2014年三級秘書資格檔案利用復(fù)習(xí)：檔案利用的工作程序

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　　檔案利用的工作程序

　　【操作流程】

　　熟悉庫藏----分析利用需求----選擇檔案利用方式----獲取檔案---提供檔案

　　【操作步驟】

　　步驟1熟悉庫藏

　　只有熟悉庫藏才能準(zhǔn)確解答利用者提出的問題，提高利用工作的質(zhì)量和效率。熟悉庫藏包括了解檔案內(nèi)容、成分及存放位置，明確單位檔案的形成、整理狀況及利用價值。

　　步驟2分析利用需求

　　檔案價值是由檔案自身和檔案需求者兩方面的因素決定的。檔案利用服務(wù)是聯(lián)系這兩個因素的紐帶，因而也是實現(xiàn)檔案價值的基本途徑。檔案用戶需求，決定著檔案開發(fā)利用的活動規(guī)律，影響提供利用服務(wù)方式方法的選擇。所以，秘書人員在熟悉檔案的基礎(chǔ)上，還應(yīng)了解檔案需求者的需求特點，以便提高服務(wù)的主動性、針對性和及時性。

　　(1)滿足決策人員對檔案的需求。決策人員是檔案部門利用服務(wù)的主要對象，滿足其對檔案的利用需求主要有以下幾個方面要求：

　　1)在提供檔案信息的性質(zhì)和范圍方面，決策人員要求利用綜合性的、可靠的、涉及面比較廣泛的檔案材料。檔案需求者中越是高層的管理者，其考慮問題越全面，決策越關(guān)鍵，越需要提供經(jīng)過加工的概括性、綜合性強的高層次信息。

　　2)在提供檔案信息內(nèi)容方面，決策人員關(guān)注兩方面的內(nèi)容：一是政策性文件和分析論證材料;二是歷史上處理類似問題所形成的材料，包括決策方案、決策依據(jù)、反饋意見等。如：本單位的機構(gòu)沿革，工作或經(jīng)營活動方面的歷史情況和統(tǒng)計數(shù)據(jù);有關(guān)本單位工作業(yè)務(wù)的國家和地方、上級部門的法律、法規(guī)、行政規(guī)章;有關(guān)某方面工作成功和失敗的典型案例分析;國內(nèi)外同行業(yè)的情報材料等。

　　3)在提供時間和方式方面，有特殊要求。決策人員希望用較少的時間了解較多信息內(nèi)容，經(jīng)過加工、匯集且信息密集度高的材料受歡迎。此外決策人員很少有時間親自到檔案部門查閱，利用過程常常是委托進行，在服務(wù)方式上最好做到主動上門服務(wù)。

　　(2)滿足基層管理者對檔案的需求?；鶎庸芾碚咧饕獜氖戮唧w的業(yè)務(wù)管理、事務(wù)工作。不同性質(zhì)、不同規(guī)模的組織機構(gòu)，其具體的基層管理工作存在著一定的差別，一般包括生產(chǎn)、財務(wù)、人事、行政、銷售等部門所進行的業(yè)務(wù)、事務(wù)活動。滿足其對檔案的利用需求主要體現(xiàn)在以下幾方面：

　　1)在提供檔案信息的性質(zhì)方面，要提供具體、詳盡、實用性強的信息，能對具體工作給予幫助。秘書人員應(yīng)編制詳細的檢索工具，以方便查詢。

　　2)在提供檔案信息的內(nèi)容方面往往需要提供關(guān)于管理對象的有關(guān)信息，范圍相對固定，如行政管理人員經(jīng)常利用文書檔案，會計人員經(jīng)常利用會計檔案，銷售人員經(jīng)常利用銷售檔案等。

　　3)在提供信息的范圍方面，主要是單位內(nèi)部信息，且其利用需求比較有規(guī)律。

　　(3)滿足單位內(nèi)部科研人員對檔案的需求。滿足其對檔案的利用需求主要有以下幾個方面要求：

　　1)在提供信息的范圍方面，其利用需求比較穩(wěn)定，通常表現(xiàn)為對某一個或多個相關(guān)主題的檔案信息的需求。

　　2)在滿足其利用信息的形式方面，科研人員更愿意利用原始材料。

　　3)對查全率要求比較高，要求提供關(guān)于某一專題的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的成套材料。 4)在利用時間上，相對寬松?？蒲腥藛T對某一課題的研究，往往需要相當(dāng)長一段時間，因此對檔案的需求不像決策人員那樣迫切。

　　(4)滿足工程技術(shù)人員對檔案的需求。工程技術(shù)人員進行應(yīng)用技術(shù)的研究，從事具體的工程、產(chǎn)品和其他科技任務(wù)的設(shè)計、施工、生產(chǎn)或管理、操作、維修等工作，屬于具體的生產(chǎn)技術(shù)和生產(chǎn)工藝性質(zhì)的活動。滿足其對檔案的利用需求主要有以下幾個方面

　　要求：

　　1)在提供檔案信息的性質(zhì)方面，要提供針對性強和內(nèi)容具體的信息材料，如查用某個具體的圖形、數(shù)據(jù)和報表等。

　　2)在提供檔案信息的內(nèi)容方面，較注重專利文獻和標(biāo)準(zhǔn)化材料，需要同類課題、同類項目或同行業(yè)的最新信息。

　　3)在提供時間方面，要求迅速及時。

　　步驟3選擇檔案利用方式

　　檔案提供利用的方式主要有閱覽室提供利用、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、制發(fā)檔案證明、提供咨詢服務(wù)、印發(fā)檔案目錄和舉辦檔案展覽七種方式，可根據(jù)利用者的需求特點，提供檔案原件、復(fù)制件或檔案參考資料或提供其他服務(wù)。

　　步驟4獲取檔案

　　通過各種檔案利用方式獲取檔案原件、檔案復(fù)制品和其他檔案信息加工品。

　　步驟5提供檔案

　　及時、主動向利用者提供獲得的各種形式和內(nèi)容的檔案。

　　【注意事項】

　　利用工作是檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，對檔案工作的發(fā)展有決定性影響。開展檔案利用工作必須熟悉檔案的內(nèi)容成分，了解業(yè)務(wù)活動及業(yè)務(wù)流程;掌握利用者的檔案需求，重視對檔案的篩選、綜合、歸納和提煉;根據(jù)不同利用者的權(quán)限，通過檔案咨詢和接待等服務(wù)，把檔案提供給利用者，充分滿足其利用需求，發(fā)揮檔案的作用。

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