2014年三級(jí)秘書資格會(huì)后落實(shí)復(fù)習(xí)：會(huì)議評(píng)估

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　　會(huì)議評(píng)估

　　會(huì)議評(píng)估是對(duì)會(huì)議效率的評(píng)估，是會(huì)議總結(jié)的一種方法。任何會(huì)議都要追求高質(zhì)量、高效率。會(huì)議的效率與會(huì)議成本、會(huì)議成果有直接的關(guān)系，會(huì)議取得的成果越大，投入的成本越少，會(huì)議的效率就越高;反之，會(huì)議的效率越低。

　　會(huì)議的管理水平直接決定了會(huì)議的成果與成本，是會(huì)議效率的決定因素。

　　1.高效率會(huì)議的決定因素

　　(1)會(huì)議召開具有必要性。

　　(2)會(huì)議經(jīng)過精心策劃和籌備。

　　(3)會(huì)議地點(diǎn)選擇適中。

　　(4)會(huì)議形式多樣化。

　　(5)嚴(yán)格執(zhí)行了會(huì)議的各項(xiàng)議程。

　　(6)與會(huì)者經(jīng)過認(rèn)真確認(rèn)和專心挑選。

　　(7)嚴(yán)格開會(huì)、散會(huì)時(shí)間。

　　(8)會(huì)議作出的決定事項(xiàng)。

　　(9)會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出合理。

　　(10)會(huì)議服務(wù)熱情周到。

　　2.影響會(huì)議效率的因素

　　(1)會(huì)議的召開不是解決問題的唯一方式?？刂瞥杀镜闹苯幼龇ㄊ菧p少會(huì)議數(shù)量，縮短會(huì)議時(shí)間。

　　(2)會(huì)前準(zhǔn)備工作不充分，會(huì)議的高效在很大程度上取決于會(huì)前的周密準(zhǔn)備，任何一個(gè)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的疏漏，都會(huì)對(duì)會(huì)議效率產(chǎn)生極大的影響。

　　(3)組織者組織不當(dāng)。會(huì)議組織不周密，程序安排不合理，造成會(huì)議目標(biāo)失去控制。

　　(4)主持人缺乏主持技巧。主持人難以控制會(huì)議的節(jié)奏和氣氛，會(huì)場(chǎng)被少數(shù)人壟斷，對(duì)會(huì)議的目標(biāo)失去控制。

　　(5)會(huì)議支出費(fèi)用過大。經(jīng)費(fèi)預(yù)算未得到很好的執(zhí)行，出現(xiàn)了如借開會(huì)之機(jī)旅游、發(fā)放各種貴重紀(jì)念品等現(xiàn)象，不僅加大了會(huì)議的支出，更嚴(yán)重地影響了會(huì)議的效率。

　　(6)會(huì)議責(zé)任分工不明確。一個(gè)有效的會(huì)議必然是一個(gè)有明確責(zé)任分工的會(huì)議，這種分工指的是會(huì)議主持人和會(huì)議參加人對(duì)會(huì)議負(fù)有的責(zé)任。無論哪一方?jīng)]有很好的履行責(zé)任，都會(huì)影響會(huì)議的效率。

　　3.會(huì)議評(píng)估的目的

　　(1)會(huì)議目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，包括會(huì)議議題的確定、會(huì)議議程的安排、會(huì)議形式和地點(diǎn)的選擇、發(fā)言人的發(fā)言、主持人的主持等是否達(dá)到了預(yù)期的目的。

　　(2)與會(huì)人員的狀態(tài)。與會(huì)人員對(duì)會(huì)議的滿意度與理由、提出的意見或建議。

　　(3)會(huì)議的成本、效益如何。是否按計(jì)劃支出費(fèi)用、是否超支。

　　(4)在以后的會(huì)議中需要哪些改進(jìn)。

　　4.會(huì)議評(píng)估的方法

　　(1)定性評(píng)估。定性評(píng)估是對(duì)會(huì)議活動(dòng)效果進(jìn)行質(zhì)的評(píng)價(jià)，可從四個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估。

　　會(huì)議管理評(píng)估

　　1)與會(huì)人員的發(fā)言、提問、討論、留言的主要觀點(diǎn)和傾向。

　　2)與會(huì)人員的知名度和代表性、會(huì)場(chǎng)氣氛、新聞媒介報(bào)道的側(cè)重面。

　　3)會(huì)議進(jìn)行期間是否出現(xiàn)了預(yù)想不到的問題，或沒有做好工作方面的情況。

　　4)會(huì)議決議的落實(shí)情況。

　　(2)定量評(píng)估。定量評(píng)估是通過客觀量化的因素評(píng)估會(huì)議效果，從而不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

　　5.會(huì)議評(píng)估的形式

　　(1)填寫評(píng)估表。在會(huì)議結(jié)束前，向與會(huì)人員發(fā)放會(huì)議評(píng)估表，以意見調(diào)查的方式請(qǐng)與會(huì)人員填寫。

　　(2)特邀觀察員。重要的會(huì)議可邀請(qǐng)部分有經(jīng)驗(yàn)的人士以觀察員的身份參加會(huì)議，會(huì)后對(duì)會(huì)議現(xiàn)狀提出意見或建議。

　　6.會(huì)議評(píng)估的程序

　　(1)明確會(huì)議評(píng)估的對(duì)象。會(huì)議定量評(píng)估主要是秘書人員對(duì)會(huì)議整體管理工作、對(duì)會(huì)議主持人及對(duì)會(huì)議工作人員的評(píng)估。

　　(2)確定會(huì)議評(píng)估因素

　　1)確定對(duì)會(huì)議管理工作的總體評(píng)估因素。會(huì)議管理工作的總體評(píng)估因素應(yīng)該覆蓋會(huì)議工作的各個(gè)方面，包括會(huì)議方案、會(huì)場(chǎng)、與會(huì)人員范圍、接待工作、經(jīng)費(fèi)的使用、各項(xiàng)活動(dòng)的安排等。

　　2)確定主持人的評(píng)估因素。主要側(cè)重會(huì)議主持人的主持能力、業(yè)務(wù)水平、實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的能力、工作作風(fēng)和對(duì)會(huì)議進(jìn)程的控制能力的評(píng)估。

　　3)確定會(huì)議工作人員的評(píng)估因素。主要側(cè)重工作人員的行為表現(xiàn)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)水平和工作效果的評(píng)估。

　　4)確定與會(huì)人員的評(píng)估因素。主要側(cè)重與會(huì)人員的發(fā)言方式和發(fā)言態(tài)度的評(píng)估。

　　(3)設(shè)計(jì)評(píng)估表格，收集評(píng)估數(shù)據(jù)

　　1)表格的長(zhǎng)度。表格過長(zhǎng)，很難完成;表格過短，提供的數(shù)據(jù)可能不夠充足。

　　2)填寫的難易程度。簡(jiǎn)單的表格會(huì)增加完成的可能性。

　　3)所問的問題。問題決定設(shè)計(jì)表格的目的和要收集的信息，在提問之前應(yīng)刪去無關(guān)的問題。

　　4)提問的方式。根據(jù)會(huì)議評(píng)估的目的和形式，可以使用開放式或封閉式的提問形式。

　　5)分析數(shù)據(jù)方式。如果會(huì)議人數(shù)較多，可使用計(jì)算機(jī)分析數(shù)據(jù)。

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