2014年秘書(shū)資格五級(jí)文書(shū)處理復(fù)習(xí):文書(shū)的拆封

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　　文書(shū)的拆封

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.文書(shū)拆封的含義

　　拆封是把收到的封閉的文件、信函拆開(kāi)，并將封內(nèi)的材料取出。

　　2.文書(shū)拆封的要求

　　(1)拆封前核對(duì)來(lái)件的接收者。

　　(2)不該自己拆的文書(shū)不拆。

　　(3)拆封要避免損壞封內(nèi)的文書(shū)。

　　(4)要取干凈信封內(nèi)的文書(shū)。

　　(5)發(fā)現(xiàn)信封內(nèi)沒(méi)有材料，應(yīng)及時(shí)與來(lái)件單位聯(lián)系。

　　(6)重要信件的拆封應(yīng)有兩人在場(chǎng)。

　　(二)示例分析

　　初萌收到幾份來(lái)件，她一看信件上都沒(méi)有“親啟”、“機(jī)密”字樣，于是拿起剪刀就剪開(kāi)了封口。當(dāng)取出信封內(nèi)的信件一看，糟了，折疊的信件上部被剪掉了。

　　點(diǎn)評(píng)：收到的來(lái)件要確保完好無(wú)損，避免由于操作不當(dāng)導(dǎo)致信封內(nèi)的文書(shū)在拆封時(shí)受到損壞。

　　(三)工作程序

　　1.確定拆封范圍

　　秘書(shū)應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)拆封文件。因此，在拆封之前要確定來(lái)件是否可以由自己拆封。標(biāo)明“X X X親啟”或“保密”字樣的收件，要經(jīng)授權(quán)方可拆封，否則應(yīng)當(dāng)交給收信人或有關(guān)人員處理。

　　2.啟封

　　手拿信封，豎起輕彈數(shù)下，用剪刀從一角開(kāi)啟或使用信封開(kāi)啟器，防備信封內(nèi)的文書(shū)或重要物件留在信封的邊緣而在拆封時(shí)遭致?lián)p壞，然后用手將文書(shū)小心取出，防止用力過(guò)猛將文書(shū)粘連處拉損。

　　3.檢查核對(duì)

　　將取出的文書(shū)逐件核對(duì)，有附件的按附件序號(hào)逐一清點(diǎn)，并用曲別針將正件與附件別在一起。遇有多張紙型不規(guī)則的附件一般應(yīng)把較小的附件放在前面。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　(1)拆封的文書(shū)應(yīng)按照重要程度或緊急程度自上而下疊放整齊。

　　(2)拆封的文書(shū)要分門(mén)別類。

　　(3)拆封的文書(shū)可用文件夾存放起來(lái)。

　　(4)可以通過(guò)文件夾的顏色、數(shù)字或順序等識(shí)別標(biāo)記來(lái)區(qū)分收件的類別。

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