2013年秘書資格考試四級復習之信息與檔案(一)

　　鑒定要點與重點提示

　　一、鑒定要點 能對信息進行整理、傳遞、存儲。能夠對檔案進行分類、檢索，并根據(jù)檔案價值劃分保管期限。

　　二、重點提示

　　1.信息工作程序 信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用。

　　2.信息分類的步驟

　　(1)辨類：對信息資料進行分類辨別，即對信息資料進行主題分析，分辨其所屬類別的過程。

　　(2)歸類：對所收集的信息按照特定的原則和方法，根據(jù)信息內容的某種特性和管理利用的具體要求，將其分門別類地組織起來。

　　3.信息分類方法

　　常用的信息分類方法包括：字母分類法、主題分類法、地區(qū)分類法、數(shù)碼分類法和時間分類法。

　　4.信息校核方法

　　常用的校核方法包括：溯源法、比較法、核對法、邏輯法、調查法和數(shù)理統(tǒng)計法。

　　5.信息傳遞的基本形式

　　(1)信息的外向傳遞：指秘書在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。

　　(2)信息的內向傳遞：指為了進行協(xié)調和合作，企業(yè)內部之間進行信息交流。

　　(3)信息內向傳遞的形式有：備忘錄，信件，通知和告示，傳閱單，企業(yè)內部刊物，復印并發(fā)送文件，電子郵件，會議。

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