2014年秘書資格四級"會議值班"重點一覽

　　安排會議值班重點:會議期間值班的內(nèi)容與意義，工作程序，及如何編排值班表。

　　(一)會議值班工作的內(nèi)容和意義

　　1、會議值班工作的內(nèi)容

　　(1)值班電話記錄。

　　(2)值班接待記錄。

　　(3)值班日記。

　　(4)做好信息傳遞。

　　2、會議值班的意義

　　會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。

　　(二)安排會議值班的工作程序

　　1、制定值班工作制度

　　(1)信息處理制度。

　　(2)崗位責任制度。

　　(3)交接班制度。

　　2、明確值班工作任務

　　(1)在會議中協(xié)助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強與會議無關人員出入會場的控制。

　　(3)手邊要有公司和各部門領導的聯(lián)絡方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡、請示。

　　(4)要備有一份設備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

　　(6)必要時，要負責督導和協(xié)助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

　　(7)做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　(8)必要時，應建立主管領導帶班制度。

　　3、編制會議值班表

　　會議值班表應包括以下內(nèi)容：

　　(1) 會議值班時間期限和具體值班時間。

　　(2) 會議值班人員姓名。

　　(3) 會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

　　(4) 會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

　　(5) 用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

　　(6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

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