全國版會計從業(yè)《電算化》第3章第5節(jié)：會計電算化檔案管理的基本要求
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第五節(jié) 會計電算化檔案管理的基本要求
計算機內會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案包括以磁性介質存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印輸出的書面形式的會計數(shù)據(jù)，還有會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行過程中編制的各種文檔程序和其他會計資料。
存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)，其保存期限應與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計財簿、報表)相一致。
會計軟件及相關文檔資料，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
二、記賬憑證的生成與管理
計算機替代手工記賬后，記賬憑證的生成有兩種方式：
1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應有錄入員、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應由出納人員簽名和蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。
計算機與手工并行工作期間，可用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。
此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。
三、會計賬簿、報表的生成與管理
計算機替代手工記賬后，財政部對會計賬簿和會計報表的書面打印有明文規(guī)定，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但財政部的規(guī)定同時考慮到計算機打印的特殊情況，在會計資料生成方面作了一些靈活規(guī)定，包括：
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。
5.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。
6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
7.各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿后，原則上應由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。
8.各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借。
9.各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
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四、電算化會計檔案的基本要求
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，最好放在兩個不同的建筑物內。
2.采用磁性介質保存會計檔案的，要定期進行檢查，定期復制，防止由于磁性介質損壞而導致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4oC-50oC，相對濕度8%-83%，磁場強度50奧斯特。
3.嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
4.各種會計資料，包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位領導同意，不得外借和拿出單位。
5.經(jīng)領導同意借閱的會計資料，應履行相應的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查病毒，防止感染病毒。
6.大中型企業(yè)應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7.存有會計信息的磁性介質及其他介質，在未打印成書面形式之前，應妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。
8.對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應具備出納人員簽名和蓋章等。
9.對違反會計檔案管理制度的人員，應該進行檢查糾正，情節(jié)嚴重的，應報告本單位領導或財政、審計機關嚴肅處理。會計檔案應該由專人負責。
模擬練習
【例題1?判斷題】會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能。( )
答案：√
【例題2?判斷題】會計核算軟件中采用的各級會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。( )
答案：×
【例題3?單選題】下列職責中，( )崗位是不相容職責。
A.電算化主管與審核 B.憑證錄入與修改
C.憑證錄入與審核 D.電算化主管與記賬
答案：C
【例題4?單選題】操作人員要嚴格遵守計算機的操作程序，并遵循( )的要求。
A.操作制度 B.機房管理制度
C.會計制度和會計準則 D.會計電算化
答案：C
【例題5?多選題】會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護計算機以及會計核算軟件的工作崗位。大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可以考慮設立如下崗位( )。
A.電算主管 B.審核記賬
C.電算維護 D.數(shù)據(jù)分析
答案：ABCD
【例題6?多選題】電算化系統(tǒng)中恢復功能是系統(tǒng)非常重要的基本功能，進行這一工作時應當( )。
A.所有人員均有恢復權
B.檢查備份日期
C.恢復往年資料前備份當前資料
D.指定專人操作
答案：BCD
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