秘書四級職業(yè)資格考試秘書基礎(chǔ)知識（一）

　　1、應(yīng)用文書包括行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書 $lesson$

　　2、行政公文13種：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要

　　黨的機(jī)關(guān)14種

　　行政無：指示(取消)、決議、公報(bào)、條例、規(guī)定轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　黨機(jī)關(guān)無：命令、公告、通告、議案

　　行政增加(新)：意見

　　3、制發(fā)程序次序不能打亂，草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)

　　4、草擬：引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。成文日期如二??八年

　　5、審核重點(diǎn)：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。

　　6、上行文：由主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)

　　下行文：由主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

　　7、復(fù)核重點(diǎn)：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　　8、應(yīng)用文四要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)與語言

　　材料是血肉，主題是靈魂、結(jié)構(gòu)是骨骼，語言是細(xì)胞

　　9、占有材料的要求：時(shí)間不分古今;地域不分中外;性質(zhì)不分正反;類別不分點(diǎn)面。

　　10、選擇材料原則：①圍繞主題選擇材料;②選擇典型材料;③選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料;④選擇生動(dòng)新穎的材料。

　　11、使用材料注意：①恰當(dāng)安排材料的先后順序;②確定材料的詳略程度

　　12、確立主題的依據(jù)：①寫作目的;②材料本身的意義

　　13、對主題的要求：①正確;②深刻;③新穎(舉措、例證、詞語);④集中。

　　14、應(yīng)用文書標(biāo)題基本模式有二：公文式、一般文章式

　　公文標(biāo)題構(gòu)成“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”

　　請示不得兩項(xiàng)式;張貼時(shí)省略事由;規(guī)范性公文不用“關(guān)于”(如辦法、條例等)

　　15、開頭方式4種：概述式、目的式、開門見山式、引述來文式轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　目的式：常用“為了”、“為”等介詞構(gòu)成的短語表明行文目的;也常用“根據(jù)”等句式表明行為依據(jù)。(通告、通知、計(jì)劃、招標(biāo)書、投標(biāo)書)

　　引述來文式這種寫法多用于函、批復(fù)等回復(fù)性公文

　　16、三段式是公文常常采用的3層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由、事項(xiàng)、尾語。

　　17、文題照應(yīng)多種形式：文章內(nèi)容與標(biāo)題照應(yīng);文章主題與標(biāo)題照應(yīng);開頭與標(biāo)題;結(jié)尾與標(biāo)題

　　18、結(jié)尾：強(qiáng)調(diào)式、期求式、希望式(表彰、批評)、說明式、禿尾

　　19、對結(jié)構(gòu)的要求：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一

　　20、運(yùn)用語言的標(biāo)準(zhǔn)：準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)(質(zhì)樸)

　　21、用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：根據(jù)……決定，根據(jù)……特通告如下，依據(jù)……公告如下;為了……現(xiàn)決定;為……通告如下，現(xiàn)就……問題請示如下;現(xiàn)將……(情況)報(bào)告如下，現(xiàn)就……問題請示如下;

　　現(xiàn)將……(情況)報(bào)告如下，現(xiàn)就……問題提出如下意見，經(jīng)……批準(zhǔn)(同意)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下;

　　擬采取如下措施;經(jīng)……研究，答復(fù)如下

　　22、稱為用語：

　　我(部)，貴(局)公函平級尊稱對方，你(省)，本(部門)，該(處)

　　23、結(jié)尾用語：

　　①用于請示。如

　　當(dāng)否，請批示。(當(dāng)否，請批準(zhǔn)×);如無不妥，請批準(zhǔn)各地執(zhí)行;妥否，請批復(fù)。

　?、谟糜诤Ｈ纾?/P>

　　請研究函復(fù);盼復(fù);請予復(fù)函;不知尊意如何，盼函告;望協(xié)助辦理，并盡快見復(fù)

　?、塾糜趫?bào)告。如：

　　請指正;請審閱

　　④批復(fù)、復(fù)函：此復(fù);特此專復(fù);特函復(fù)

　　⑤知照性公文：特此公告(通告、知、報(bào))

　　24、應(yīng)用文書表達(dá)方式：說明》敘述》議論

　　25、敘述方式：順序(主要)、倒敘

　　26、議論三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證

　　議論兩大類：立論與反駁

　　立論就是從正面闡述自己觀點(diǎn)的正確性，從而把論點(diǎn)建立起來的說理方法。立論，又叫證明。

　　反駁：反駁論據(jù)、論證、論點(diǎn)。

　　27、論證方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法

　　28、常用說明方法：定義和表述、分類和比較、數(shù)字和圖表

　　29、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)：硬件(hardware)、軟件(software)系統(tǒng)

　　外觀：主機(jī)箱、外部設(shè)備

　　功能：運(yùn)算器、控制器、存儲器、輸入設(shè)備、輸出設(shè)備

　　30、CPU是計(jì)算機(jī) 核心部件，對微機(jī)整體性能起決定性作用。衡量CPU性能的指標(biāo)：一是主頻(主頻越高，CPU速度越快);二字長。

　　31、內(nèi)存儲器： 隨機(jī)(RAM)斷電后，RAM中數(shù)據(jù)會丟失

　　只讀(ROM)不因斷電丟失數(shù)據(jù)

　　32、外存儲器：硬盤、軟盤、光盤及其他移動(dòng)存儲設(shè)備，

　　33、硬盤使用注意事項(xiàng)：

　?、僮⒁獗Ｗo(hù)0磁道。0磁道是硬盤面最外沿的磁道。上面記錄著重要的系統(tǒng)信息，一旦被破壞，硬盤就無法使用。

　?、诒M量避免對硬盤進(jìn)行格式化，格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤使用壽命。

　　34、常用光盤三類：只讀型光盤(CD-ROM)、一次寫入型光盤(寫入重要數(shù)據(jù))和可擦寫光盤

　　35、顯示器兩大類：陰極射線管顯示器(CRT)和液晶顯示器(LCD)

　　維護(hù)、保養(yǎng)和防護(hù)：

　?、僮⒁夥来?/P>

　?、谧⒁馐褂闷聊槐Ｗo(hù)程序(時(shí)間間隔以短為宜，設(shè)密碼)

　?、埏@示器窗口不得朝向門窗

　　36、計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng) 系統(tǒng)軟件

　　應(yīng)用軟件

　　操作系統(tǒng)(OS)：DOS、Windows操作系統(tǒng)、UNIX操作系統(tǒng)、Net Ware、Windows NT。

　　37、開關(guān)機(jī)：關(guān)閉計(jì)算機(jī)后一般至少要間隔10秒以后才能再次接通電源，最好間隔3分鐘以上。

　　熱啟動(dòng)：①“Ctrl+Alt+Del”鍵;②按主機(jī)箱面板上“Reset”鍵

　　38、“死機(jī)”處理：唯一的恢復(fù)辦法是重新啟動(dòng)系統(tǒng)(熱啟動(dòng))。造成“死機(jī)”的原因主要有二：①操作系統(tǒng)本身存在缺陷;②是由于用戶操作等外部原因致使系統(tǒng)資源嚴(yán)重匱乏并導(dǎo)致操作系統(tǒng)崩潰。

　　39、清理磁盤步驟：操作時(shí)，在Windows開始菜單中選擇“所有程序”→“附件”→“系統(tǒng)工具”→“磁盤清理”，程序啟動(dòng)后出現(xiàn)一個(gè)驅(qū)動(dòng)器選擇窗口，通過下拉列表選擇要清理的驅(qū)動(dòng)器，選好單擊“確定”按鈕。

　　40、在Windows開始菜單中選擇“程序”→“附件” →“系統(tǒng)工具”→“磁盤碎片整理程序”，會出現(xiàn)“磁盤碎片整理程序”對話框，選擇要整理的硬盤，單擊“碎片整理”，程序就會開始整理所選擇的硬盤。

　　41、計(jì)算機(jī)病毒特征：傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性

　　42、病毒防治：①不濫用磁盤，盡量專機(jī)專用、專盤專用;②不用來路不明的軟件;③安裝防病毒軟件;④不要打開來歷不明的郵件;⑤對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份(異地存放;雙軌質(zhì)紙質(zhì)文件)。

　　43、菜單的約定：

　?、倜詈蟆啊?。當(dāng)選用這類命令，將彈出一個(gè)對話框，要求用戶輸入必要的信息或做進(jìn)一步的選擇。

　　②命令后帶“?”。表示在它下面有級聯(lián)菜單，應(yīng)繼續(xù)做進(jìn)一步的選擇。

　　③命令后帶組合鍵。表示該命令具有快捷鍵，用戶直接按下次組合鍵就可執(zhí)行該命令。

　　④命令后有字幕。加下劃線的字母是該命令的命令代碼。打開菜單后，直接兼下該字母即可執(zhí)行該命令。

　　44、選取文件或文件夾：

　　要選取多個(gè)連續(xù)對象，可以用鼠標(biāo)單擊第一個(gè)對象，再按下“Shift”鍵單擊最后的對象;也可以自第一個(gè)對象單個(gè)拖動(dòng)鼠標(biāo)到最后對象;如果要使用鍵盤，可以按下“Shift”鍵連續(xù)移動(dòng)光標(biāo)，則光標(biāo)所經(jīng)過區(qū)間的所有對象都被選中。

　　45、用鼠標(biāo)直接拖動(dòng)的方法復(fù)制或移動(dòng)對象：

　　當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在同一磁盤上時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵直接拖動(dòng)對象可以完成對象的移動(dòng)，如果按下“Ctrl”鍵再拖動(dòng)對象可以完成對象的復(fù)制。

　　當(dāng)源文件與目標(biāo)文件在不同的磁盤上時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵將對象從一個(gè)磁盤直接拖動(dòng)到另一磁盤上完成對象的復(fù)制，如果按下“Shift”鍵再拖動(dòng)，再完成對象的移動(dòng)。

　　46、永久刪除：①清空回收站;②按“Shift+Del”組合鍵;③按住“Shift”鍵，再選擇刪除。

　　47、Windows XP支持星號(*)和問號(?)兩個(gè)通配符，星號表示多個(gè)字符，問號一個(gè)字符。

　　48、文件屬性可以是存檔、隱藏、只讀3種屬性的任意組合。只讀屬性文件通常不易誤刪。

　　49、資源管理器采用雙窗格顯示結(jié)構(gòu)，其窗口分為兩個(gè)區(qū)域。左窗格顯示器整個(gè)系統(tǒng)的文件夾樹。

　　50、具體設(shè)置方法：

　?、僭谧烂嫔蠁螕羰髽?biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬性”對話框。選擇“屏幕保護(hù)程序”選項(xiàng)卡。

　?、趩螕粼撨x項(xiàng)卡中的“屏幕保護(hù)程序”下拉列表，將會看到系統(tǒng)提供的所有屏保程序;選取一種屏保程序，單擊“預(yù)覽”按鈕，可顯示該屏幕保護(hù)程序的動(dòng)態(tài)演示外觀;單擊“設(shè)置”按鈕，自定義該屏保的顯示選項(xiàng);利用“等待”按鈕設(shè)置系統(tǒng)啟動(dòng)屏保程序之前要等待的時(shí)間。

　?、墼O(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可。

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