2014年三級秘書資格會(huì)中服務(wù)復(fù)習(xí)：推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程

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　　推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程

　　指秘書在參加會(huì)議或主持一些小型會(huì)議過程中，根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要，靈活采用各種措施和方法，有針對性地調(diào)節(jié)各種關(guān)系，解決各種隨機(jī)性的問題，創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，從而引導(dǎo)會(huì)議各項(xiàng)事項(xiàng)的完成。

　　1.推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程應(yīng)遵循的原則

　　(1)學(xué)會(huì)傾聽。傾聽是吸收會(huì)議信息的主要渠道和方式。全身心的投入傾聽，不要隨意打斷別人的講話或發(fā)言，并注意觀察講話人或發(fā)言人的表情、眼神、手勢、體態(tài)，從而判斷其態(tài)度、動(dòng)機(jī)及內(nèi)涵。

　　(2)控制節(jié)奏。為使會(huì)議在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)達(dá)到滿意的效果，控制開會(huì)的節(jié)奏是十分重要的。既讓與會(huì)者充分發(fā)表和交流意見，又要避免發(fā)生推諉、互相扯皮等現(xiàn)象。

　　(3)善于引導(dǎo)。如果會(huì)議的議題較多或較大，就要考慮將復(fù)雜的問題分成若干個(gè)容易處理的問題，循序漸進(jìn)地去引導(dǎo)，使會(huì)議不偏離主題。

　　2.推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程的方法

　　(1)了解會(huì)議主題和議題。會(huì)前應(yīng)認(rèn)真深入地研究會(huì)議的有關(guān)文件和材料，了解與會(huì)人員的構(gòu)成及對某些事項(xiàng)的基本意見傾向。根據(jù)會(huì)議議題，作出本次會(huì)議的計(jì)劃表，對會(huì)議討論每個(gè)議題所占用的時(shí)間作出計(jì)劃和規(guī)定，避免會(huì)議進(jìn)行中為某一個(gè)議題任意拖延時(shí)間，保證會(huì)議體現(xiàn)出一種比較合理的節(jié)奏。

　　(2)嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間。會(huì)前，應(yīng)向與會(huì)人員明確宣布開會(huì)與結(jié)束的時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)和散會(huì)。要使每次會(huì)議都能準(zhǔn)時(shí)開始，沒有極特殊原因絕不能等。要樹立一個(gè)良好的會(huì)議風(fēng)氣。

　　(3)主題明確。會(huì)議開始后，應(yīng)盡快簡明扼要地引出會(huì)議主題，說明討論的目的，并規(guī)定討論與不討論的界限，使每位與會(huì)者都有平等發(fā)言的權(quán)利和機(jī)會(huì)。同時(shí)使與會(huì)者在會(huì)議一開始就明白本次會(huì)議要達(dá)到的目的和要注意保持的會(huì)議進(jìn)度。

　　(4)鼓勵(lì)和引導(dǎo)與會(huì)者。在會(huì)議討論時(shí)，要鼓勵(lì)每一個(gè)與會(huì)者積極發(fā)表自己的見解。特別要注意對那些喜歡自己說話、似乎要“壟斷”討論的與會(huì)者和不愿意在大庭廣眾之下發(fā)表自己意見、消極冷漠的與會(huì)者，可采取限制發(fā)言時(shí)間和直接提問的方式引導(dǎo)討論的進(jìn)行。

　　(5)消除交流障礙，抵制不和諧因素。由于與會(huì)者每人背景、素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)與價(jià)值觀的不同，看問題的角度不同，在討論時(shí)往往各持已見、據(jù)理力爭，甚至出現(xiàn)威脅性和挑畔性的行為。要及時(shí)采取有效措施，抵制任何不和諧的因素，既不挫傷大家發(fā)表意見的積極性，又要緩和可能產(chǎn)生的不良結(jié)果的氣氛。

　　(6)合理安排議題。多議題會(huì)議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開動(dòng)腦筋、集中獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策的議題應(yīng)放在會(huì)議前部分時(shí)間。當(dāng)一個(gè)議題的討論已確認(rèn)形成決議時(shí)，就應(yīng)立即轉(zhuǎn)換下一個(gè)議題，以免延誤時(shí)間或節(jié)外生枝。

　　(7)掌握會(huì)議休息的時(shí)機(jī)。會(huì)議時(shí)間較長時(shí)，應(yīng)安排短暫的休息并掌握好時(shí)機(jī)。安排短暫的休息一方面可以緩解與會(huì)者開會(huì)的疲倦;另一方面可以提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。

　　但休息時(shí)間應(yīng)盡量避免安排在發(fā)言的高潮或某一問題的討論尚未結(jié)束時(shí)進(jìn)行。

　　(8)適時(shí)結(jié)束會(huì)議。當(dāng)會(huì)議完成了所有議程、當(dāng)原訂的會(huì)議結(jié)束時(shí)間已到、當(dāng)討論一再重復(fù)而無新的提議時(shí)，就要適時(shí)終止討論或辯論，結(jié)束會(huì)議。

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