重慶會計從業(yè)《會計基礎(chǔ)》第五章第二節(jié)原始憑證講義
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第二節(jié) 原始憑證
一、原始憑證的種類
原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的書面證明文件。
通常按其來源、格式等加以分類。
(一) 按取得的來源不同分類
原始憑證按其來源不同，可以分為：自制原始憑證和外來原始憑證兩種。
1.自制原始憑證。自制原始憑證指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計算表等。
2.外來原始憑證。外來原始憑證指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。例如，購買材料時取得的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來的各種結(jié)算憑證、普通發(fā)票、對外支付款項時所取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機(jī)票、火車票、輪船票，都是外來原始憑證。
(二)按照格式不同分類
原始憑證按其格式不同，可以分為：通用憑證和專用憑證兩種。
1.通用原始憑證。通用憑證是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍，因制作部門不同而異。可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國通用。如某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行結(jié)算憑證，在全國通用等。
2.專用原始憑證。專用憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領(lǐng)料單、差旅費(fèi)報銷單、折舊計算表、工資費(fèi)用分配表等。
二、原始憑證的基本內(nèi)容
各種原始憑證都應(yīng)具有一些共同的基本內(nèi)容。
原始憑證所包括的基本內(nèi)容通常稱為憑證要素，一般應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：
1.原始憑證的名稱;
2.填制原始憑證的日期
3.接受原始憑證單位名稱;
4.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價及金額等);
5.填制單位簽章(發(fā)票專用章、財務(wù)專用章);
6.有關(guān)人員(部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員)的簽章;
7.憑證附件。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
概括起來，填制原始憑證有以下七項基本要求：
1.記錄真實(shí)。確保憑證所記錄的內(nèi)容真實(shí)可靠。
2.內(nèi)容完整。原始憑證上各項內(nèi)容要逐項填制齊全，不得遺漏和簡略。需要注意的是，年、月、日要按照原始憑證的實(shí)際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全。
另外，對于需要填寫一式數(shù)聯(lián)的原始憑證，必須用復(fù)寫紙?zhí)讓?，各?lián)的內(nèi)容必須完全相同，聯(lián)次不得缺少。
3.手續(xù)完備。具體內(nèi)容見教材。
4.書寫清楚、規(guī)范。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國務(wù)院公布的簡化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范。小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個填寫，不得寫連筆字，在金額前應(yīng)填寫人民幣符號“￥”。人民幣符號“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號“-”。有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“―”。
大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個字。“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不寫“整”或“正”字。如小寫金額￥5006.00，大寫金額應(yīng)寫成“w伍仟零陸元整”。
5.編號連續(xù)。如果憑證已預(yù)先印定編號，如發(fā)票、收據(jù)、支票，都有連續(xù)編號，應(yīng)按編號連續(xù)使用，在寫壞作廢時，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，與存根一起妥善保管，不得撕毀。
6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。
7.填制及時
(二)自制原始憑證的填制要求
按其填制手續(xù)及內(nèi)容不同，原始憑證可以分為：一次憑證、累計憑證和匯總憑證。
1.一次憑證的填制
一次憑證是指憑證填制手續(xù)一次完成，不能重復(fù)使用的原始憑證，【提示：所有的外來原始憑證和大部分自制原始憑證都屬于一次憑證】。如購貨發(fā)票、銷貨發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單、借款單、收料單、銀行結(jié)算憑證等都是一次憑證。一次憑證是一次有效的憑證。
2.累計憑證的填制
累計憑證是指在一定時期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點(diǎn)是，在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時結(jié)出累計數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證，它一般為自制原始憑證，最具有代表性的累計憑證是“限額領(lǐng)料單”。這類憑證的填制手續(xù)是多次有效的原始憑證。
3.匯總憑證的填制
匯總原始憑證也稱原始憑證匯總表，是指對一定時期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張原始憑證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。常見的匯總憑證如發(fā)出材料匯總表、收料匯總表、銷售日報表、工資結(jié)算匯總表、差旅費(fèi)報銷單等。
(三)外來原始憑證的填制要求
1.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。
2.從外單位取得的原始憑證格式、內(nèi)容必須規(guī)范。
四、原始憑證的審核
會計機(jī)構(gòu)、會計人員必須對原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核的內(nèi)容：
(一)審核原始憑證的真實(shí)性
(二)審核原始憑證的合法性
合法性審核主要是審核原始憑證上記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否有違反國家的法律、法規(guī)和制度規(guī)定的情況，有無違反財經(jīng)紀(jì)律行為，有無弄虛作假、營私舞弊、偽造、涂改憑證等違法行為。
(三)審核原始憑證的合理性
合理性審核主要是審核原始憑證所記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的需要，是否符合有關(guān)的計劃和預(yù)算等。
(四)審核原始憑證的完整性
(五)審核原始憑證的正確性
(六)審核原始憑證的及時性
經(jīng)審核的原始憑證應(yīng)根據(jù)不同情況處理：
(1)對于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時據(jù)以編制記賬憑證入賬;
(2)對于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、填寫有錯誤的原始憑證，應(yīng)當(dāng)退還給有關(guān)經(jīng)辦人員，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補(bǔ)充完整、更正或重開后，再辦理正式會計手續(xù);
(3)對于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會計機(jī)構(gòu)、會計人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告。
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