財務(wù)建賬應(yīng)關(guān)注的四要素
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財務(wù)建賬是企業(yè)進(jìn)行獨立核算的起點,也是企業(yè)正常生產(chǎn)運營的基礎(chǔ).財務(wù)管理的復(fù)雜性使得建賬工作絕非在財務(wù)軟件中開立賬套那么簡單,財務(wù)建賬還應(yīng)關(guān)注四項要素:
要素一:適配的組織人員.財務(wù)組織的搭建和財務(wù)人員的選配應(yīng)貫穿建賬籌劃的始終.財務(wù)組織的設(shè)立應(yīng)結(jié)合企業(yè)的規(guī)模和管理定位,兼顧成本效益原則.企業(yè)規(guī)模越大、業(yè)務(wù)越復(fù)雜、對財務(wù)的定位越高,相應(yīng)的財務(wù)組織職能就會越復(fù)雜;反之對于規(guī)模小、管理粗放的企業(yè),也沒有必要設(shè)置很復(fù)雜的財務(wù)機構(gòu).實務(wù)中,企業(yè)財務(wù)通常包含預(yù)算管理、核算管理、報表管理、績效管理、內(nèi)部控制等五大職能,但相應(yīng)的財務(wù)組織設(shè)立并非一蹴而就、一層不變,在運營初期組織架構(gòu)一般相對簡單,組織功能聚焦核算管理、報表管理以滿足外部監(jiān)管要求,后續(xù)隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和企業(yè)精細(xì)化管理的需要,組織功能向績效管理、內(nèi)部控制轉(zhuǎn)換以支撐企業(yè)價值創(chuàng)造實現(xiàn).
適當(dāng)?shù)呢攧?wù)人員是企業(yè)進(jìn)行獨立核算的基礎(chǔ),配置的財務(wù)人員數(shù)量除考慮企業(yè)規(guī)模和管理需要以外,還應(yīng)滿足不兼容崗位分離等國家法律法規(guī)強制要求,比如會計、出納崗位不能由同一人擔(dān)任.同時,企業(yè)也應(yīng)考慮財務(wù)人員的專業(yè)勝任能力,通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)或者招聘進(jìn)行補強,提升財務(wù)人員素質(zhì)及操作能力,減輕獨立核算初期的陣痛期.
要素二:可行的財務(wù)規(guī)則."不以規(guī)矩,無以成方圓",可行的財務(wù)規(guī)則是企業(yè)財務(wù)管理順利進(jìn)行的關(guān)鍵.企業(yè)在財務(wù)建賬過程中,還需結(jié)合企業(yè)管理要求及業(yè)務(wù)特點,設(shè)計出財務(wù)制度體系框架,著手制定并發(fā)布財務(wù)管理、會計核算制度,確保各項工作有法可依.制度的編制應(yīng)圍繞財務(wù)組織職能,遵循輕重緩急的原則,優(yōu)先制定發(fā)布與業(yè)務(wù)相關(guān)的、緊急、重要的管理制度,比如費用報銷制度、收入管理制度等,重點規(guī)范業(yè)務(wù)開展過程中各職能部門的管理職責(zé)、管理流程、審批權(quán)限等.
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對于子公司、分公司或企業(yè)的獨立核算單位,除構(gòu)建內(nèi)部財務(wù)管理規(guī)則以外,還需厘清與母公司、總公司或上級單位之間的職責(zé)界面,管理與被管理關(guān)系等.比如是否具備對外投資權(quán)限、核算單位應(yīng)承擔(dān)的會計責(zé)任等.實務(wù)中,可以考慮通過內(nèi)部公文、會議紀(jì)要的方式來明確相應(yīng)財權(quán)及配套權(quán)利,確保建賬主體自身的合法性.
要素三:完整的系統(tǒng)數(shù)據(jù).現(xiàn)階段,隨著財務(wù)軟件的普及及應(yīng)用,企業(yè)大都愿意選擇電算化手段來進(jìn)行會計核算,以提高財務(wù)管理的效率.這就要求企業(yè)購置或自行開發(fā)獨立的財務(wù)軟件,按照獨立建賬的要求在記賬系統(tǒng)中開設(shè)獨立的會計賬套,設(shè)置會計科目表、會計日歷、記賬貨幣及選擇會計方法等基本的賬套要素.并根據(jù)管理需要,選擇啟用預(yù)算系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、分析系統(tǒng)等功能模塊.對于實行ERP(企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)的企業(yè),還需要考慮財務(wù)系統(tǒng)與外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如采購、物流、合同、人力)之間的對接.為減少日后系統(tǒng)內(nèi)、系統(tǒng)間出現(xiàn)的連通、設(shè)置問題,企業(yè)應(yīng)加強系統(tǒng)上線前的聯(lián)測工作.
初始數(shù)據(jù)的梳理關(guān)系到企業(yè)后續(xù)的會計信息質(zhì)量,具體包括所有者投入、購入或建造的資產(chǎn)、購銷所形成的債權(quán)債務(wù)、前期的收入及開辦費用等數(shù)據(jù)的梳理,梳理的同時應(yīng)盡量取得相關(guān)數(shù)據(jù)的支撐依據(jù),確保初始數(shù)據(jù)的真實、完整.
要素四:綜合的配套資源."不謀全局,不足謀一域",財務(wù)建賬還需考慮綜合的配套資源.比如企業(yè)應(yīng)按照中國人民銀行的管理要求,遵循收支兩條線的原則,向銀行申請開立基本賬戶和一般賬戶,申購支票、匯票等銀行票據(jù);篆刻并啟用企業(yè)財務(wù)專用章、企業(yè)財務(wù)負(fù)責(zé)人印章;購買現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬簿,并根據(jù)啟用要求填好扉頁內(nèi)容;配備達(dá)到較高安全標(biāo)準(zhǔn)的會計檔案室,購買打印機、復(fù)印件、掃描儀、裝訂機、保險柜等硬件設(shè)備,購買一定數(shù)量的檔案盒、憑證紙、整理箱等低值易耗品.
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