秘書考試四級精講筆記之會議管理會前籌備(3)

　　七、準備會議資料、會議用品 $lesson$

　　(一)會議資料的類型和準備

　　1、會議資料的類型

　　(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(2)會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

　　(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

　　2、會議資料的準備

　　(1)來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

　　(2)會務資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

　　(3)溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

　　(二)會議用品的類型和準備

　　1、會議用品的類型

　　(1)必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

　　1)會議內(nèi)設備主要包括燈光設備、音響設備、空調(diào)設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

　　2)常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

　　(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

　　2、準備會議用品

　　(1)檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

　　(2)檢查好燈光、擴音設備。

　　(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

　　(4)如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

　　(5)在每人座位前擺放紙筆。

　　(6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

　　(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

　　(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

　　八、安排會議禮儀服務

　　(一)會議禮儀的種類

　　1、會議的通用禮儀

　　(1)會議文書禮儀。

　　(2)迎送禮儀。

　　(3)參會禮儀。

　　(4)服務禮儀。

　　2、主持人的禮儀

　　3、會議發(fā)言者禮儀

　　4、會議參加者禮儀

　　(二)安排會議禮儀服務的工作程序

　　1、選擇會議禮儀服務人員

　　(1)從組織內(nèi)部員工中選擇。

　　(2)聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔會議主要的禮儀服務。

　　2、分解工作程序

　　3、培訓會議禮儀服務人員

　　(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓。

　　(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓。

　　(3)對會議的設備和用品的使用常識培訓。

　　4、準備服裝用具

　　(1)禮儀服務人員的服裝應統(tǒng)一并且與會場環(huán)境協(xié)調(diào)。

　　(2)迎接一般的與會者不需要獻花。

　　5、禮儀執(zhí)行

　　(1)接待禮儀及程序。

　　(2)引領。

　　(3)乘車的座次安排。

　　九、檢查會議常用視聽設備是否正常

　　(一)會議常用視聽設備的選用

　　音響手段與視覺手段可以分開單獨使用，也可以合在一起使用。

　　常用的設備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設備等。

　　對于會議使用的設備，應設專人操作與維護。

　　(二)檢查會議常用視聽設備的工作程序

　　1、確定工作人員的職責。

　　2、預演和檢查會場視聽設備。

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