.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
4.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
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