2016年福建會計證考試電算化高頻考點：Excel文件的管理
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Excel文件的管理
Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。
(一)Excel文件的新建與保存
1.Excel文件的新建
單擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令、桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標或者通過“運行”對話框等方式啟動Excel軟件的，系統(tǒng)將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標題欄中顯示默認的文件名。
以打開現(xiàn)成Excel文件方式啟動Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctr1+N”鍵;(2)打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel2003為常用工具欄，Excel2013為快速訪問工具欄)。
2.Excel文件的保存
為了繼續(xù)使用新建的Excel文件，應(yīng)當以合適的名稱和類型將Excel文件保存在適當?shù)奈恢?。Excel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前，均應(yīng)進行保存。保存Excel文件的常用方法包括：
(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行保存。
(2)通過按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進行保存。對于之前已經(jīng)保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話框。
(3)通過單擊常用工具欄(適用于Excel2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。
(4)通過“文件”菜單(或Excel2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進行保存。
為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會默認保存自動恢復信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。
(二)Excel文件的關(guān)閉與打開
1.Excel文件的關(guān)閉
Excel軟件退出前必須關(guān)閉打開的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件：
(1)點擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。
Excel2013中由于沒有“工具欄”菜單，但可點擊快速訪問工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。
(2)點擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。
(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。
上述三種方法關(guān)閉的均是當前文件，其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍處于打開狀態(tài)，Excel軟件仍在運行，并可通過按擊“Ctr1+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。
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2.Excel文件的打開
打開Excel文件的方法主要有：
(1)通過直接點擊Excel文件打開。
(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。
(3)通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。
(4)通過常用工具欄(適用于Excel2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel2013)中的“打開”按鈕進行打開。
(5)通過按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進行打開。
(三)Excel文件的保密與備份
1.Excel文件的保密
對于設(shè)置了打開權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。
2.Excel文件的備份
Excel軟件根據(jù)原文件自動創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。
(四)Excel文件的修改與刪除
1.Excel文件的修改
Excel文件的修改通常在已打開的Excel文件中進行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。
2.Excel文件的刪除
Excel文件的刪除方法包括：
(1)選中要刪除的Excel文件，按擊“De1ete”鍵進行刪除。
(2)鼠標右鍵點擊要刪除的Excel文件，選擇刪除命令。
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