2014年秘書資格五級文書擬寫復習:事項性通知

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　　事項性通知

　　(一)相關知識

　　1.事項性通知的概念

　　事項性通知是指傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行事項的通知。事項性通知是通知的一種，它鮮明地表現(xiàn)了通知的傳達性與告曉性的性質。

　　事項性通知的應用范圍很廣，凡向下級告知事項、布置工作、安排活動、設置機構、召開會議等，均可使用事項性通知。

　　2.事項性通知的類型

　　事項性通知分為事務通知與會議通知兩種。

　　(1)事務通知

　　事務通知是向下級機關和有關單位傳達要求周知或者執(zhí)行事項的通知。所謂要求“周知”，就是要求通知對象知道具體事項，并不需要其執(zhí)行;而要求“執(zhí)行事項”，則往往需要交代具體任務、做法，使其具體辦理、執(zhí)行。

　　(2)會議通知

　　會議通知是向下級機關和有關單位傳達召開會議的通知，可分為復雜會議通知與單一會議通知。

　　(二)示例分析

　　例文：

　　金石公司關于編制2 0 0 5年度財務決算報表的通知各核算單位：

　　根據(jù)市財政局關于上報2005年度財務決算報表的通知(X財發(fā)[2005]1 42號)精神，公司要求各核算單位認真編制2005年度決算報表，現(xiàn)將有關事項通知如下：

　　一、各核算單位編制報表時間：2006年1月5日至2006年1月31日。

　　二、各核算單位上報本部門決算報表時問：2006年2月1日。

　　三、各核算單位上報部門：公司資金管理中心。

　　四、編制辦法及報表格式：見附件。

　　希望各核算單位本著實事求是、精細準確的原則，認真做好編制2005年度決算報表的工作。

　　附件：1.2005年度決算報表編制辦法

　　2.2005年度決算報表格式

　　金石公司

　　二00五年十二月二十七日

　　點評：本通知用于交代“編制2005年度決算報表”的“任務”。請注意主送機關(即受文對象)的書寫格式是頂格書寫，那種空兩格書寫的做法是錯誤的;注意第一段末尾運用了“現(xiàn)將有關事項通知如下”的承啟語;注意正文部分運用了條款式結構;注意附件的位置與寫法。

　　(三)擬寫要點

　　事務通知與會議通知的內容不同，但結構相同。事項性通知的結構是：

　　標題+主送機關+正文(+附件)+落款+成文日期

　　1.標題

　　事項性通知的標題有兩種形式：

　　(1)發(fā)文機關+事由+文種

　　這種三元素標題，往往用于內容較重要的通知。如《金石公司關于編制2005年度財務決算報表的通知》。

　　(2)事由+文種

　　這種兩元素標題，常常用于一般性通知和內容單一的通知。

　　如《關于召開業(yè)務檢查工作會議的通知》，它所通知的事項內容單一，在實際操作中，常常被省略發(fā)文機關。

　　有的單位發(fā)文采用“通知”作標題，應該說明的是，這種單元素標題形式只適用于內部張貼傳遞，正式發(fā)文的通知不應采用這種不確切的標題。

　　2.主送機關

　　事項性通知的發(fā)送指向很明確，不能像公告或通告那樣免寫主送機關。主送機關單一時，可直接書寫;主送機關較多時，應采用抽象概括的文字，標明主送機關的規(guī)范化簡稱或同類型

　　機關的統(tǒng)稱，并將主送機關依次排序，如例文3的“各分公司、中心、部”。

　　3.正文

　　事項性通知正文的結構是：發(fā)文緣由+通知事項+執(zhí)行要求(希望)。

　　(1)發(fā)文緣由

　　(2)通知事項

　　(3)執(zhí)行要求(希望)

　　4.附件

　　如有附件的話，附件名稱位于正文下空1行書寫。請注意例文l附件的寫法，附件名稱后不可加標點，附件原文應位于落款之下(如果沒有附注、版記的話)。

　　內容復雜的會議通知常備有附件，比如交通路線圖與回執(zhí)等?；貓?zhí)是與會人員填寫并返回會議主辦方的表格，表格中應有姓名、性別、年齡、職稱、民族、能否赴會等內容。有的秘書不大重視附件。其實，附件不僅可以表現(xiàn)出寫作者的辭章修養(yǎng)水平，還能檢驗出該人的邏輯思維能力與管理經(jīng)驗。比如，回執(zhí)中的性別、年齡、職稱、民族等項目可以成為會議主辦方安排與會者食宿的依據(jù)，而正確的交通路線圖則可以使與會者省卻尋找會址之苦。

　　5.落款

　　落款即發(fā)文機關，位于正文右下方、成文日期上方。具體寫法參見《秘書國家職業(yè)資格培訓教程基礎知識》第一章第二節(jié)。

　　6.成文日期

　　寫于落款下，漢字書寫。

　　(四)注意事項

　　在當前公文的使用過程中，濫用通知的現(xiàn)象較嚴重。事項性通知是傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行事項時發(fā)布的通知，學習者應該把握通知是“下行文”這一基本屬性。

　　常見的錯誤是：超越職權范圍，向不相隸屬機關或個人行文。如某出版社向“有關高等學校”寄發(fā)通知，要求受文單位參加編寫教材工作。這里的問題是，出版社與有關高等學校各自具有自己的上下級系統(tǒng)，它們之間構不成“上下級”關系。出版社的行為屬于越權行文。正確的做法是，出版社與學校均采用“函”的形式行文，函所體現(xiàn)的關系是平等的。

　　如果下發(fā)通知時，涉及到不相隸屬機關及個人，又需要不相隸屬機關及個人知曉的，可采用“抄送”形式。

　　(五)相關鏈接

　　關于公文標題的寫法

　　(1)《國家行政機關公文處理辦法))第三章指出：

　　(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

　　(2)《國家行政機關公文格式條文釋義))指出：

　　紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。本標準規(guī)定公文標題在紅色反線之下空2行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規(guī)定原則的前提下適當變通。例如，標準規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發(fā)文機關多、簽發(fā)人或會簽人多，標題長以及主送機關多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關多但主辦機關排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多，但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定;標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。

　　這樣，在執(zhí)行本標準時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。

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