2013年秘書(shū)資格五級(jí)復(fù)習(xí)筆記：會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)(下)

　　5.會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的準(zhǔn)備工作

　　(1)收集對(duì)方的相關(guān)資料。

　　(2)通知主方參加會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的人員。

　　(3)了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的時(shí)間和地點(diǎn)。

　　(4)通知對(duì)方。

　　(5) 場(chǎng)所的布置及座位安排：會(huì)見(jiàn)的座次安排應(yīng)遵循“主左客右”的原則，座位通常排成扇形或半圓形;會(huì)談的座次安排一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門(mén)一側(cè)或進(jìn)門(mén)后的左側(cè)，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排;多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。

　　6.會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序

　　(1)迎接。

　　(2)致辭、贈(zèng)禮、合影。

　　(3)會(huì)見(jiàn)或會(huì)談。

　　(4)記錄。

　　(5)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談結(jié)束。

　　7.開(kāi)放參觀活動(dòng)的內(nèi)容與準(zhǔn)備

　　(1)開(kāi)放參觀的項(xiàng)目 1)展覽室。 2)生產(chǎn)設(shè)備。 3)廠區(qū)環(huán)境。 4)員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施。 5)服務(wù)、娛樂(lè)、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。

　　(2)開(kāi)放參觀活動(dòng)的操作流程 準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子一放映視聽(tīng)材料一觀看模型一引導(dǎo)觀摩實(shí)物一中途休息服務(wù)一贈(zèng)送紀(jì)念品一征求意見(jiàn)。

　　(3)準(zhǔn)備工作的內(nèi)容 1)寄發(fā)請(qǐng)柬。 2)準(zhǔn)備休息服務(wù)處。 3)準(zhǔn)備介紹材料。 4)準(zhǔn)備特殊的參觀用品。 5)準(zhǔn)備茶水飲料。 6)準(zhǔn)備禮品和紀(jì)念品。

　　(4)接待工作的內(nèi)容 1)熱情接待、引導(dǎo)。 2)認(rèn)真解說(shuō)。 3)為來(lái)賓做好向?qū)А?4)做好餐飲服務(wù)工作。 5)耐心解答來(lái)賓提出的問(wèn)題。 6)做好歡送工作。

　　8.商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

　　(1)訂車(chē)票、機(jī)票：通常采用電話或傳真的方式訂票。

　　(2)預(yù)訂房間。

　　(3)準(zhǔn)備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

　　(4)預(yù)支差旅費(fèi)。

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