2014年四級(jí)秘書(shū)輔導(dǎo)《秘書(shū)實(shí)務(wù)》筆記:秘書(shū)工作

　　第三節(jié) 秘書(shū)工作

　　秘書(shū)工作是以輔助領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)完善管理為目的，通過(guò)“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)的。

　　一、秘書(shū)工作內(nèi)容秘書(shū)部門(mén)的地位和職能決定了秘書(shū)工作大到覆蓋單位組織的方方面面，小到涉及部門(mén)人員的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。要求秘書(shū)工作事無(wú)巨細(xì)，都能收放自如。

　?、遛k文1.文字工作：主要指文書(shū)、文件、信函和新聞稿件的撰寫(xiě)工作，以及領(lǐng)導(dǎo)同志需要的各種材料的準(zhǔn)備和起草工作。2. 文書(shū)處理和檔案工作：主要指文書(shū)文件辦理方面的工作，包括文書(shū)的打印、制作、收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞工作，立卷、歸檔工作。3. 圍繞文書(shū)文件要辦理的事務(wù)：主要是指因文書(shū)文件產(chǎn)生的，而且是秘書(shū)部門(mén)承辦的事務(wù)。

　?、孓k會(huì)1.在程序上，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備，會(huì)中的組織和服務(wù)，會(huì)后的善后和落實(shí);2. 在內(nèi)容上，工作會(huì)議、會(huì)談事務(wù)，也有聯(lián)誼性的、禮節(jié)性的、溝通感情、展開(kāi)公關(guān)的會(huì)見(jiàn)和會(huì)議事務(wù)或文娛活動(dòng)事務(wù);3. 在形式上，小型的常規(guī)性工作例會(huì)和幾個(gè)單位聯(lián)合召開(kāi)的、會(huì)期較長(zhǎng)的大型會(huì)議會(huì)務(wù);既包括準(zhǔn)備會(huì)議預(yù)案、議程、文字材料、促成會(huì)議結(jié)果、督查落實(shí)的工作，也包括準(zhǔn)備節(jié)目、聘請(qǐng)主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。

　?、甾k事1. 信息工作：圍繞信息處理展開(kāi)的工作。2. 技術(shù)工作：主要指機(jī)要工作、計(jì)算機(jī)安全工作、現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用維護(hù)工作。3. 日常行政事務(wù)工作：值班工作、接待工作、印章管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、環(huán)境管理、車(chē)輛管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)等工作。

　　在黨政機(jī)關(guān)，專門(mén)設(shè)立信訪辦公室，主要辦理群眾來(lái)信和來(lái)訪的接待和相關(guān)事項(xiàng)的處理工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、建議的處理工作。其他組織單位一般不另設(shè)信訪室，類似工作由值班秘書(shū)接待辦理。在不另設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，秘書(shū)工作還包括公關(guān)事務(wù)。

　　現(xiàn)代社會(huì)組織中的行政事務(wù)工作，不僅有新的內(nèi)容，還有新的意義。如機(jī)關(guān)辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)、布置、裝飾與維護(hù)，依法落實(shí)職工的社會(huì)保障和生活福利安排，辦公設(shè)備、車(chē)輛的統(tǒng)一采購(gòu)、管理使用與調(diào)度，對(duì)餐飲公司、保安公司承包事務(wù)的管理等。這些行政事務(wù)工作，明顯地帶有現(xiàn)代組織管理形式的特色。

　　二、秘書(shū)工作的宗旨 秘書(shū)工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想1.1985年1月召開(kāi)的全國(guó)黨委秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)：為中央服務(wù)，為中央各部門(mén)和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)，為人民服務(wù)。2.朱傳忠、葉明主編的《秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)》：為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。3.楊劍宇《涉外秘書(shū)概論》：為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為同級(jí)和上下級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)，為人民群眾服務(wù)。

　　三、秘書(shū)工作的特點(diǎn)1. 機(jī)要性 機(jī)密性和重要性。2.輔助性⑴所有的現(xiàn)代秘書(shū)工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(kāi)，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，秘書(shū)工作范圍就要擴(kuò)大或延伸到哪里。⑵現(xiàn)代秘書(shū)人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議或共同研究問(wèn)題，甚至有機(jī)會(huì)提出解決問(wèn)題的方案，但秘書(shū)參加會(huì)議的主要責(zé)任是辦理會(huì)議事務(wù)，慎用發(fā)言權(quán)，無(wú)表決權(quán)，更無(wú)決定權(quán)。⑶現(xiàn)代秘書(shū)人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張。

　　3. 綜合性首先，秘書(shū)工作的內(nèi)容涉及本組織的全部工作。其次，秘書(shū)工作是為領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和整個(gè)組織服務(wù)的，這種服務(wù)主要體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上。再次，秘書(shū)工作的綜合性表現(xiàn)在條理化、系統(tǒng)化地處理范圍廣、形式多、紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作。

　　四、秘書(shū)工作的作用 在現(xiàn)代社會(huì)中，一個(gè)較大的社會(huì)組織通常由五部分構(gòu)成：領(lǐng)導(dǎo)中樞、情報(bào)信息系統(tǒng)、咨詢參謀系統(tǒng)、執(zhí)行系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)。秘書(shū)部門(mén)+資料、檔案、情報(bào)等部門(mén)=情報(bào)信息系統(tǒng)秘書(shū)部門(mén)+各種政策研究、調(diào)查預(yù)測(cè)等部門(mén)=咨詢參謀系統(tǒng) 秘書(shū)部門(mén)是領(lǐng)導(dǎo)中樞與執(zhí)行系統(tǒng)之間溝通的橋梁和紐帶 秘書(shū)部門(mén)也協(xié)助檢查、督查部門(mén)開(kāi)展工作，同時(shí)承擔(dān)督辦查辦工作用：1.協(xié)調(diào)作用2.信息作用3.形象作用4.參謀助手作用

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