2013年秘書(shū)資格基礎(chǔ)知識(shí)：辦公環(huán)境的管理

　　1.辦公布局：開(kāi)放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于溝通，便于交流;缺點(diǎn)：房間易有噪音，如說(shuō)話聲，打電話等影響他人 ; 封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于保證工作的機(jī)密性(把書(shū)第105頁(yè)上表格看一下)

　　2、封閉式辦公室又稱(chēng)為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。P104

　　3.預(yù)防緊急情況的措施有：主要是第二點(diǎn)和第六點(diǎn)(P115)其中，第二點(diǎn)可能考選擇題;第六點(diǎn)在錄像中可能出現(xiàn)

　　4.發(fā)生事故時(shí)，秘書(shū)要填寫(xiě)《事故情況記錄表》;如果事故中有人受傷，則涉及到的每個(gè)人都要填寫(xiě)一張《工傷情況報(bào)告表》，里面的主要信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見(jiàn)證人、填寫(xiě)表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定醫(yī)生。

　　5.第二題：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的方案。

　　答：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的基本思路是：合并和精簡(jiǎn)。認(rèn)識(shí)到存在的問(wèn)題后，提出如下改進(jìn)建議。書(shū)上第356頁(yè)的表格，把大標(biāo)題寫(xiě)上，然后在自己添寫(xiě)一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁(yè)注意事項(xiàng)中：(1)流程應(yīng)由職權(quán)明確的專(zhuān)人來(lái)負(fù)責(zé)(2)要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合(3)流程本身要有不斷改善的空間和彈性。

　　6.選擇題：文稿審定的步驟：(1)文秘人員打印文件，首先應(yīng)瀏覽一遍文稿。(2)校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真校對(duì)。(3)章監(jiān)管員用印前，對(duì)文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認(rèn)真核對(duì)一遍。

　　7.選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實(shí)施審核、體式審核、程序

　　8.選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時(shí)要比較：(1)價(jià)格和費(fèi)用，如批量購(gòu)買(mǎi)，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品(2)質(zhì)量和交貨(3)服務(wù)和位置(4)安全和可靠性 要仔細(xì)比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致

　　9.第三題：作為秘書(shū)，你如何做到對(duì)辦公用品的控制和監(jiān)督?

　　答：第一：要做好庫(kù)存控制，就要確定好庫(kù)存卡，既確定最大庫(kù)存量、最小庫(kù)存量和再訂貨量。其中最大庫(kù)存量是(定義)，最小庫(kù)存量是(定義)，再訂貨量是：(定義)

　　第二：加強(qiáng)對(duì)辦公設(shè)備和耗材的庫(kù)存管理和監(jiān)督，要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫(kù)存卡的三卡一致。進(jìn)貨卡即記錄所有接收信息;出貨卡即是申請(qǐng)領(lǐng)用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量;庫(kù)存卡是每一次計(jì)算物品的庫(kù)存余額，該余額代表庫(kù)存物品的實(shí)際數(shù)量。

　　第三：最后①檢查庫(kù)存物品申請(qǐng)表和庫(kù)存卡，從而了解各部門(mén)和某個(gè)人使用物品的情況②定期檢查庫(kù)存記錄卡，了解庫(kù)存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫(kù)存量和再定購(gòu)量③檢查實(shí)際庫(kù)存，將庫(kù)存中實(shí)際存放的物品余額對(duì)照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費(fèi)和被盜。

　　10.小題：租用或租借合同無(wú)法提前終止，否則可能是昂貴的.

　　11.辦公用品的采購(gòu)，①由購(gòu)買(mǎi)貨物的人填寫(xiě)《購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購(gòu)人員。并復(fù)制一份給會(huì)計(jì)部門(mén)。②采購(gòu)人員要根據(jù)收到的貨物填寫(xiě)入庫(kù)單，貨物入庫(kù)，庫(kù)房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫(kù)③會(huì)計(jì)部門(mén)收到發(fā)票后，對(duì)照交貨單、入庫(kù)單和訂購(gòu)單，要做到三單一致，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字，支付款額或支票。

　　12.做時(shí)間表應(yīng)按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序。并指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門(mén)或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人

　　13.行動(dòng)計(jì)劃的內(nèi)容：第一、二、三、四點(diǎn)

　　14.現(xiàn)代企業(yè)管理要求工作的時(shí)效性。制定承辦周期的內(nèi)容和期限要考慮：(1)時(shí)間期限(2)確定多長(zhǎng)的時(shí)間期限做標(biāo)準(zhǔn)適宜，包括能體現(xiàn)組織的形象。 P134中

　　15.承辦周期是企業(yè)接到客戶或詢問(wèn)者的問(wèn)題后處理并回復(fù)的時(shí)間規(guī)定。 P133

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