秘書四級職業(yè)資格考試秘書基礎(chǔ)知識（二）

　　51、Word2003啟動操作： $lesson$

　?、佟伴_始”菜單;

　?、趩螕簟伴_始”，選擇“運(yùn)行”，鍵入“盤符\路徑Winword.exe”“確定”

　?、劭旖莘绞?/P>

　　52、文件存盤

　　選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵

　　如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對話框。在該對話框中，可以重新設(shè)置文件的存儲路徑、文件名以及文件類型等信息。

　　53、Word選取文本

　?、賹⑹髽?biāo)指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標(biāo)可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動。

　　②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　?、垡x定一段文本，可以用鼠標(biāo)雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標(biāo)

　?、芤x定整個文檔，可以用鼠標(biāo)在選定欄中三擊

　　⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標(biāo)指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時拖動鼠標(biāo)向選定文本塊的右下角移動即可。

　　⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

　　54、“復(fù)制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

　　55、創(chuàng)建表格

　?、偈褂谩俺Ｓ谩惫ぞ邫谏系摹安迦氡砀瘛卑粹o創(chuàng)建規(guī)則表格

　?、谟谩氨砀瘛辈藛紊系摹安迦搿泵罱⒖毡砀?/P>

　　③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

　　56、改變行高或列寬：

　　①使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整;

　?、谑褂脤υ捒蜻M(jìn)行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單(或表格本身)中的“表格屬性”命令，單擊“行”(“列” )選項(xiàng)卡，精確調(diào)整

　　57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，可以打開頁面設(shè)置對話框，該對話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡(luò)等選項(xiàng)卡，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　58、打印預(yù)覽屏幕上顯示的是實(shí)際的打印效果。打印Ctrl+P

　　58、啟動Excel時，系統(tǒng)將自動打開一個新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”，“ Sheet2”，“ Sheet3”。

　　59、單元格選定(選定不相鄰的矩形區(qū)域)

　　有時需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

　　60、數(shù)據(jù)輸入

　?、佥斎胛淖郑篍xcel默認(rèn)單元格寬度是8個字符寬(4個漢字)，如果輸入文字超過默認(rèn)寬度，就會溢出到右邊的單元格內(nèi)

　　注意：輸入郵政編碼、電話號碼等時，在其前加上單引號。

　　輸入文本字符靠左對齊，如是數(shù)字則靠右對齊。

　　②輸入數(shù)字：Excel將自動使用科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”

　　注意：輸入數(shù)字時，數(shù)據(jù)中的單個句號將會被作為小數(shù)點(diǎn)處理，正號會被忽略，負(fù)數(shù)前加“-”號或用圓括號括起來。

　?、圯斎肴掌诤蜁r間

　　a、時間格式Excel自動為24時，12時需鍵入AM或PM

　　b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

　　日期和時間中用空格分隔2002/3/2 20：00

　　④“Enter”確認(rèn)輸入;“Tab”指向右邊的單元格

　?、萸宄龁卧瘢皇莿h除單元格內(nèi)內(nèi)容;刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除

　　61、設(shè)定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86

　　①選定要增加有效檢查的單元格

　?、趫?zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設(shè)置選項(xiàng)卡”。

　?、墼凇霸试S”框中選擇檢驗(yàn)方式，如“小數(shù)”。

　　④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。

　?、菰凇白钚≈怠迸c“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.

　?、薨聪隆按_定”即可。

　　62、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標(biāo)簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。

　　63、移動、復(fù)制工作表：在同一個工作簿移動工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動的工作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動。

　　注意：如果在拖動前按住“Ctrl”鍵，將會復(fù)制一張工作表。

　　64、關(guān)閉：Excel中同時打開了多個工作簿，為將其一次關(guān)閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時，原“關(guān)閉”命令變?yōu)椤瓣P(guān)閉所有文件”命令，單擊即可。

　　65、改變數(shù)字格式的步驟是：

　　①選定需要格式化的單元格或一個區(qū)域

　?、趩螕簟案袷健辈藛沃械摹皢卧瘛泵睿诔霈F(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“數(shù)值”選項(xiàng)卡，在“分類”下拉列表選擇一項(xiàng)，比如“數(shù)值”。

　?、墼谟覀?cè)區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，按“確定”。

　　66、折行：單擊要處理的單元格，使單元格中的文字出現(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點(diǎn)出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對話框”設(shè)置自動折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項(xiàng)卡，選中“自動換行”復(fù)選框，單擊“確定”即可。

　　67、處理標(biāo)題

　　在Excel中這一功能的實(shí)現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實(shí)現(xiàn)。步驟：按實(shí)際寬度選擇要居中的標(biāo)題，單擊　即可。

　　67、行列高

　　①Excel中，單遠(yuǎn)格默認(rèn)寬度是“8.38”。

　?、谧詣诱{(diào)整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。

　　69、單元格地址：相對地址(Excel2000默認(rèn)狀態(tài))，絕對地址、混合地址、三維地址。

　　70、自動求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動求和∑，用鼠標(biāo)選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”鍵或按下“確認(rèn)”即可。

　　71、數(shù)據(jù)排序：

　?、攀褂谩芭判颉睂υ捒蜻M(jìn)行排序

　　①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格;

　?、谶x擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令;

　?、蹎螕簟爸饕P(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個排序字段，在右邊選項(xiàng)按鈕中選中“升序”或“降序”;

　?、茉凇按我P(guān)鍵字”中選定一個排序字段，右邊選“升/降序”;

　?、荨按_定”

　　⑵使用工具按鈕進(jìn)行排序：升序　↓，降序　↓。

　　72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區(qū)域是一個帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。

　　73、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時要使用備注。可以拖動該窗格的邊框以擴(kuò)大備注區(qū)域。

　　74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會出現(xiàn)一張新幻燈片，同時右側(cè)的任務(wù)窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿?wù)窗格。

　　75、頁面設(shè)置步驟：

　　①打開要進(jìn)行頁面設(shè)置和打印的幻燈片;

　?、趩螕簟拔募辈藛沃械摹绊撁嬖O(shè)置”命令;

　?、墼凇盎脽羝笮　毕吕斜碇校x擇一種幻燈片尺寸，當(dāng)選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對應(yīng)的“寬度”和“高度”。在“方向”選項(xiàng)區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向;

　　76、打印步驟“

　?、賳螕簟拔募辈藛紊系摹按蛴　泵?打開“打印對話框”)，可設(shè)置打印機(jī)類型、打印范圍和內(nèi)容。

　　②單擊“確定”

　　77、應(yīng)用和更好模板的具體步驟：

　?、俅蜷_要應(yīng)用設(shè)計(jì)模板的演示文稿;

　?、趩螕簟案袷健辈藛蜗碌摹盎脽羝O(shè)計(jì)”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計(jì)”，在右側(cè)會出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格(如已打開“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格并顯示有配色方案或動畫方案，請單擊“設(shè)計(jì)模板”);

　　③在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中，已用設(shè)計(jì)模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設(shè)計(jì)模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。

　　78、制作新的表格幻燈片步驟：

　?、賳螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谥械摹靶禄脽羝卑粹o，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標(biāo)題和表格”版式。

　?、陔p擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對話框。

　?、墼趯υ捒蛑休斎氡砀竦男袛?shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。

　　79、在已有的幻燈片中添加表格

　　單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對話框，在對話框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。

　　80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：

　?、僭陲@示要插入圖片的幻燈片;

　?、趩螕簟安迦搿辈藛沃小皥D片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對話框”。

　?、墼凇安檎曳秶敝姓业綀D片文件所在的位置，然后選定該圖。

　?、軉螕簟安迦搿奔纯?。

　　81、啟動幻燈片方法：

　?、賳螕粞菔疚母鍧L動條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。

　?、谠凇盎脽羝庞场辈藛沃袉螕簟坝^看放映”命令。

　?、蹎螕簟霸噲D”菜單中的“幻燈片放映”命令。

　?、馨础癋5”鍵。

　　82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進(jìn)入下一張幻燈片;按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進(jìn)入上一張幻燈片。

　　83、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的目的是提供不同計(jì)算機(jī)和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡(luò)通信的協(xié)議。

　　84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源

　　85、Tcp/LP協(xié)議特點(diǎn)：一是標(biāo)準(zhǔn)化，幾乎任何網(wǎng)絡(luò)軟件或設(shè)備都能在該協(xié)議上運(yùn)行;二是可路由性，這使得用戶可將多個局域網(wǎng)連成一個大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

　　86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡(luò)接口卡，又稱網(wǎng)絡(luò)適配器。

　　87、調(diào)制解調(diào)器是用于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，是撥號用戶必不可少的設(shè)備只要。

　　88、按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。

　　局域網(wǎng)(LAN)：辦公室或?qū)嶒?yàn)室(十米級網(wǎng))，建筑物的網(wǎng)(百米級網(wǎng))，校園網(wǎng)(千米級網(wǎng))。廣域網(wǎng)(WAN)：城域網(wǎng)(WAN)、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)(百公里級)。國家網(wǎng)(千公里級)甚至洲際網(wǎng)(萬公里級)。

　　89、因特網(wǎng)主要功能：

　?、贁?shù)據(jù)與信息的查詢(網(wǎng)頁瀏覽、資料搜索查詢)

　?、诟咚偻ㄐ欧?wù)(電子郵件、電視電話、電視會議和文檔傳遞等)

　?、垭娮咏逃?遠(yuǎn)程教育、培訓(xùn)，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等)

　?、茈娮訆蕵?播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等)

　　⑤電子購物(網(wǎng)絡(luò)購物、質(zhì)量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結(jié)帳與各類電子消費(fèi)方式)

　　⑥各類應(yīng)急信息服務(wù)請求和社會保障類電子化服務(wù)(遠(yuǎn)程醫(yī)療和會診、交通信息管理、突發(fā)性事件的緊急響應(yīng)、失物招領(lǐng)、迷失兒童與老人的尋找等)

　　90、默認(rèn)的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發(fā)布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全性的一個或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權(quán)的數(shù)據(jù)通過。

　　91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務(wù)器發(fā)布信息，必須首先注冊自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。

　　頂級域名：機(jī)構(gòu)性域名、地理性域名。

　　機(jī)構(gòu)性域名：com(營利性商業(yè)實(shí)體)、edu(教育機(jī)構(gòu)或設(shè)施)、gov(非軍事性政府或組織)、net(網(wǎng)絡(luò)資源或組織)、org(非營利性組織機(jī)構(gòu))、firm(商業(yè)或公司)

　　92、中國教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)(CERNET)主要服務(wù)于學(xué)校、科研和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)以及非營利性政府部門。

　　http：∥www.edu.cn

　　中國科技計(jì)算機(jī)網(wǎng)(CSTNET)主要為科技用戶、科技管理部門及科技相關(guān)的政府部門http：∥www.cnc.olc.cn

　　中國公用計(jì)算機(jī)因特網(wǎng)(CHINANET)向全國公眾開放的中國計(jì)算機(jī)因特網(wǎng)絡(luò)，是中國公用的骨干網(wǎng)絡(luò)。

　　http：∥www.chinanet.cn.net

　　中國金橋信息網(wǎng)(CHINAGBN)面向公眾提供Internet商業(yè)服務(wù)。http：∥www.gb.com.cn。

　　93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內(nèi)容保存為一個文本文件。

　　94、脫機(jī)收藏夾步驟：

　?、俅蜷_Web站點(diǎn)，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對話框。

　?、谶x中“允許脫機(jī)使用”復(fù)選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機(jī)收藏夾向?qū)А焙喗槠聊?，單擊“下一步”?/P>

　?、郯选跋螺d與該頁連接的1層網(wǎng)頁”改為適當(dāng)?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完成。

　　95、電郵地址由一個字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

　　96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

　　97、發(fā)送郵件步驟：

　?、賳螕艄ぞ邫谥械摹皠?chuàng)建郵件”按鈕;

　?、谠凇笆占恕?、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

　?、墼凇爸黝}”框中輸入郵件的主題;

　?、茉谖谋揪庉媴^(qū)內(nèi)輸入郵件的主題內(nèi)容;

　?、萑缧璨迦敫郊?，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中;

　?、迒螕簟鞍l(fā)送”。

　　98、溝通是一種信息的交換過程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕?biāo)用一定的語言符號(書面、口頭)，把信息、思想和情感進(jìn)行傳遞的過程。

　　99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

　　100、秘書職業(yè)特點(diǎn)：①非權(quán)利支配性;②非職責(zé)限定性③認(rèn)同疏導(dǎo)性

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