2014年5月秘書(shū)二級(jí)"檔案管理工作"輔導(dǎo):歸檔錯(cuò)誤實(shí)例

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    2014年5月秘書(shū)二級(jí)"檔案管理工作"輔導(dǎo)匯總

　　1.案例情景

　　某公司實(shí)習(xí)秘書(shū)肖揚(yáng)在整理公司文書(shū)準(zhǔn)備歸檔，她把文書(shū)按照不同文種加以分類，在每類中按時(shí)間排列。還把文件后的附件一一分離出來(lái)，單獨(dú)裝訂。在每份文件上標(biāo)上頁(yè)號(hào)，文件左側(cè)統(tǒng)一用訂書(shū)機(jī)裝訂。最后把這些文件按照時(shí)間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。結(jié)果檔案室管理員陸言看了后直搖頭。

　　2.任務(wù)要求

　　根據(jù)上述案例，請(qǐng)判斷實(shí)習(xí)秘書(shū)肖揚(yáng)在文書(shū)歸檔整理過(guò)程中有哪些不妥之處。

　　3.案例分析

　　(1)無(wú)需對(duì)文書(shū)進(jìn)行文種的區(qū)分，因?yàn)槲募谂帕袝r(shí)只考慮事由、時(shí)間和重要程度等因素。

　　(2)文書(shū)整理中公文附件一般不單獨(dú)成件，而是和公文正文一起成一件。

　　(3)取消立卷以后，文件歸檔不需要再編頁(yè)號(hào)。

　　(4)文件采用何種方式裝訂要考慮是否會(huì)破壞檔案的原貌或能否長(zhǎng)期保存，訂書(shū)針對(duì)永久或長(zhǎng)期保存的檔案不太合適，因?yàn)槿菀卒P蝕。

　　(5)文件排列時(shí)，首先要考慮事由因素，同一事由的應(yīng)排在一起，同一事由內(nèi)部按時(shí)間順序或重要程度排列，不同事由間按時(shí)間順序或重要程度排列。

　　(6)文件排列好后要加蓋歸檔章。

　　(7)文件裝盒前要考慮檔案的分類方案，不同保管期限的檔案不能裝入同一盒中。

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