河南2016年會計從業(yè)考試電算化考點歸納：數據的管理與分析
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數據的管理與分析
在數據清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數據透視表等數據管理和分析功能。
(一)數據的排序
數據的排序是指在數據清單中，針對某些列的數據，通過“數據”菜單或功能區(qū)中的排序命令來重新組織行的順序。
1.快速排序
使用快速排序的操作步驟為：
(1)在數據清單中選定需要排序的各行記錄;
(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。
需要注意的是，如果數據清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數據清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會自動排序;如果數據清單由多列組成，應避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數據清單中光標所在列的各行數據被自動排序，但每一記錄在其他各列的數據并未隨之相應調整，記錄將會出現(xiàn)錯行的錯誤。
2.自定義排序
使用自定義排序的操作步驟為：
(1)在“數據”菜單或功能區(qū)中打開“排序”對話框;
(2)在“排序”對話框中選定排序的條件、依據和次序。
(二)數據的篩選
數據的篩選是指利用“數據”菜單中的“篩選”命令對數據清單中的指定數據進行查找和其他工作。
篩選后的數據清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內容，而且還能夠控制需要排除的內容。
1.快速篩選
使用快速篩選的操作步驟為：
(1)在數據清單中選定任意單元格或需要篩選的列;
(2)執(zhí)行“數據”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標識單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標;
(3)單擊適當列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。
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2.高級篩選
使用高級篩選的操作步驟為：
(1)編輯條件區(qū)域;
(2)打開“高級篩選”對話框;
(3)選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。
3.清除篩選
對經過篩選后的數據清單進行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。
(三)數據的分類匯總
數據的分類匯總是指在數據清單中按照不同類別對數據進行匯總統(tǒng)計。分類匯總采用分級顯示的方式顯示數據，可以收縮或展開工作表的行數據或列數據，實現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計。
1.創(chuàng)建分類匯總
需設置采用的“匯總方式”和“選定匯總項”的內容，數據清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計，將統(tǒng)計結果記錄到選定的“選定匯總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現(xiàn)分級查看匯總結果。
2.清除分類匯總
打開“分類匯總”對話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。
(四)數據透視表的插入
數據透視表是根據特定數據源生成的，可以動態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數據透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動重新計算數據，而且能夠根據更改后的原始數據或數據源來刷新計算結果。
1.數據透視表的創(chuàng)建
單擊“數據”菜單中的“數據透視表和數據透視圖…”命令項，接著按“數據透視表和數據透視圖向導”提示進行相關操作可創(chuàng)建數據透視表。
數據透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數據項等要素構成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設計出不同結構的數據透視表。
2.數據透視表的設置
(1)重新設計版面布局。在數據透視表布局框架中選定已拖入的字段、數據項，將其拖出，將“數據透視表字段列表”中的字段和數據項重新拖至數據透視表框架中的適當位置，報表的版面布局立即自動更新。
(2)設置值的匯總依據。值的匯總依據有求和、計數、平均值、最大值、最小值、乘積、數值計數、標準偏差、總體偏差、方差和總體方差。
(3)設置值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。
(4)進行數據的篩選。分別對報表的行和列進行數據的篩選，系統(tǒng)會根據條件自行篩選出符合條件的數據列表。
(5)設定報表樣式。數據透視表中，既可通過單擊“自動套用格式”(適用于Exce12003，單擊“格式”菜單后進入)或“套用報表格式”(適用于Exce12013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報表樣式，也可通過設置單元格格式的方法自定義報表樣式。
(五)圖表的插入
框選需要生成圖表的數據清單、列表或者數據透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關步驟操作可完成圖表的插入。
圖表不僅可以根據需要分別輸入標題和各軸所代表的數據含義，而且可以適當調整大小及其位置。
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