秘書(shū)資格四級(jí)考試輔導(dǎo)基礎(chǔ)知識(shí)（三）

　　101、溝通類(lèi)型$lesson$

　?、乓罁?jù)說(shuō)溝通的對(duì)象不同劃分：轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　?、偃伺c人之間的溝通;②人的自我溝通;③人與機(jī)器的溝通;④組織之間的溝通

　　⑵溝通手段劃分

　?、贂?shū)面語(yǔ)言的溝通就是利用文稿實(shí)現(xiàn)信息的傳遞與反饋;

　?、诳陬^語(yǔ)言的溝通不僅包括人們面對(duì)面、一對(duì)一的溝通，也包括會(huì)議、小組討論和電話中的語(yǔ)言溝通;

　?、蹜B(tài)勢(shì)語(yǔ)言是借助于表情、肢體的動(dòng)作影響來(lái)強(qiáng)化信息交流溝通的手段。

　?、蔷W(wǎng)絡(luò)溝通

　　a、網(wǎng)絡(luò)溝通：傳通溝通對(duì)情感和直接的表達(dá)要求更多，網(wǎng)絡(luò)溝通更注重效率和人機(jī)控制中的有效性。

　　網(wǎng)絡(luò)溝通應(yīng)遵循有效管理、信息篩選、關(guān)注影響、技術(shù)適用、成本控制的原則。

　　優(yōu)勢(shì)：①極大較低了溝通成本，提高了溝通的效率;②實(shí)現(xiàn)了溝通的及時(shí)性和平等要求;③在防火墻技術(shù)支持下提高了即時(shí)信息的安全感。

　　制約性：①技術(shù)有限個(gè)體的信息容納會(huì)出現(xiàn)超負(fù)荷狀態(tài);②口頭溝通語(yǔ)言與網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言的差異使語(yǔ)言規(guī)范使用要求受到挑戰(zhàn);③橫向溝通擴(kuò)張性發(fā)展，縱向溝通相對(duì)弱化。

　　b、團(tuán)隊(duì)溝通：在信息社會(huì)的今天，它更多地是指以任務(wù)為中心的有可能跨職能部門(mén)的工作小組。

　　高效率團(tuán)隊(duì)特征：①團(tuán)隊(duì)所有成員對(duì)其目標(biāo)都很明確，全身心地投入;②對(duì)團(tuán)隊(duì)有強(qiáng)烈的歸屬感和責(zé)任感;③問(wèn)題產(chǎn)生時(shí)，所有成員積極參與，并能貢獻(xiàn)全部才智;④決策時(shí)所有成員能積極參與，不同意見(jiàn)受到歡迎，一旦達(dá)成一致，所有成員能全力支持。

　　影響團(tuán)隊(duì)溝通的主要因素有：①團(tuán)隊(duì)成員的角色分擔(dān);②對(duì)內(nèi)成文或不成文的規(guī)范和慣例;③團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格;④團(tuán)隊(duì)作出決策的模式。

　　c、跨文化溝通：

　　障礙：①言語(yǔ)溝通障礙;②非言語(yǔ)溝通障礙;③信仰與行為障礙

　　102、有效溝通的前提：①尊重;②理解

　　103、有效溝通的關(guān)鍵：

　?、庞行A聽(tīng)

　　⑵構(gòu)造良好的傾聽(tīng)環(huán)境

　?、僖原h(huán)形座位、并行座位、面對(duì)面的座位形成有平等感、有信任感的交流環(huán)境;

　　②不受外界干擾的安全空間

　?、劭梢郧逦赜^察對(duì)方情緒和態(tài)勢(shì)語(yǔ)變化的光線條件;

　?、茏銐螂p方溝通表達(dá)的時(shí)間;

　?、荼苊庀热霝橹鞯牟聹y(cè)和未加思索的結(jié)論干擾自己。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　?、强朔A聽(tīng)的障礙

　?、葘?shí)現(xiàn)有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備

　　⑸有效提問(wèn)和拒絕

　?、首孕诺靥岢鲆?/P>

　　⑺學(xué)會(huì)禮貌地拒絕

　?、倬芙^就是要明確地表示“不”，所以口氣要堅(jiān)決，避免糾纏;

　?、诙Y貌地拒絕具有要使用委婉的語(yǔ)言和巧妙的方式說(shuō)“不”;

　　③禮貌的拒絕的前提是去除自責(zé)和擔(dān)心;

　?、芏Y貌的拒絕還包括：避免使用借口(誠(chéng)懇拒絕);留出延期大幅答復(fù)，給人以深思熟慮的感覺(jué);拒絕后提出替代方案;說(shuō)明原因，爭(zhēng)取對(duì)方的理解。

　　⑻倆將提問(wèn)的禁忌

　?、偌蓡?wèn)對(duì)抗性的問(wèn)題;

　?、诩刹豢磿r(shí)機(jī)的提問(wèn);

　?、奂蓡?wèn)顯示資金精明的問(wèn)題;

　?、芗芍袛啾葼柕脑掝}發(fā)問(wèn);

　?、菁蓡?wèn)對(duì)方公司的商業(yè)機(jī)密;

　　忌問(wèn)老人和女士的年齡、問(wèn)男士的收入、問(wèn)女士服飾的價(jià)格、問(wèn)對(duì)方的婚否、家庭、宗教以及政治傾向等隱私性的問(wèn)題。

　　104、有效溝通的原則“

　?、趴尚刨囆?Credibility)：秘書(shū)要真誠(chéng)滿足被溝通者的愿望和要求，營(yíng)造彼此信賴的氛圍。

　?、票ＷC溝通計(jì)劃與溝通環(huán)境的一致性(Context)

　　⑶內(nèi)容(Centent)準(zhǔn)備好有針對(duì)性的、能對(duì)客戶產(chǎn)生影響的信息內(nèi)容。

　　⑷明確性(Clarity)：要用簡(jiǎn)明的、準(zhǔn)確的語(yǔ)言進(jìn)行溝通，以提高溝通的效率。

　　⑸連貫性(Consistency)：溝通是一個(gè)沒(méi)有終點(diǎn)的連續(xù)過(guò)程。

　　⑹渠道(Channel)：盡量使用已經(jīng)有的、客戶習(xí)慣使用、熟練使用的信息溝通渠道進(jìn)行溝通。

　?、藴?zhǔn)確判斷接受能力(Capabiliy of Audience)：用來(lái)溝通的信息對(duì)接受者的能力要求越小，信息內(nèi)容越簡(jiǎn)單，就越容易被較快接受。

　　105、溝通流程：做好溝通準(zhǔn)備(明確自己的目標(biāo)、對(duì)方的背景)→確定對(duì)方的需求→正確闡述自己的觀點(diǎn)→關(guān)注對(duì)方的反應(yīng)→實(shí)施有效提問(wèn)→積極、認(rèn)真地傾聽(tīng)→及時(shí)確認(rèn)、應(yīng)對(duì)(反饋)→適時(shí)進(jìn)行總結(jié)。

　　106、需要溝通的工作關(guān)系：①與客戶溝通(秘書(shū)應(yīng)該把單位中每個(gè)需要自己服務(wù)的人、部門(mén)看成自己的客戶);②與同事溝通(橫向);③與上司溝通(縱向)

　　107、明確溝通對(duì)象：①熟練制作和使用必要的溝通記錄工具(來(lái)訪人員登記表、預(yù)約來(lái)訪登記簿、對(duì)方名片);②適當(dāng)詢問(wèn)會(huì)使已有的信息更具有針對(duì)性。

　　108、溝通渠道有：面談溝通;書(shū)面溝通;會(huì)議溝通;演講溝通;電子媒介溝通

　　109、①面談溝通特點(diǎn)：直接性;互動(dòng)性;反饋迅速

　　②書(shū)面溝通特點(diǎn)：打破時(shí)空界限;有據(jù)可查;內(nèi)容比較理性;有斟酌余地

　?、蹠?huì)議溝通特點(diǎn)：工作流程性;內(nèi)容銜接性;對(duì)象的群體性;信息影響又具有傳播的延展性。

　　110、書(shū)面溝通的技巧：①利用信息藍(lán)圖形成視覺(jué)觀點(diǎn)表述;②消極信息最好放在文章中間，讓接受者有所準(zhǔn)備;③認(rèn)真的文稿校審

　　111、會(huì)議溝通技巧：秘書(shū)準(zhǔn)備會(huì)議應(yīng)該有不少于兩套的方案由上司備選;各種溝通性文件的關(guān)鍵詞語(yǔ)要反復(fù)核對(duì)無(wú)誤并提前發(fā)出。

　　112、說(shuō)說(shuō)技巧基本要求是有耐心，步驟。

　?、龠M(jìn)行說(shuō)服前要仔細(xì)揣摩對(duì)方的需要和目的;

　?、谔岢霾椭鷮?duì)方選擇解決的方法;

　?、蹫樾枰f(shuō)服者構(gòu)建一個(gè)實(shí)施方案;

　?、軒椭鷮?duì)方反復(fù)衡量每個(gè)環(huán)節(jié)的付出、利益。

　　113、橫向溝通多在平級(jí)之間進(jìn)行，不存在上下級(jí)關(guān)系，又稱為平行溝通。

　　114、橫向溝通形式：部門(mén)會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議、員工面談、備忘錄、主題報(bào)告、例行的培訓(xùn)等。

　　115、橫向溝通障礙：

　?、疟疚恢髁x，從自己部門(mén)的利益要求出發(fā)，無(wú)視整體協(xié)調(diào)的存在。

　?、茊T工短視現(xiàn)象的存在。

　?、菍?duì)組織結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)中存在貴賤、等級(jí)偏見(jiàn)。

　?、葐T工性格差異、知識(shí)水平的差異。

　?、蓪?duì)某些政策的認(rèn)識(shí)存在猜忌、恐懼、感到威脅存在。

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