2016年秘書資格三級電子文件考點:電子文件的特點

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　　電子文件的特點(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供電子文件考點)

　　(1)非人工識讀性。

　　電子文件使用了人工不可識讀的記錄符號――數(shù)字代碼，人類無法直接識讀和理解

　　經(jīng)過復雜編碼的“比特”，例如，人們在高倍顯微鏡下可以看見光盤上直徑小于百萬分

　　之一毫米的刻寫激光斑點，但不可能讀懂那些斑點的含義。此外，數(shù)字信息在傳輸、存

　　儲中有時會經(jīng)過壓縮、加密等處理，只有通過計算機特定的程序進行解碼、解壓或解密，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人們才可以識讀它。

　　(2)對電子技術和設備的依賴性。電子文件的形成與利用均依賴于電子環(huán)境和電子技術，必須借助一定的設備和技術才能識別和利用。當生成電子文件的軟件、運行該軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代而與原有的系統(tǒng)不兼容時，就需要保存原有的老的系統(tǒng)，進行適應新系統(tǒng)的轉換、遷移工作，以確保電子文件的可讀性。

　　(3)信息的可變性。造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：第一，在傳統(tǒng)文件中，載體(如紙張)不僅是信息的承載物，它與所呈現(xiàn)的信息結為一體，使原有信息固化在載體上，信息的原有順序、本來面貌都被凝固在這特定的載體上，不能改變。電子文件信息和特定載體的可分離性導致載體不再具有對信息的固化作用，計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使人們對信息的增刪更改十分方便，信息可以在不同載體之間轉移，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被自動更新或補充。第二，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變。到目前為止，電子文件存儲介質(zhì)的物理壽命(保證存儲的數(shù)據(jù)不丟失的時間)還遠遠比不上紙張，材料的氧化和變質(zhì)、磁場的影響等很容易破壞磁介質(zhì)上存儲的數(shù)據(jù)，因此每隔一定時間就必須對原載體上的數(shù)據(jù)進行拷貝，使之保持常新的狀態(tài)，防止信息的丟失。這點從電子文件的存儲介質(zhì)不斷地更新?lián)Q代上可以看出。例如，軟盤從5英寸到3.5英寸，再到目前的可移動USB電子閃盤(U盤)對3.5英寸軟盤的取代，這一切只用了不到10年時間，光盤的規(guī)格也在發(fā)生變化。由存儲技術的發(fā)展可以預見，不久的將來會有更小巧、大容量的新的存儲介質(zhì)出現(xiàn)。不斷升級的計算機軟、硬件逐漸對老式存儲介質(zhì)不再兼容，這就要求人們將原存儲介質(zhì)上的信息轉換到新型存儲介質(zhì)上，或者將原文件遷移到新的技術環(huán)境中，以保證文件的可訪問性和可讀性。而轉換、遷移過程中由于操作和其他方面的原因，導致信息的丟失或失真有時是不可避免的。

　　(4)信息與載體的可分離性。自古以來所有形式的信息記錄，無論是文件還是圖書，其信息都被固定在某一載體上，成為不可分離的一個“實體”，如墨跡必須依附在紙張上才能形成文字或圖形，文獻的使用、流傳都是以這種實體形式實現(xiàn)的。對于正式

　　文件來說，內(nèi)容與最初形成時的標記同時被固定在載體上，為文件打上了明顯的原始烙印。而在電子文件中，信息不再與原記錄載體捆綁在一起，不再具有物理意義上的固定實體狀態(tài)，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，可以根據(jù)需要隨時改變或擴展、縮小其存儲空間，還可以通過網(wǎng)絡傳給異地的計算機終端，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。

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　　(5)信息的可共享性。對于一份紙質(zhì)文件來說，通常只能在某時、某地讓能夠接觸到它的人閱讀。而電子文件可以不受這種限制，因為電子文件的處理環(huán)境是電子計算機或網(wǎng)絡，如果不特意采取措施，則可以做到用網(wǎng)絡上的任何終端設備去讀取存儲在某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可以同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端，就像發(fā)布文告一樣。電子文件的信息擺脫了紙質(zhì)文件的時間和空間的制約，通過網(wǎng)絡傳播和交流，供用戶隨時隨地查閱和利用，實現(xiàn)檔案資源的信息共享，更好地為用戶提供服務。(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供電子文件考點)

　　(6)多種信息載體的集成性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件主要承載文字和圖形信息，而電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式有機組合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件集圖、文、聲、像于一體，能夠更加真實、生動地再現(xiàn)當時的活動情況，從而強化了文件對社會活動的記憶和再現(xiàn)功能。在甩多媒體技術制作的文件中，文字、圖像、聲音等各種信息都用二進制數(shù)字來表達，它和文本文件一樣可以在屏幕上顯示，且同時輸出，并可以通過網(wǎng)絡進行遠距離快速傳輸。

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