2015年二級(jí)秘書資格考點(diǎn)合理進(jìn)行辦公布局

　　【摘要】環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為大家提供“2015年二級(jí)秘書資格考點(diǎn)合理進(jìn)行辦公布局”，合理進(jìn)行辦公布局對(duì)秘書的工作十分重要，在考試中也多有涉及，請(qǐng)參加二級(jí)秘書資格考試考生詳細(xì)閱讀下文，學(xué)習(xí)秘書接待工作的相關(guān)知識(shí)。

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　　辦公空間定義：是一個(gè)組織開展正常經(jīng)營活動(dòng)所必需的，如何在適當(dāng)面積的空間中獲取組織的最大效益，是一個(gè)組織在選擇和設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局時(shí)必須考慮的。

　　1.辦公室布局的類型

　　兩種方法

　　(1)開放式布局。開放式布局就是將一個(gè)大的工作房間“切分”成多個(gè)相對(duì)獨(dú)立的

　　工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開

　　展工作。

　　1)工作單元的擺設(shè)。開放式辦公室中每個(gè)工作單元通常包括辦公桌、椅子、電話、

　　計(jì)算機(jī)。工作單元之間用屏風(fēng)、擋板、書架、文件柜等隔開，達(dá)到吸收噪聲、遮擋視

　　線、區(qū)分不同崗位的目的。

　　2)開放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)

　�、儆欣�于溝通。

　�、谟欣�于節(jié)省辦公空間。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，開放式辦公室布局設(shè)計(jì)所使用的面

　　積比傳統(tǒng)的固定的墻壁間隔的辦公室面積可減少20%～30%;同時(shí)它的靈活性很大，當(dāng)

　　機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)，只需將工作單元的移動(dòng)物體根據(jù)實(shí)際需要移動(dòng)，便可確定工作單元的位

　　置。

　�、塾欣�于辦公設(shè)備共享。辦公的集中化，使辦公設(shè)備共享性得以提高，大大節(jié)約了辦公費(fèi)用的開支，提高了辦公效率。

　　3)開放式辦公室的缺點(diǎn)

　　①難保機(jī)密。

　�、诟蓴_較大。

　　③缺乏私人空間。

　　4)適用性 開放式辦公室布局，以其突出的優(yōu)點(diǎn)被國內(nèi)外廣泛采用，特別是一些規(guī)模較大的公司、集團(tuán)、企業(yè)都采用這種布局模式。

　　(2)封閉式布局。 分割成小單元

　　1)封閉式辦公室的擺放。

　　2)封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)

　�、儆欣�于安全、保密�？梢愿鶕�(jù)工作需要，隨時(shí)鎖門，確保安全，不易泄密。

　�、谟欣�于集中注意力。相對(duì)安靜的工作環(huán)境，沒有外界的打擾，易于員工集中注意

　　力進(jìn)行工作。

　�、塾欣�于保護(hù)隱私。員工擁有相對(duì)獨(dú)立的私人空間，有自己明確的辦公室，不受領(lǐng)

　　導(dǎo)們的監(jiān)督。

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　　3)封閉式辦公室的缺點(diǎn)

　�、匐y以交流和溝通。部門之間、員工之間、管理者與員工之間難以得到及時(shí)的溝

　　通，工作的協(xié)調(diào)也不夠快捷方便。

　　②費(fèi)用較高。非辦公空間與占用率增大;辦公資源和設(shè)備不能共享，需配備的數(shù)量

　　增加，提高了行政費(fèi)用的開支。

　　(3)混合式布局�；旌鲜讲季质窃陂_放式布局的大辦公室內(nèi)，把組織內(nèi)部的各職能

　　部門用組合式辦公用具或其他材料分隔開來，組成若干工作區(qū)域。

　　“揚(yáng)長避短”，使各部門既相對(duì)集中，又在一定程度上避免了干擾，是目前較為科學(xué)合理的布局模式。這種布局雖然要投入相當(dāng)?shù)馁Y金，但它的突出優(yōu)點(diǎn)還是被許多企業(yè)廣泛采用。

　　2.選擇不同形式辦公布局的方法

　　不同形式的辦公布局都有其優(yōu)點(diǎn)和不足，要根據(jù)組織的工作性質(zhì)、規(guī)模選擇適合能

　　辦公室布局形式。

　　(1)組織的工作性質(zhì)。例：接待大廳安排在離門較近的區(qū)域，

　　領(lǐng)導(dǎo)辦公室一般不安排在大門旁。

　　(2)員工的人數(shù)。員工人數(shù)多，需要的辦公面積大。

　　例：辦公室采用開放布局，可相對(duì)節(jié)約面積，節(jié)省辦公空間，費(fèi)用可減少。

　　(3)工作和保密的需要。開放式辦公布局不利于保密，

　　例：財(cái)務(wù)室、檔案室不適于采用，而應(yīng)設(shè)計(jì)為封閉式辦公布局。

　　(4)工作的相關(guān)度。要點(diǎn)：將業(yè)務(wù)相關(guān)的部門安排在相鄰位置。

　　(5)符合安全要求。要點(diǎn)：走廊、樓梯、通道的寬窄和暢通符合安全要求，并安排一定比例的公用區(qū)域。

　　(6)方便靈活。 要點(diǎn)：根據(jù)組織機(jī)構(gòu)變化，隨時(shí)組合成需要的辦公空間，方便靈活。

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